Termine buchen per Chat, rund um die Uhr
Der XICBOT Termin-Assistent liest freie Slots aus Ihrem Kalender, bucht und verschiebt Termine direkt im Gespräch, sendet Bestätigung und Erinnerung und trägt alles synchron in den Kalender ein. So nimmt er Terminanfragen an, auch nachts und am Wochenende, und entlastet Telefon und Empfang. DSGVO-konform, Hosting in Deutschland, mit jederzeitiger Übergabe an einen Menschen.
24/7
Termine auch am Wochenende
in Sekunden
freie Slots gezeigt und gebucht
40+
Sprachen im selben Assistenten
DSGVO
Hosting in Deutschland
Terminanfragen erreichen ein Unternehmen selten dann, wenn gerade jemand am Telefon sitzt. Sie kommen abends, am Wochenende oder mitten im Betrieb, wenn niemand abnehmen kann. Jede unbeantwortete Anfrage ist ein verlorener Termin und oft ein verlorener Kunde. Der XICBOT Termin-Assistent schließt genau diese Lücke: Er lebt auf Ihrer Website, kennt Ihre Sprechzeiten und Terminarten, liest die Verfügbarkeit aus Ihrem Kalender und bucht auf Wunsch sofort einen freien Slot. Weil er auf definierte Aktionen zugreift und Anfragen zugleich wie ein Lead-Assistent qualifiziert, wird aus einem Chatfenster ein Empfang, der rund um die Uhr arbeitet. Für Praxen, Kanzleien und andere Termingeschäfte zeigt die Branchenseite, wie das konkret aussieht.
Freie Slots zeigen, Termin buchen, Kalender synchronisieren
Was der Termin-Assistent übernimmt
Ein Termin-Assistent ist mehr als ein Buchungsfeld. Er führt das Gespräch, klärt Rückfragen, schlägt passende Zeiten vor und wickelt die Buchung bis zur Bestätigung ab. Die folgenden sechs Fähigkeiten bilden den Kern. Jede lässt sich für Ihr Geschäft individuell einstellen, von den buchbaren Terminarten über Pufferzeiten bis zu den Regeln, welche Slots überhaupt angeboten werden.
Zeigt freie Slots
Der Assistent liest die Verfügbarkeit aus Ihrem Kalender und bietet nur Zeiten an, die tatsächlich buchbar sind. Sprechzeiten, Pausen und Pufferzeiten berücksichtigt er dabei automatisch.
Bucht und verschiebt Termine
Auf Wunsch bucht er den gewählten Slot sofort, verschiebt bestehende Termine oder sagt sie ab. Jede Änderung wird mit einer klaren Bestätigung abgeschlossen, damit keine Unsicherheit bleibt.
Sendet die Bestätigung sofort
Nach der Buchung geht umgehend eine Bestätigung an die Besucherin, mit Datum, Uhrzeit und den wichtigsten Hinweisen. Das schafft Verbindlichkeit, ohne dass jemand von Hand eine E-Mail schreiben muss.
Erinnert vor dem Termin
Vor dem Termin verschickt der Assistent eine Erinnerung. Rechtzeitige Erinnerungen senken erfahrungsgemäß die Zahl der Ausfälle (Projekterfahrung) und machen Ihre Terminplanung verlässlicher.
Synchronisiert den Kalender
Gebuchte Termine landen sofort in Ihrem Kalender, verschobene werden aktualisiert. Weil der Assistent immer die aktuelle Verfügbarkeit liest, entstehen keine Doppelbuchungen über mehrere Kanäle.
Entlastet Telefon und Empfang
Standard-Terminanfragen laufen über den Chat, rund um die Uhr und ohne Wartezeit. Ihr Team wird von Routineanrufen befreit und hat mehr Zeit für die Anliegen, die wirklich einen Menschen brauchen.
Testen Sie XICBOT live
Das ist kein Video und keine Aufzeichnung — Sie chatten mit einem echten, auf XICBOT trainierten Assistenten. Stellen Sie eine Frage oder klicken Sie ein Beispiel.
Diese Demo verarbeitet Ihre Eingaben, um zu antworten — auch bei einem Dienstleister ausserhalb der EU (Standardvertragsklauseln). Geben Sie keine sensiblen Daten ein. Mit „Verstanden“ starten Sie den Chat. Datenschutz
Auslesen und handeln — was im Hintergrund passiert
Damit der Assistent Termine buchen kann, liest er zuerst aus: die Verfügbarkeit im Kalender, Ihre Öffnungs- und Sprechzeiten, die möglichen Terminarten mit ihrer jeweiligen Dauer sowie Regeln wie Vorlaufzeit oder Puffer zwischen zwei Terminen. Auf dieser Grundlage beantwortet er die typischen Fragen — „Wann haben Sie diese Woche noch frei?“, „Geht es auch am Samstagvormittag?“ — mit echten, buchbaren Zeiten statt mit Vertröstungen. Alle Antworten sind an Ihre eigenen Daten gebunden, nicht ins Blaue geraten.
Aus dem Lesen wird Handeln. Über definierte Aktionen bucht der Assistent den gewählten Slot, verschiebt einen bestehenden Termin, bietet bei Bedarf einen Rückruf an, füllt ein Kontaktformular vor oder übergibt die Anfrage strukturiert an Ihr Postfach beziehungsweise Ihr CRM. Bei sensiblen oder unklaren Anliegen eskaliert er automatisch an einen Menschen, mit vollem Gesprächskontext. So arbeitet der Termin-Assistent Hand in Hand mit dem Lead-Assistenten: Wer noch keinen konkreten Termin will, wird qualifiziert und für einen Rückruf vorgemerkt, statt verloren zu gehen.
Immer der echte, aktuelle Kalender
Der Assistent arbeitet nicht mit einer veralteten Kopie, sondern liest die Verfügbarkeit in Echtzeit. Sobald ein Termin gebucht ist, wird der Kalender synchronisiert und der Slot ist überall belegt. Das verhindert Doppelbuchungen, auch wenn Termine parallel über Telefon, E-Mail oder mehrere Standorte hereinkommen. Und wenn ein Anliegen die Grenzen der Buchung übersteigt, reicht der Assistent es an einen Menschen weiter.
- Freie Slots in Echtzeit aus dem Kalender
- Gebuchter Termin sofort synchronisiert, ein Slot nur einmal vergeben
- Übergabe an einen Menschen jederzeit möglich
Bestätigung und Erinnerung ohne Handarbeit
Was viele Betriebe heute von Hand erledigen, übernimmt der Assistent automatisch: Er trägt den Termin ein, verschickt eine Bestätigung und meldet sich vor dem Termin mit einer Erinnerung. Das schafft Verbindlichkeit und senkt erfahrungsgemäß die Zahl der versäumten Termine (Projekterfahrung). Ihr Team muss nichts nachhalten und wird von immer gleichen Routineaufgaben entlastet.
- Bestätigung direkt nach der Buchung
- Erinnerung rechtzeitig vor dem Termin
- Bei Bedarf Rückruf angeboten oder an den Empfang übergeben
Terminbuchung in Ihrer Branche
Terminanfragen sehen je nach Geschäft unterschiedlich aus, das Muster ist aber überall gleich: Verfügbarkeit prüfen, buchen, bestätigen, erinnern. In Praxen und Gesundheitsbetrieben nimmt der Assistent Terminanfragen an, nennt Sprechzeiten und erklärt, welche Unterlagen mitzubringen sind — ohne medizinische Beratung, denn medizinische Fragen leitet er an das Team weiter. Dienstleister und Handwerksbetriebe lassen Beratungs-, Aufmaß- oder Servicetermine buchen und bieten bei Notfällen einen Rückruf an. Autohäuser koordinieren Probefahrten und Werkstatttermine, Kanzleien Erstberatungen und Immobilienbüros Besichtigungen. In der Gastronomie übernimmt derselbe Assistent Tischreservierungen und Event-Anfragen. In jedem Fall spricht er die Sprache der Besucherin und arbeitet auch dann, wenn Ihr Betrieb geschlossen hat.
- Freie Slots aus dem Kalender anzeigen, passend zu Terminart und Dauer
- Termin buchen, verschieben oder absagen, jeweils mit klarer Bestätigung
- Bestätigung per E-Mail sofort nach der Buchung versenden
- Erinnerung rechtzeitig vor dem Termin, um Ausfälle zu senken
- Kalender synchronisieren und Doppelbuchungen über alle Kanäle verhindern
- Rückruf anbieten, wenn kein passender Slot frei ist
- Kontaktdaten sauber erfassen und strukturiert an Postfach oder CRM übergeben
- Bei sensiblen Anliegen automatisch an einen Menschen eskalieren
Weniger versäumte Termine, verlässlichere Planung
So richten wir Ihren Termin-Assistenten ein
Der Weg von der ersten Idee bis zum gebuchten Termin im Kalender ist überschaubar. Wir nehmen Ihnen die Einrichtung ab und stimmen jeden Schritt mit Ihnen ab, damit der Assistent genau zu Ihren Abläufen passt.
Kalender und Regeln aufnehmen
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Terminarten, Sprech- und Öffnungszeiten, Pufferzeiten und die Regeln, welche Slots buchbar sein sollen. So weiß der Assistent später genau, welche Zeiten er anbieten darf und welche nicht.
Paket Pro · netto zzgl. USt.
- Pro: Betrieb ab 149 € pro Monat netto, Einrichtung ab 2.900 € netto
- Terminbuchung, Bestätigung und Erinnerung inklusive
- Kalender-Synchronisierung und Übergabe an einen Menschen
- Kostenloses Erstgespräch und Demo mit Test-Assistent
Der Termin-Assistent ist Teil von Paket Pro: einmalige Einrichtung ab 2.900 € netto (individuelles Training, Kalender-Anbindung und Einbindung) plus Betrieb ab 149 € pro Monat netto (Hosting in Deutschland, Pflege, Updates, DSGVO). Enthalten sind Terminbuchung, Bestätigung und Erinnerung, Lead-Funktionen und die Gesprächsanalyse. Braucht Ihr Ablauf eigene Regeln oder mehrere Kalender, wird daraus ein individuelles Paket. Jedes Projekt beginnt mit einem kostenlosen Erstgespräch und einer kostenlosen Demo mit einem Test-Assistenten für Ihre Website.
Mit und ohne Termin-Assistent im Vergleich
Der Unterschied zeigt sich weniger an einzelnen Funktionen als im Alltag. Ohne Assistent hängt jede Terminanfrage daran, dass gerade jemand Zeit hat, ans Telefon zu gehen oder eine E-Mail zu beantworten. Mit Assistent verschiebt sich die Arbeit dorthin, wo sie hingehört: Routine läuft automatisch, Ihr Team kümmert sich um die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen. Die folgende Gegenüberstellung fasst die wichtigsten Punkte sachlich zusammen.
| Merkmal | Ohne Termin-Assistent | Mit XICBOT Termin-Assistent |
|---|---|---|
| Erreichbarkeit für Termine | nur zu Sprechzeiten am Telefon | rund um die Uhr über den Chat |
| Freie Slots finden | Hin und Her per Telefon oder E-Mail | freie Slots sofort im Chat sichtbar |
| Doppelbuchungen | möglich, wenn mehrere Kanäle zusammenlaufen | Kalender synchronisiert, ein Slot nur einmal |
| Bestätigung und Erinnerung | von Hand, wird leicht vergessen | automatisch, senkt Ausfälle |
| Telefon und Empfang | durch Terminanfragen gebunden | von Routineanrufen spürbar entlastet |
| Sprachen | abhängig vom verfügbaren Personal | über 40 Sprachen im selben Assistenten |