Tool-Steuerung: der Assistent handelt in Ihren Systemen
Ein XICBOT-Assistent bleibt nicht bei Auskünften stehen: Über definierte Aktionen (Function Calling) liest und steuert er Ihre angebundenen Tools — Kalender, CRM, Warenwirtschaft, Ticketsystem und Shop. Lesend holt er aktuelle Fakten, schreibend erledigt er echte Vorgänge, jede schreibende Aktion mit klarer Freigabe. DSGVO-konform, Hosting in Deutschland.
Read + Write
Aktionen in Ihren Systemen
Freigaben
schreibende Aktionen abgesichert
in Sekunden
statt am nächsten Werktag
24/7
auch nachts und am Wochenende
Ein Assistent, der nur Auskünfte gibt, hilft bei der Hälfte der Anliegen — bei der anderen Hälfte will die Kundschaft, dass tatsächlich etwas passiert: ein Termin gebucht, eine Bestellung geprüft, ein Lead angelegt. Genau hier setzt die Tool-Steuerung an. Über definierte Aktionen, im Fachjargon Function Calling, liest ein XICBOT-Assistent Ihre angebundenen Systeme aus und steuert sie: Kalender, CRM, Warenwirtschaft, Ticketsystem, Shop und interne Werkzeuge. Er handelt dabei nicht wahllos, sondern führt nur die Aktionen aus, die Sie definiert und freigegeben haben. Lesende Aktionen liefern ihm aktuelle Fakten, schreibende Aktionen erledigen echte Vorgänge. Welche Aktionen sich frei zusammenstellen lassen, zeigt die Seite Individuelle Funktionen; wie der Assistent technisch in Ihre Website kommt, lesen Sie unter Integration und Einbindung.
Ein Assistent, der Ihre Systeme liest und steuert
Was der Assistent liest und steuert
Tool-Steuerung heißt: Der Assistent bleibt nicht bei Worten stehen, sondern arbeitet in Ihren Systemen. Zwei Richtungen sind dabei möglich. Beim Lesen (Read) fragt er aktuelle Informationen ab — den freien Termin, den Lagerbestand, den Bestellstatus — und antwortet mit Fakten aus Ihrem System statt mit einer allgemeinen Standardauskunft. Beim Schreiben (Write) löst er einen echten Vorgang aus: bucht den Termin, legt den Lead an, erstellt das Ticket. Beide Richtungen laufen über klar definierte Aktionen, und jede schreibende Aktion ist an eine Freigabe gebunden. So entsteht aus dem Chatfenster ein durchgehender Weg vom ersten Interesse bis zum erledigten Vorgang, ohne dass die Kundschaft die Seite wechseln oder auf den nächsten Werktag warten muss.
Liest Ihre Systeme aus
Lesende Aktionen holen aktuelle Fakten: Kalender-Verfügbarkeit, Bestell- und Lieferstatus, Lagerbestand aus der Warenwirtschaft, Preise und Konditionen sowie Vorgänge aus dem CRM. Der Assistent antwortet mit echten Daten statt veralteter Standardsätze.
Führt echte Aktionen aus
Schreibende Aktionen erledigen Vorgänge: Termin buchen, Lead anlegen, Ticket erstellen, Bestellung ändern, Rückruf festhalten. Der Assistent handelt in Ihren Systemen, statt die Kundschaft nur an ein Formular zu verweisen.
Bucht Termine im Kalender
Er zeigt freie Slots aus dem Kalender, bucht und verschiebt Termine und sendet Bestätigung und Erinnerung — rund um die Uhr. Mehr dazu auf der Seite Termin-Assistent.
Legt Leads im CRM an
Er qualifiziert Anfragen mit Rückfragen, erfasst Kontaktdaten und legt den Lead strukturiert im CRM oder Postfach an — ohne Doppelerfassung. Details unter Lead-Assistent.
Handelt nur mit Freigaben
Der Assistent führt ausschließlich definierte Aktionen aus. Für jede schreibende Aktion legen Sie fest, ob sie automatisch läuft oder eine Bestätigung braucht. Ausgeführte Aktionen werden protokolliert.
Bindet Warenwirtschaft und Tools an
Ob Warenwirtschaft, Ticketsystem oder ein internes Werkzeug: Über definierte Aktionen liest und bedient der Assistent Ihre Systeme. Welche Aktionen frei zusammenstellbar sind, zeigen die individuellen Funktionen.
Testen Sie XICBOT live
Das ist kein Video und keine Aufzeichnung — Sie chatten mit einem echten, auf XICBOT trainierten Assistenten. Stellen Sie eine Frage oder klicken Sie ein Beispiel.
Diese Demo verarbeitet Ihre Eingaben, um zu antworten — auch bei einem Dienstleister ausserhalb der EU (Standardvertragsklauseln). Geben Sie keine sensiblen Daten ein. Mit „Verstanden“ starten Sie den Chat. Datenschutz
Read und Write: auslesen und handeln
Der Unterschied zwischen Lesen und Schreiben ist wichtig, weil er über die nötige Absicherung entscheidet. Lesende Aktionen holen Informationen, verändern aber nichts — sie können in der Regel ohne zusätzliche Bestätigung laufen. Schreibende Aktionen greifen aktiv in Ihre Systeme ein und bekommen deshalb klare Regeln: Manche dürfen automatisch laufen, andere erst nach einer Bestätigung durch die Kundschaft im Chat oder durch Ihr Team. Welche Aktion wie abgesichert ist, legen Sie fest, nicht der Assistent.
Read — der Assistent liest Ihre Systeme aus
Lesende Aktionen geben dem Assistenten aktuelle Fakten aus Ihren Systemen an die Hand. So beantwortet er Fragen nach Verfügbarkeit, Terminlage oder Bestellstatus mit echten Daten statt mit einer allgemeinen Auskunft, die schnell veraltet. Was er lesen darf, definieren wir gemeinsam — und erweitern es mit der Zeit. Wie der Assistent zusätzlich Ihre Inhalte und Dokumente kennt, lesen Sie unter Wissensbasis und Training.
- Kalender-Verfügbarkeit und freie Slots
- Bestell- und Lieferstatus abfragen
- Lagerbestand und Verfügbarkeit aus der Warenwirtschaft
- Preise, Tarife und Konditionen aus Preislisten
- Kundendaten und Vorgänge aus dem CRM
Write — der Assistent handelt, mit Freigabe
Schreibende Aktionen erledigen echte Vorgänge in Ihren Systemen. Damit nur passiert, was passieren soll, bekommt jede Aktion eine klare Regel: automatisch oder erst nach Bestätigung. Ausgeführte Vorgänge werden protokolliert, und bei allem, was über das Definierte hinausgeht, übergibt der Assistent an einen Menschen. Wie Sie beliebige Vorgänge als eigene Aktion umsetzen, zeigt die Seite Individuelle Funktionen.
- Termin buchen, verschieben und Bestätigung senden
- Lead qualifizieren und im CRM oder Postfach anlegen
- Support-Ticket erstellen und an einen Menschen eskalieren
- Bestellung oder Termin mit Bestätigung ändern
- Konfigurator oder Berechnung ausführen
| Aktion | Freigabe |
|---|---|
| Termin buchen | automatisch |
| Lead im CRM anlegen | automatisch |
| Bestellung ändern | Bestätigung |
| Termin stornieren | Bestätigung |
| Ticket erstellen | automatisch |
Konkrete Aktionen in Ihren Systemen
Welche Aktionen sinnvoll sind, hängt von Ihrem Geschäft ab. Die folgende Auswahl zeigt, was ein XICBOT-Assistent über die Tool-Steuerung übernehmen kann — vom reinen Auslesen bis zum aktiven Handeln. Wir stellen die passenden Aktionen für Ihren Fall zusammen und erweitern sie mit der Zeit, sobald sich neue Bedarfe zeigen.
- Freie Termine aus dem Kalender zeigen, buchen, verschieben und Bestätigungen senden
- Bestell- und Lieferstatus abfragen und der Kundschaft direkt im Chat nennen
- Lagerbestand und Verfügbarkeit aus der Warenwirtschaft auslesen
- Produkte in den Warenkorb legen, Mengen ändern und Gutscheine anwenden
- Versandkosten und Lieferzeit anzeigen und zur Kasse führen
- Leads qualifizieren, Kontaktdaten erfassen und im CRM oder Postfach anlegen
- Kontaktformulare vorausfüllen und auf Wunsch absenden
- Support-Tickets erstellen und bei Bedarf an einen Menschen eskalieren
- Rückruf anfordern und den Zeitpunkt für die Rückmeldung festhalten
- Konfiguratoren und Berechnungen ausführen und das Ergebnis erklären
- Zur passenden Seite oder zum passenden Produkt deep-linken
- Angebote oder Dateien bereitstellen und die Newsletter-Anmeldung übernehmen
Freigaben: nur was passieren soll
Sobald ein Assistent schreibend handelt, ist Kontrolle entscheidend. Bei XICBOT führt der Assistent ausschließlich die Aktionen aus, die vorher definiert und freigegeben wurden — es gibt keinen offenen Zugriff auf Ihre Systeme, sondern eine feste Liste erlaubter Vorgänge. Für jede dieser Aktionen legen Sie fest, ob sie automatisch läuft oder eine Bestätigung braucht, etwa durch die Kundschaft im Chat oder durch Ihr Team. Ausgeführte Aktionen werden protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, was passiert ist. Und wenn eine Anfrage über das Definierte hinausgeht oder sensibel wird, übergibt der Assistent an einen Menschen, statt zu raten. Weil ein KI-Assistent irren kann, ist dieser Rahmen aus Freigaben, Protokoll und Übergabe der Kern eines verantwortungsvollen Einsatzes.
Handeln mit angezogener Handbremse, wo es nötig ist
So richten wir die Tool-Steuerung ein
Eine Anbindung an Ihre Systeme klingt aufwendig, folgt aber einem klaren Ablauf. Wir führen Sie in vier überschaubaren Schritten von der ersten Idee zum laufenden Betrieb. Sie behalten dabei jederzeit die Kontrolle darüber, welche Systeme angebunden werden, welche Aktionen der Assistent ausführen darf und welche eine Bestätigung brauchen.
Systeme und Ziele klären
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, welche Systeme Sie einsetzen und welche Vorgänge der Assistent übernehmen soll. Kalender, CRM, Warenwirtschaft, Ticketsystem oder ein internes Tool — wir prüfen, welche Schnittstellen vorhanden sind und welche Aktionen den größten Nutzen bringen.
Paket Individuell · netto zzgl. USt.
- Paket Individuell: Einrichtung ab 4.900 € netto, Betrieb nach Umfang
- Anbindung Ihrer Tools über definierte Aktionen (Function Calling)
- Lesende und schreibende Aktionen mit klaren Freigaben
- Hosting in Deutschland, auf Wunsch self-hosted Sprachmodelle
Die Tool- und API-Steuerung gehört zum Paket Individuell: einmalige Einrichtung ab 4.900 € netto, der Betrieb richtet sich nach Umfang der angebundenen Systeme und Aktionen. Enthalten sind die Anbindung Ihrer Tools über definierte Aktionen, lesende und schreibende Vorgänge mit Freigaben, Hosting in Deutschland und Pflege. Auf Wunsch europäische oder self-hosted Sprachmodelle. Alle Pakete im Überblick unter Preise. Jedes Projekt beginnt mit einem kostenlosen Erstgespräch und einer Demo.
Mit und ohne Tool-Steuerung im Vergleich
Der Unterschied zwischen einem Assistenten, der nur antwortet, und einem, der auch handelt, zeigt sich im Alltag an konkreten Situationen. Die folgende Gegenüberstellung macht deutlich, wo die Tool-Steuerung den entscheidenden Schritt weiter geht.
| Situation | Assistent ohne Tool-Steuerung | Mit Tool-Steuerung |
|---|---|---|
| Terminwunsch am Abend | Hinweis auf Öffnungszeiten, Rückruf nötig | freien Slot gezeigt und direkt gebucht |
| Frage nach Verfügbarkeit | allgemeine Standardantwort, oft veraltet | aktueller Bestand aus der Warenwirtschaft |
| Interessent mit konkretem Bedarf | Text im Chat, aber kein Datensatz | qualifizierter Lead im CRM angelegt |
| Frage nach dem Bestellstatus | Verweis auf das Kundenkonto | Status live abgefragt und genannt |
| Schreibende Vorgänge | nicht möglich, nur Auskunft | mit klaren Freigaben ausgeführt |
| Datenverarbeitung | häufig außerhalb der EU | Hosting in Deutschland, Aktionen protokolliert |
Typische Einsatz-Szenarien
Wir werben nicht mit erfundenen Erfolgsgeschichten. Die folgenden Verläufe sind anonymisiert und illustrativ und zeigen, welche Vorgänge die Tool-Steuerung in der Praxis übernimmt — vom Auslesen bis zur ausgeführten Aktion.
Was die Tool-Steuerung übernimmt
Illustrative Beispiele aus typischen Projektverläufen (Projekterfahrung) — anonymisiert.
Konkrete Ergebnisse auf Anfrage