Der KI-Assistent für Kanzleien: Erstanfragen ordnen, nicht beraten
Der XICBOT Kanzlei-Assistent nimmt Erstanfragen rund um die Uhr entgegen, ordnet sie nach Rechtsgebiet und Anliegen, nennt die passende Unterlagen-Checkliste, schlägt einen Erstberatungstermin vor und weist den Weg zur zuständigen Person. Er ist ein Wegweiser, keine Beratung: Jede rechtliche Würdigung bleibt beim Berufsträger. DSGVO-konform, mit Hosting in Deutschland.
24/7
Erstanfragen außerhalb der Sprechzeit
in Sekunden
erste Rückfrage statt Warteschleife
Wegweiser
Einordnen und übergeben
DSGVO
Hosting und Daten in Deutschland
Paket Pro · netto zzgl. USt.
- Pro mit Terminfunktion und Gesprächsanalyse ab 149 € pro Monat netto
- Start als Wegweiser mit FAQ ab 49 € pro Monat netto, Einrichtung ab 990 € netto
- Individuelle Anbindung an Kalender oder Kanzleisoftware ab 4.900 € netto Einrichtung
- Kostenloses Erstgespräch und Demo mit Test-Assistent für Ihre Website
Ein Kanzlei-Assistent mit Erstanfrage-Qualifizierung, Terminfunktion, Unterlagen-Checkliste und Gesprächsanalyse ist Teil von Paket Pro: Betrieb ab 149 € pro Monat netto plus einmalige Einrichtung ab 2.900 € netto (individuelles Training und Einbindung). Für einen reinen Wegweiser mit FAQ und Unterlagen-Hinweisen genügt oft Paket Start ab 49 € pro Monat netto, Einrichtung ab 990 € netto. Individuelle Anbindung an Kalender oder Kanzleisoftware ab 4.900 € netto Einrichtung. Jedes Projekt beginnt mit einem kostenlosen Erstgespräch und einer kostenlosen Demo.
In den meisten Kanzleien landet die erste Anfrage am Telefon oder im Postfach — oft unstrukturiert, außerhalb der Sprechzeiten und nicht immer beim richtigen Ansprechpartner. Ein Mandant schildert sein Anliegen, weiß aber nicht, ob es ins Familien-, Arbeits- oder Mietrecht gehört; eine Steuerfrage erreicht die Sachbearbeiterin, die gerade im Termin sitzt; eine dringende Frist geht in der Warteschleife unter. Der XICBOT Kanzlei-Assistent setzt genau hier an: Er nimmt Erstanfragen rund um die Uhr entgegen, ordnet sie nach Rechtsgebiet und Anliegen, nennt die passende Unterlagen-Checkliste und übergibt eine strukturierte Mandatsanfrage an die zuständige Person. Entscheidend ist die klare Grenze: Der Assistent gibt keine Rechts- oder Steuerberatung. Er ist ein Wegweiser, der einordnet, vorbereitet und übergibt — jede rechtliche Würdigung bleibt beim Berufsträger. Die Qualifizierung läuft dabei wie beim Lead-Assistenten, zugeschnitten auf die besonderen Anforderungen einer Kanzlei und mit Datenschutz und Hosting in Deutschland, das der anwaltlichen Verschwiegenheit gerecht wird.
So wird aus einer Erstanfrage eine geordnete Mandatsanfrage
Was der Assistent in Ihrer Kanzlei übernimmt
Ein Kanzlei-Assistent ist kein Chatfenster, das Rechtsauskünfte erteilt. Er nimmt die alltägliche Vorarbeit ab, die sonst Telefon und Empfang bindet: Anfragen aufnehmen, einordnen, Termine anbahnen und die richtige Zuständigkeit finden. Die folgenden sechs Aufgaben bilden den Kern — jede lässt sich für Ihre Kanzlei individuell zuschneiden, etwa nach Rechtsgebieten, Standorten oder festen Zuständigkeiten. Die inhaltliche Bewertung eines Falls bleibt dabei immer bei Ihnen.
Erstanfrage qualifiziert
Der Assistent fragt strukturiert nach Rechtsgebiet, Kurzbeschreibung des Anliegens, Dringlichkeit und — für die Konfliktprüfung — den Beteiligten. So kommt bei Ihnen keine vage Notiz an, sondern eine geordnete Anfrage, ohne dass er den Fall bewertet.
Erstberatungstermin buchen
Passt ein Termin, zeigt der Assistent freie Slots aus dem Kalender, bucht die Erstberatung und sendet eine Bestätigung. Wie das im Detail funktioniert, lesen Sie beim Termin-Assistenten.
Unterlagen-Checkliste nennen
Je nach Anliegen nennt der Assistent, welche Unterlagen zum Termin sinnvoll sind — aus Ihren eigenen Vorlagen, nicht frei erfunden. Der Mandant kommt vorbereitet, das Erstgespräch wird kürzer und ergiebiger.
Zuständigkeits-Wegweiser
Der Assistent leitet zur richtigen Person: an das passende Rechtsgebiet, die zuständige Sachbearbeiterin oder den richtigen Standort. Kein Weiterverbinden in der Warteschleife, keine falsch zugeordneten Anfragen.
Verschwiegenheit und DSGVO
Hosting und Datenverarbeitung in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenhoheit und Löschkonzept — passend zu den hohen Anforderungen an die Verschwiegenheit. Details unter Datenschutz und Hosting.
Übergabe an einen Menschen
Sobald es um Bewertung, Rat oder einen sensiblen Fall geht, übergibt der Assistent mit vollem Kontext an einen Berufsträger — live, per Ticket oder E-Mail. Er ersetzt niemanden, er bereitet vor.
Auslesen und ordnen — ohne Rechtsberatung
Damit ein Kanzlei-Assistent verlässlich arbeitet, muss er zwei Dinge sauber trennen: Er darf sachliche Informationen aus Ihren Inhalten wiedergeben, aber keine rechtliche Bewertung vornehmen. XICBOT ist genau so aufgebaut. Der Assistent liest den Kontext einer Anfrage, beantwortet organisatorische Fragen und bereitet vor — die inhaltliche Würdigung gibt er nicht, sondern übergibt sie.
Liest — den organisatorischen Kontext
Der Assistent liest Ihre Website und Kanzlei-Inhalte aus: welche Rechtsgebiete Sie abdecken, wer wofür zuständig ist, Sprechzeiten und Standorte, Ablauf einer Erstberatung, allgemeine Hinweise zu Gebühren sowie Ihre Unterlagen-Listen. Auf dieser Grundlage beantwortet er organisatorische Fragen und ordnet ein. Bei allem, was eine rechtliche Bewertung erfordert, gibt er keine Auskunft, sondern übergibt an einen Menschen.
- Rechtsgebiete, Team und Zuständigkeiten
- Sprechzeiten, Standorte und Ablauf der Erstberatung
- Allgemeine Hinweise zu Ablauf und Gebühren
- Unterlagen-Listen und häufige Fragen
Ordnet und übergibt — Termin, Checkliste, Zuständigkeit
Aus dem Gespräch entsteht eine geordnete Mandatsanfrage. Der Assistent erfasst Rechtsgebiet und Kurzbeschreibung, notiert für die Konfliktprüfung die Beteiligten, nennt die passende Unterlagen-Checkliste, schlägt einen Erstberatungstermin vor und übergibt strukturiert an das Postfach oder die zuständige Person. Jede Aktion nur mit klaren Freigaben. Wie sich Kalender und Kanzleisoftware anbinden lassen, lesen Sie unter Tool-Steuerung.
- Rechtsgebiet und Anliegen strukturiert erfassen
- Beteiligte für die Konfliktprüfung notieren
- Unterlagen-Checkliste und Termin vorbereiten
- Mandatsanfrage an die zuständige Person übergeben
So läuft eine Erstanfrage ab
Der Weg von der ersten Nachricht bis zur geordneten Übergabe verläuft in vier natürlichen Schritten. Für den Mandanten fühlt es sich wie ein kurzes, hilfreiches Gespräch an. Für die Kanzlei entsteht dahinter eine vorbereitete Anfrage, die ohne mehrfaches Nachfassen bearbeitet werden kann — und bei der klar bleibt, dass die rechtliche Einschätzung erst im Gespräch mit dem Berufsträger erfolgt.
Anliegen schildern
Der Mandant öffnet den Chat und beschreibt sein Anliegen in eigenen Worten — auch abends oder am Wochenende. Der Assistent begrüßt passend zur aufgerufenen Seite, beantwortet organisatorische Fragen aus Ihren Inhalten und macht deutlich, dass er einordnet und vorbereitet, aber keine Rechtsberatung ersetzt.
Der Assistent berät nicht — er bereitet vor
- Erstanfragen rund um die Uhr aufnehmen und sachlich einordnen
- Nach Rechtsgebiet und Anliegen sortieren, ohne den Fall zu bewerten
- Passende Unterlagen-Checkliste aus Ihren eigenen Vorlagen nennen
- Erstberatungstermin vorschlagen und auf Wunsch buchen
- An die zuständige Person mit vollem Kontext übergeben
- Jede rechtliche Würdigung bleibt beim Berufsträger
Typische Einsatz-Szenarien in Kanzleien
Wir werben lieber mit dem, was ein Kanzlei-Assistent leisten kann, als mit erfundenen Erfolgsgeschichten. Die folgenden Verläufe sind anonymisiert und illustrativ und zeigen, wie sich der Assistent in unterschiedlichen Kanzleien einsetzen lässt. Aus der Projekterfahrung mit vergleichbaren Anfrageprozessen zeigt sich, dass vor allem die Vorbereitung und die richtige Zuordnung spürbar Zeit sparen.
Von der Erstanfrage zur vorbereiteten Übergabe
Illustrative Beispiele aus typischen Projektverläufen (Projekterfahrung) — anonymisiert.
Konkrete Ergebnisse auf Anfrage
Wir versprechen keine Mandatszahlen und keine Rechtsauskunft aus der Maschine. Wir bauen einen Assistenten, der Erstanfragen ordnet, vorbereitet und strukturiert übergibt — und der die Grenze zur Beratung sauber einhält.