Ein KI-Assistent, der für Dienstleister Anfragen qualifiziert

Für Betriebe, deren Anfragen mit Fragen zu Leistung, Ablauf, Gebiet und Preis beginnen — Beratung, Agentur und Coaching, Reinigung und Facility, Energieberatung, Fahrschule oder Betreuungsdienste. Trainiert wird dabei nichts: Ihre Leistungsseiten, Preislisten und Merkblätter gehen als Text, Datei, Website oder gepflegtes Frage-Antwort-Paar in die Wissensbasis, aus der die Antwort zur Laufzeit gesucht wird. Ein gepflegtes Paar geht wortgleich hinaus, ohne Modellaufruf — der richtige Ort für eine Anfahrtspauschale oder eine Kündigungsfrist. Terminwünsche nimmt die Bauform appointment auf, Anfragen die Bauform lead. Mehr unter Assistent für Dienstleister.

Er stellt Rückfragen, die auf Ihr Geschäft zugeschnitten sind, etwa zu Bedarf, Umfang, Zeitrahmen und, wo es passt, Budget. Welche Felder er erhebt, bestimmen Sie am Werkzeug selbst; ein eigenes Schema nimmt bis zu zwanzig Felder, und ein Aufruf mit fehlenden Pflichtfeldern wird gar nicht erst ausgeführt. So kommt bei Ihnen keine leere Anfrage an, sondern ein Lead mit Kontext im Postfach des Betriebs. Nach draußen entsteht zusätzlich ein Ereignis, das Ihre eigenen Systeme abholen können. Der Riegel gegen den doppelten Klick steht dabei in der Datenbank und nicht in der Oberfläche, ein zweiter Versuch meldet die Doppelung statt einen Fehler. Mehr unter Lead-Assistent.

Direkt verbindlich nur mit einer eingerichteten Kalenderanbindung im Paket Individuell; ohne sie nimmt der Assistent Terminanfragen auf, die Ihr Betrieb bestätigt. Das Anlegen der Anfrage ist schreibend und läuft deshalb nie unbestätigt durch: Der Vorschlag steht mit Terminart, Tag und Zeit im Klartext im Chat, erst der Klick des Besuchers legt sie an, und zum Termin wird sie, sobald Sie sie in Ihrer Ansicht bestätigen; hat der Besucher eine E-Mail-Adresse angegeben, bekommt er dann eine Bestätigungsmail. Freie Zeiten nennt der Assistent auf Nachfrage aus Ihren hinterlegten Terminarten — Zeitfenster, Dauer, Vorlauf und Puffer — abzüglich der Termine, die in XICBOT schon angefragt oder bestätigt sind; mit einem externen Kalender gleicht er sie nicht ab, und eine genannte Zeit bleibt ein Vorschlag. Mit Kalenderanbindung liest der Adapter calendar_availability die freien Zeiten aus Ihrem Kalender, und calendar_booking trägt den Termin nach dem Klick des Besuchers ein. Angefragt werden kann nur, wenn die Terminart Ihrem Betrieb bekannt ist, der Vorlauf stimmt und der Zeitpunkt in ein freigegebenes Fenster fällt; die Belegung wird unter Sperre geprüft, ein doppelter Klick erzeugt keinen zweiten Termin. An den bestätigten Termin erinnert ein stündlicher Lauf per E-Mail, sofern eine Adresse vorliegt. Wer lieber telefoniert, hinterlässt eine Rückrufnotiz mit Wunschzeit. Mehr beim Termin-Assistenten.

Der Assistent prüft die Belegung unter Sperre: Prüfung und Eintrag laufen in einem Zug, ein Zeitfenster wird dadurch nicht zweimal vergeben. Gegen den doppelten Klick steht ein Riegel in der Datenbank und nicht im Programmablauf — dieselbe Anfrage zweimal abgeschickt erzeugt keine zweite Anfrage. Eine Terminanfrage wird zum Termin, wenn Ihr Betrieb sie bestätigt. Ohne Kalenderanbindung zählt der Assistent dabei die Termine, die in XICBOT schon angefragt oder bestätigt sind; was nur in einem externen Kalender steht, sieht er nicht. Mit einer eingerichteten Kalenderanbindung im Paket Individuell liest er freie Zeiten über die Bauform für Kalenderfreigabe und setzt den Eintrag über die Bauform für Kalenderbuchung; dann richten sich die angebotenen freien Zeiten nach Ihrem Kalender — auch nach Terminen, die über Telefon oder E-Mail hereingekommen sind. Die Prüfung unter Sperre gilt auf diesem Weg nicht: ob ein inzwischen vergebenes Zeitfenster beim Buchen abgewiesen wird, entscheidet Ihr Kalender. XICBOT gibt jeder Buchung einen Wiederholungsschlüssel mit, an dem Ihr Kalender eine doppelt abgeschickte Buchung erkennen kann.

Er wird auf Ihre eigenen Inhalte trainiert: Website, Leistungsbeschreibungen, Preisspannen, FAQ, Öffnungs- und Sprechzeiten. Seine Antworten sind an diese Quellen gebunden, damit er nicht ins Blaue rät. Jede Quelle trägt dabei den Zeitpunkt, an dem sie zuletzt gelesen wurde; gilt sie als veraltet, wird im Hintergrund nachgelesen, ohne die laufende Antwort aufzuhalten. Passt eine Frage nicht ins hinterlegte Profil, soll er an einen Menschen übergeben, statt eine Auskunft zu konstruieren — und die Frage wird als Lücke vermerkt. Wie das Training und die Quellenbindung funktionieren, zeigt der Website-Assistent.

Der Assistent ist an keine Öffnungszeit gebunden: Er antwortet, sobald jemand schreibt, auch abends und am Wochenende. Passt eine Frage nicht zur reinen Auskunft, nimmt das Werkzeug für Anfragen Name, E-Mail, Telefon und Anliegen auf und heftet zuvor hochgeladene Dateien an. Abgeschickt wird erst, wenn der Besucher die Zusammenfassung im Fenster bestätigt hat — er sieht vorher im Klartext, was übermittelt wird. Der Eintrag landet in Ihrem Postfach und löst zugleich ein Ereignis nach außen aus, an das im Paket Individuell ein angeschlossenes System andocken kann. Ein Einmalschlüssel aus Gespräch, Werkzeug und sortierter Eingabe sorgt dafür, dass dieselbe Anfrage nicht doppelt ankommt. Am nächsten Werktag liegt damit ein vollständiger Vorgang vor. Mehr beim Lead-Assistenten.

Der Assistent antwortet aus Ihren hinterlegten Quellen. Findet er dort nichts Passendes, ist er angewiesen, das offen zu sagen, statt zu raten. Gleichzeitig wird die Frage als Wissenslücke vermerkt, und ein Ereignis geht nach außen; ab dem Paket Pro sehen Sie in der Gesprächsanalyse, wonach gefragt wurde und was gefehlt hat. Auf Wunsch übergibt er: Das Gespräch wechselt in den übergebenen Zustand, ein Eintrag im Postfach entsteht und eine Nachricht mit dem bisherigen Verlauf erreicht die zuständige Stelle in Ihrem Betrieb — die Zuordnung steht fest, bevor die Nachricht hinausgeht. Ist im Paket Individuell ein Ticketsystem angebunden, legt der Assistent nach Ihrer Bestätigung dort einen Vorgang an. Übernimmt jemand aus Ihrem Team das Gespräch, sieht der Besucher das im Fenster.

Wohin Sie möchten: an ein E-Mail-Postfach, an mehrere Zuständige oder, im Paket Individuell, direkt in Ihr CRM. Der Lead wird strukturiert übergeben, inklusive Gesprächskontext und Anliegen. Dahinter steht ein Werkzeug mit eigener Art und eigener Freigabe; für die Kundenverwaltung liegt zusätzlich ein Adapter bereit, der schreibend arbeitet und deshalb eine Bestätigung verlangt. Jede Übergabe trägt einen einmaligen Schlüssel aus Gespräch, Werkzeug und Eingaben: Löst dieselbe Anfrage ein zweites Mal aus, meldet das System die Dopplung, statt ein zweites Mal zu verschicken. Wie die Anbindung an CRM und weitere Systeme über definierte Aktionen funktioniert, lesen Sie unter Tool-Steuerung.

Ja. Der Assistent ist von Grund auf DSGVO-konform aufgesetzt: Hosting in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenhoheit und ein Löschkonzept; die Antworten erzeugt ein spezialisierter Modellanbieter, auch außerhalb der EU auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Kontaktdaten werden nur erfasst, wenn der Interessent sie im Gespräch angibt, und nur an die von Ihnen festgelegten Ziele übergeben. Vor dem Absenden liest er im Klartext, was übergeben wird, und bestätigt es selbst; zweimal abgeschickt entsteht keine zweite Anfrage. Ein Werkzeug bekommt dabei nur die Felder seines eigenen Schemas zu sehen — Mandanten- und Kontokennungen sind als Feldnamen gesperrt. Details unter Datenschutz und Hosting.

Wir arbeiten bundesweit über Videogespräch, Telefon und E-Mail. Unser Standort ist Söhlde zwischen Hildesheim und Hannover, Betriebe aus der Region betreuen wir zusätzlich mit Terminen vor Ort. Für die Einrichtung spielt Entfernung keine Rolle: Konto und Assistent legen Sie selbst in der Verwaltung an, Wissen kommt als Website, Datei, freier Text oder gepflegtes Frage-Antwort-Paar hinzu, und für die Einbindung steht eine einzige Skriptzeile in Kopf oder Theme Ihrer Seite. Einen Schritt, bei dem wir erst etwas freischalten müssten, gibt es nicht. Erstgespräch und Demo mit Test-Assistent sind kostenfrei; was danach ansteht, steht unter Preise.

Mit Terminanfragen, Rückruf und Anfrage-Qualifizierung ist der Assistent Teil des Pakets Pro ab 149 € pro Monat netto, zuzüglich einmaliger Einrichtung ab 2.900 € netto. Darin stecken zehn Arbeitsplätze, fünf Assistenten, 50 Wissensquellen und 2.000 Dokumente sowie die Gesprächsanalyse, die zeigt, welche Anfragen tatsächlich ankommen und wie viele davon übergeben wurden. Wer zunächst nur Leistungs-FAQ und Lead-Erfassung braucht, startet mit dem Paket Start ab 49 € pro Monat netto und 990 € netto Einrichtung; ein Wechsel nach oben ist später möglich. Alle Leistungsumfänge stehen unter Preise. Alle Leistungen sind monatlich kündbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.