KI-Assistent für Praxen und Gesundheit
Der XICBOT Assistent lebt auf der Website Ihrer Praxis, nimmt Terminanfragen rund um die Uhr an, nennt Sprechzeiten, erklärt welche Unterlagen mitzubringen sind und ordnet Fragen zu Rezepten und Überweisungen ein. Medizinische Fragen beantwortet er bewusst nicht selbst: Er ist Wegweiser und übergibt an Ihr Team. So entlastet er Telefon und Empfang, DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland.
24/7
Terminanfragen auch nach Feierabend
in Sekunden
Sprechzeiten und Unterlagen
40+
Sprachen im selben Assistenten
DSGVO
Hosting in Deutschland
In Praxen klingelt das Telefon meist genau dann, wenn im Behandlungsraum niemand abnehmen kann. Anrufer landen in der Warteschleife, die Anmeldung arbeitet zwei Dinge gleichzeitig ab, und abends oder am Wochenende bleiben Terminanfragen ganz unbeantwortet. Der XICBOT Assistent für Praxen schließt diese Lücke: Er beantwortet die immer gleichen Fragen zu Sprechzeiten, Erreichbarkeit und Vorbereitung, nimmt Terminwünsche auf und kann über den Termin-Assistenten auch direkt freie Slots anbieten. Anders als ein starrer Menübaum kennt er die konkreten Angaben Ihrer Praxis und arbeitet wie ein Support-Assistent rund um die Uhr. Entscheidend dabei: Er gibt keine medizinische Auskunft, sondern führt zum richtigen Ansprechpartner und übergibt an einen Menschen.
Ein Vormittag in der Praxis, den der Assistent entlastet
Was der Assistent für Ihre Praxis übernimmt
Der Assistent übernimmt die wiederkehrenden organisatorischen Anliegen, die heute Telefon und Anmeldung binden. Er beantwortet sie sofort aus den Angaben, die Sie hinterlegt haben, und leitet weiter, was ein Mensch entscheiden muss. Die sechs Bereiche bilden den Kern und lassen sich für jede Praxis individuell einstellen, von den Terminarten über die Sprechzeiten bis zu den Formulierungen, die zu Ihrem Haus passen.
Terminanfragen annehmen
Der Assistent nennt Ihre Sprechzeiten, schlägt freie Termine vor und nimmt den Terminwunsch mit allen nötigen Angaben auf, rund um die Uhr und auch dann, wenn in der Praxis niemand ans Telefon gehen kann.
Sprechzeiten und Erreichbarkeit
Fragen nach Öffnungs- und Sprechzeiten, Urlaub, Vertretung oder telefonischer Erreichbarkeit beantwortet der Assistent umgehend aus Ihren hinterlegten Angaben, statt Anrufer in der Warteschleife zu halten.
Vorbereitung und Unterlagen
Er erklärt, welche Unterlagen, Überweisungen oder Versichertenkarten zum Termin mitzubringen sind und wie man sich auf eine Untersuchung vorbereitet, damit der Besuch reibungslos abläuft.
Rezept- und Überweisungs-Info
Fragen zu Rezepten, Folgerezepten, Überweisungen oder Attesten ordnet der Assistent ein und leitet sie strukturiert an Ihr Team weiter. Er gibt selbst keine medizinische Auskunft, sondern sorgt dafür, dass das Anliegen ankommt.
Telefon und Empfang entlasten
Wiederkehrende Standardfragen laufen über den Chat statt über das Telefon. Das nimmt Druck von der Anmeldung, verkürzt Wartezeiten am Empfang und schafft Zeit für die Menschen, die gerade vor Ort sind.
Übergabe an das Team
Sobald es medizinisch, dringend oder heikel wird, übergibt der Assistent das Gespräch mit vollem Kontext an einen Menschen oder legt einen Rückruf an. Er ersetzt Ihr Team nicht, er entlastet es.
Wichtig: Wegweiser, keine medizinische Beratung
Ein Assistent in einer Praxis darf hilfreich sein, aber niemals den Eindruck erwecken, er ersetze eine ärztliche Einschätzung. Deshalb ist die Grenze bei XICBOT fest eingebaut: Der Assistent gibt keine Diagnosen, keine Behandlungsempfehlungen und keine Auskünfte zu Beschwerden, Medikamenten oder Befunden. Er beantwortet organisatorische Fragen und führt zum richtigen Ansprechpartner. Sobald ein Anliegen medizinisch wird, sagt er das klar und übergibt es an Ihr Team, bei dringenden Fällen mit einem deutlichen Hinweis auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst oder im Notfall auf den Notruf. So bleibt die Verantwortung dort, wo sie hingehört, und Besucher bekommen trotzdem sofort eine verlässliche Orientierung.
Erreichbar, auch wenn die Praxis geschlossen ist
Die meisten Terminanfragen entstehen außerhalb der Sprechzeiten: abends, am Wochenende oder in der Mittagspause. Der Assistent nimmt sie trotzdem entgegen, nennt freie Zeiten und hält den Terminwunsch fest, sodass Ihr Team ihn am nächsten Morgen nur noch bestätigt oder direkt gebucht vorfindet. So geht keine Anfrage verloren, nur weil gerade niemand abnehmen konnte.
- Terminwünsche und Rückruf-Bitten auch nach Feierabend aufnehmen
- Sprechzeiten, Vertretung und Erreichbarkeit sofort beantworten
- Anliegen strukturiert an Anmeldung oder Postfach übergeben
Eine klare Grenze: Wegweiser statt Diagnose
Der Assistent bleibt bewusst in seiner Rolle. Er sortiert Anliegen und führt zum richtigen Weg, aber er beurteilt keine Symptome und empfiehlt keine Behandlung. Alles Medizinische geht an einen Menschen, mit vollem Gesprächskontext, damit Ihr Team nicht bei null anfangen muss. Diese Grenze schützt Ihre Patientinnen und Patienten und entlastet Ihr Team zugleich.
- Organisatorische Fragen: beantwortet der Assistent selbst
- Medizinische Fragen: klare Übergabe an das Praxisteam
- Dringende Fälle: Hinweis auf Bereitschaftsdienst oder Notruf
Konkrete Fälle aus dem Praxisalltag
Ob Hausarztpraxis, Zahnarztpraxis, Physiotherapie, Heilpraxis oder Tierarztpraxis: Der organisatorische Alltag ähnelt sich, und genau dort setzt der Assistent an. In einer Hausarztpraxis nimmt er Terminwünsche für Sprechstunde und Vorsorge auf und erklärt, was zur Untersuchung mitzubringen ist. In einer Zahnarztpraxis beantwortet er Fragen zu Kontroll- und Prophylaxeterminen und zur Erreichbarkeit bei akuten Beschwerden, ohne selbst zu beurteilen, ob es akut ist. In der Physiotherapie klärt er, welche Verordnung nötig ist und wie viele Behandlungen vorgesehen sind, und nimmt Terminanfragen entgegen. In einer Tierarztpraxis beantwortet er Fragen zu Sprechzeiten, Impfterminen und zur Erreichbarkeit im Notfall. In jedem Fall spricht er die Sprache der Anfragenden und leitet alles Fachliche an das Team weiter.
- Terminanfragen für Sprechstunde, Vorsorge oder Kontrolle aufnehmen
- Sprechzeiten, Urlaub, Vertretung und telefonische Erreichbarkeit nennen
- Erklären, welche Unterlagen, Überweisung und Versichertenkarte mitzubringen sind
- Fragen zu Rezepten, Folgerezepten und Überweisungen einordnen und ans Team leiten
- Rückruf-Bitten aufnehmen und strukturiert an die Anmeldung übergeben
- Bei dringenden Anliegen auf Bereitschaftsdienst oder Notruf hinweisen
- Anfragen in vielen Sprachen beantworten, ohne zusätzliches Personal
- Medizinische Fragen konsequent an einen Menschen übergeben
Weniger Telefonlast, mehr Zeit für die Menschen vor Ort
So richten wir Ihren Praxis-Assistenten ein
Der Weg zum fertigen Assistenten ist überschaubar, und die Einrichtung nehmen wir Ihnen ab. Wir stimmen jeden Schritt mit Ihnen ab, damit der Assistent zu den Abläufen Ihrer Praxis passt und die Grenze zur medizinischen Beratung sauber gezogen ist.
Abläufe und Sprechzeiten aufnehmen
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Sprechzeiten, Terminarten, Vertretungsregeln und die häufigsten Fragen. Gemeinsam legen wir fest, was der Assistent selbst beantwortet und was er an das Team übergibt.
Paket Pro · netto zzgl. USt.
- Pro: Betrieb ab 149 € pro Monat netto, Einrichtung ab 2.900 € netto
- Terminanfragen, Sprechzeiten- und Unterlagen-Auskünfte inklusive
- Keine medizinische Beratung, klare Übergabe an das Team
- Kostenloses Erstgespräch und Demo mit Test-Assistent
Für Praxen passt in der Regel Paket Pro: einmalige Einrichtung ab 2.900 € netto (individuelles Training, Termin-Anbindung und Einbindung) plus Betrieb ab 149 € pro Monat netto (Hosting in Deutschland, Pflege, Updates, DSGVO). Enthalten sind Terminanfragen und -buchung, Lead-Funktionen und die Gesprächsanalyse. Reicht Ihnen ein reiner Auskunfts- und Wegweiser-Assistent ohne Terminbuchung, genügt Paket Start ab 49 € pro Monat netto. Jedes Projekt beginnt mit einem kostenlosen Erstgespräch und einer kostenlosen Demo mit einem Test-Assistenten für Ihre Praxis-Website.
Datenschutz in der Praxis
Gerade im Gesundheitsbereich zählt der Umgang mit Daten. Der Assistent läuft mit Hosting und Datenverarbeitung in Deutschland, auf Wunsch mit europäischen oder self-hosted Sprachmodellen, und verarbeitet nur, was für das jeweilige Anliegen nötig ist. Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, ein Löschkonzept und keine Weitergabe oder keinen Verkauf von Daten. Weil der Assistent bewusst keine medizinischen Auskünfte gibt, hält er sensible Gesundheitsangaben von vornherein aus dem automatischen Ablauf heraus und übergibt sie an einen Menschen. Wie wir Datenschutz und Hosting im Detail umsetzen, lesen Sie unter Datenschutz und Hosting.