Termin-Assistent: Terminanfragen per Chat, rund um die Uhr

Mit einer Kalenderanbindung im Paket Individuell greift der Assistent über definierte Aktionen auf Ihren Kalender oder Ihr Buchungssystem zu: Die Bauform calendar_availability liest freie Zeiten, calendar_booking trägt den Termin direkt ein. Das Lesen läuft ohne Rückfrage, der Eintrag erst, nachdem der Besucher den Vorschlag im Klartext gesehen und bestätigt hat. Beide Bauformen sind entfernte Werkzeuge, brauchen also eine hinterlegte Adresse; der Aufruf geht über genau eine Verbindung mit Zielprüfung, Zeit- und Größengrenze und ohne Umleitungen hinaus. Ein Eintrag trägt einen Einmalschlüssel, gegen den die Datenbank sperrt, sodass derselbe Termin nicht doppelt entsteht. Ohne diese Anbindung nennt der Assistent freie Zeiten aus Ihren hinterlegten Terminarten, abzüglich der Termine, die in XICBOT schon angefragt oder bestätigt sind, und nimmt Terminanfragen auf, die Ihr Betrieb bestätigt. Anbinden lässt sich jedes System, das eine Schnittstelle für freie Zeiten und für Buchungen anbietet — fertige Anschlüsse für einzelne Anbieter gehören nicht zum Lieferumfang. Welche Anbindung passt, klären wir im Erstgespräch.

Der Assistent prüft die Belegung unter Sperre: Prüfung und Eintrag laufen in einem Zug, ein Zeitfenster wird dadurch nicht zweimal vergeben. Gegen den doppelten Klick steht ein Riegel in der Datenbank und nicht im Programmablauf — dieselbe Anfrage zweimal abgeschickt erzeugt keine zweite Anfrage. Eine Terminanfrage wird zum Termin, wenn Ihr Betrieb sie bestätigt. Ohne Kalenderanbindung zählt der Assistent dabei die Termine, die in XICBOT schon angefragt oder bestätigt sind; was nur in einem externen Kalender steht, sieht er nicht. Mit einer eingerichteten Kalenderanbindung im Paket Individuell liest er freie Zeiten über die Bauform für Kalenderfreigabe und setzt den Eintrag über die Bauform für Kalenderbuchung; dann richten sich die angebotenen freien Zeiten nach Ihrem Kalender — auch nach Terminen, die über Telefon oder E-Mail hereingekommen sind. Die Prüfung unter Sperre gilt auf diesem Weg nicht: ob ein inzwischen vergebenes Zeitfenster beim Buchen abgewiesen wird, entscheidet Ihr Kalender. XICBOT gibt jeder Buchung einen Wiederholungsschlüssel mit, an dem Ihr Kalender eine doppelt abgeschickte Buchung erkennen kann.

Ja, beides liegt in derselben Bauform wie die Terminanfrage: appointment nimmt Terminanfragen auf, verlegt und sagt ab. Jede dieser Taten ist schreibend und deshalb bestätigungspflichtig, und der Vorschlag benennt die Tat als eigenen Satz — absagen, verlegen oder anfragen steht ausgeschrieben da, bevor geklickt wird. Der Text des Vorschlags wird vor der Bestätigung gespeichert und nicht neu erzeugt: Bestätigt wird genau das, was gelesen wurde. Ein neuer Zeitpunkt muss dieselben Regeln erfüllen wie eine neue Anfrage — bekannte Terminart, passender Vorlauf, freigegebenes Fenster, Belegung unter Sperre geprüft —, und ein verlegter Termin ist wieder eine Anfrage, bis Ihr Betrieb ihn bestätigt. Wird ein Fall heikel, soll der Assistent die Bauform handoff aufrufen; sie setzt das Gespräch auf eskaliert und benachrichtigt eine Person aus Ihrem Haus.

Tool-Steuerung heißt, dass der Assistent Ihre angebundenen Systeme nicht nur ausliest, sondern auch bedient. Siebzehn Bauformen stehen bereit: sieben im Kern — Anfrage aufnehmen, Terminanfrage entgegennehmen, an einen Menschen übergeben, im Katalog suchen, Warenkorb im Chat zusammenstellen, ein fremdes System abfragen, ein Formular auf Ihrer Seite nach Bestätigung des Besuchers vorausfüllen — und zehn für Kalender, Warenwirtschaft, Katalog, Kundenverwaltung und Ticketsystem; das Abfragen eines fremden Systems und diese zehn gibt es im Paket Individuell. Jedes Werkzeug ist als lesend, schreibend oder unumkehrbar eingetragen; voreingestellt ist die Bestätigung. Alles, was nicht nur liest, zeigt der Assistent zuerst als Vorschlag, und erst ein Klick des Besuchers führt ihn aus. Jeder Aufruf steht danach im Protokoll, mit Eingabe, Ergebnis, Dauer und Freigabeweg. Wie sich eigene Vorgänge abbilden lassen, zeigt Individuelle Funktionen.

Wird ein Anliegen persönlich oder sensibel, soll der Assistent an einen Menschen übergeben: Das Gespräch wird dann als übergeben markiert, aus dem Anliegen entsteht eine Anfrage in Ihrem Konto, und Ihr Team wird benachrichtigt. Den Grund der Übergabe liest der Besucher vorher im Klartext und bestätigt ihn selbst. Eine zweite Übergabe im selben Gespräch löst keine zweite Benachrichtigung aus. Auf welchem Weg Ihr Betrieb benachrichtigt wird, erfährt der Besucher nicht — er sieht nur, dass sich jemand melden wird. Der Gesprächsverlauf bleibt dabei erhalten, sodass Ihr Team nicht von vorn anfängt. Wie das im Alltag aussieht, zeigt der Support-Assistent.

Ja, und der gebaute Stand rechnet damit. Zu jeder Frage gehen höchstens fünf Suchtreffer aus Ihren Quellen, dazu Ihre Textbausteine, nummeriert an das Modell, und belegte Antworten nennen die Auszüge, auf die sie sich stützen. Zahlen, Preise und Fristen, die nicht in Ihren Quellen stehen, ersetzt der Assistent durch einen Hinweis. Findet die Suche nichts, sagt er, dass dazu nichts hinterlegt ist, statt frei zu formulieren. Vier Themen sind hart gesperrt — Rechtsberatung, medizinische Auskunft, die Bewertung von Allergien und ein verbindliches Finanzierungsangebot. Kontaktdaten, Aktenzeichen und Termine zu erfinden oder sich als Mensch auszugeben, verbieten ihm seine Regeln. Offen gebliebene Fragen werden protokolliert und in der Gesprächsanalyse sichtbar — daraus wird die nächste Quelle.

Der Termin-Assistent gehört zum Paket Pro: einmalige Einrichtung ab 2.900 € netto plus Betrieb ab 149 € pro Monat netto, inklusive Hosting in Deutschland, Pflege, Updates und DSGVO. Im Chat entsteht zunächst eine Terminanfrage; sie gilt erst als Termin, wenn Ihr Betrieb sie bestätigt hat. Belegungsprüfung und Anlage laufen unter derselben Sperre, und eine wortgleiche Wiederholung wird über einen Einmalschlüssel als Dublette erkannt. Braucht Ihr Ablauf eigene Regeln oder mehrere Kalender, wird daraus das Paket Individuell ab 4.900 € netto Einrichtung. Details unter Termin-Assistent und Preise. Alle Leistungen sind monatlich kündbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.

Er arbeitet darauf hin, ohne dass wir eine Quote zusagen. Eine Terminanfrage im Chat bleibt eine Anfrage, bis Ihr Betrieb sie bestätigt — und erinnert wird nur ein bestätigter Termin. Die Erinnerung geht einen Tag vor dem Termin an die im Gespräch hinterlegte Adresse, sofern der Besucher eine angegeben hat, und wird von einem stündlichen Lauf ausgelöst, nicht von Hand. Der Besucher liest vor dem Absenden im Klartext, was angefragt wird, und bestätigt es selbst; ein doppelter Klick erzeugt keine zweite Anfrage. Wie viele Ausfälle das erspart, hängt von Branche, Terminart und Zielgruppe ab — verlässlicher wird die Planung in aller Regel.