Der KI-Assistent für Kanzleien: Erstanfragen ordnen, nicht beraten

Nein. Rechtsberatung ist im Regelwerk des Assistenten hart gesperrt, neben medizinischer Auskunft, der Bewertung von Allergien und einem verbindlichen Finanzierungsangebot. Er gibt organisatorische Auskunft aus Ihren eigenen Inhalten — Rechtsgebiete, Zuständigkeiten, Ablauf, benötigte Unterlagen, Fristen, soweit Sie sie hinterlegt haben — und ordnet die Anfrage ein. Eine rechtliche Bewertung, eine Einschätzung von Erfolgsaussichten oder eine Handlungsempfehlung gehören nicht dazu. Belegte Antworten nennen ihre Quelle; steht in den gefundenen Abschnitten nichts, sagt er genau das, statt zu formulieren. Für den nächsten Schritt legt die Bauform lead die Anfrage einem Berufsträger vor. Mehr unter Assistent für Kanzleien.

Er stellt Rückfragen, die auf Ihre Kanzlei zugeschnitten sind: Rechtsgebiet, kurze sachliche Beschreibung des Anliegens, Dringlichkeit und, für die Konfliktprüfung, die Beteiligten. Welche Felder er dabei erhebt, legen Sie am Werkzeug fest; ein Aufruf mit fehlenden Pflichtfeldern wird gar nicht erst ausgeführt. Was entsteht, landet als Anfrage im Postfach des Betriebs, mit Name, Adresse, Telefon und Anliegen, und vorher hochgeladene Dateien werden angeheftet. Ein Einmalschlüssel aus Gespräch, Werkzeug und Eingabe verhindert, dass ein zweiter Klick dieselbe Anfrage doppelt anlegt. So entsteht eine geordnete Erstanfrage, ähnlich wie beim Lead-Assistenten, aber auf eine Kanzlei zugeschnitten.

Beides im selben Gespräch, wobei der Termin zunächst eine Anfrage ist. Die Bauform appointment nimmt Terminanfragen auf, verlegt und sagt ab — die drei Taten liegen in einem Werkzeug, und die Terminarten kommen aus Ihrer eigenen Liste. Weil das schreibend ist, steht der Vorschlag vorher im Klartext im Chat, und erst der Klick des Besuchers legt die Anfrage an; zum Termin wird sie, sobald Sie sie in Ihrer Ansicht bestätigen, und hat der Besucher eine E-Mail-Adresse angegeben, bekommt er dann eine Bestätigungsmail. Freie Zeiten nennt der Assistent auf Nachfrage aus Ihren hinterlegten Terminarten, abzüglich der Termine, die in XICBOT schon angefragt oder bestätigt sind; eine genannte Zeit bleibt ein Vorschlag, und verbindlich direkt in Ihren Kalender trägt er nur mit einer eingerichteten Kalenderanbindung im Paket Individuell ein. Die Unterlagen-Checkliste stammt aus Ihren eigenen Vorlagen: Als gepflegtes Frage-Antwort-Paar in der Wissensbasis geht sie wortgleich hinaus, ohne Modellaufruf — was drinsteht, steht so drin. An den bestätigten Termin erinnert ein stündlicher Lauf per E-Mail, sofern eine Adresse vorliegt. Mehr beim Termin-Assistenten.

XICBOT ist DSGVO-konform aufgebaut: Hosting in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenhoheit und ein Löschkonzept; die Antworten erzeugt ein spezialisierter Modellanbieter, auch außerhalb der EU auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Daten werden nur erfasst, wenn sie im Gespräch angegeben werden, und nur an die von Ihnen festgelegten Ziele übergeben. In Ihrem Konto gilt eine feste Rollenleiter: Wer einlädt, kann keine höhere Rolle vergeben als die eigene. Greift unser Support auf Ihr Konto zu, läuft das über eine eigene Sitzung, die nach vier Stunden abläuft und eine Protokollzeile hinterlässt, ohne Ihr Kennwort und ohne Ihren zweiten Faktor zu umgehen. Details unter Datenschutz und Hosting.

Ja. Als Zuständigkeits-Wegweiser leitet der Assistent nach Rechtsgebiet, Dezernat oder Standort an die richtige Person. Er kennt aus Ihren Inhalten, wer wofür zuständig ist, und übergibt die Mandatsanfrage entsprechend — dabei ist er angewiesen, ausschließlich aus Ihrer Wissensbasis zu antworten, damit keine falsche Zuständigkeit erfunden wird; eine Antwort ohne benutzten Beleg wird als Lücke vermerkt. Für die Übergabe wird das Gespräch als übergeben markiert, aus dem Anliegen entsteht eine Anfrage, und Ihr Team wird benachrichtigt. Für wiederkehrende organisatorische Fragen lässt sich der Assistent zusätzlich als Support-Assistent ausrichten.

Ein Kanzlei-Assistent mit Erstanfrage-Qualifizierung, Terminfunktion, Unterlagen-Checkliste und Gesprächsanalyse ist Teil des Pakets Pro ab 149 € pro Monat netto, zuzüglich einmaliger Einrichtung ab 2.900 € netto. Der Gesprächsverlauf wird Ihnen maskiert angezeigt; den Klartext sieht nur, wer die Rolle dafür hat, einen Grund angibt und die Zeile im Protokoll in Kauf nimmt. Ein reiner Wegweiser mit FAQ und Unterlagen-Hinweisen ist oft schon mit dem Paket Start ab 49 € pro Monat netto und 990 € netto Einrichtung möglich. Alle Details stehen unter Preise. Alle Leistungen sind monatlich kündbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.

Der Spielraum dafür ist eng gezogen. Zu jeder Frage gehen höchstens fünf Suchtreffer aus Ihrer Wissensbasis, dazu Ihre Textbausteine, nummeriert an das Modell, und belegte Antworten nennen die Auszüge, auf die sie sich stützen. Zahlen, Preise und Fristen, die nicht in Ihren Quellen stehen, ersetzt der Assistent durch einen Hinweis. Findet die Suche nichts oder verweigert das Modell, sagt er, dass dazu nichts in der hinterlegten Wissensbasis steht — und der Fall wird als Wissenslücke protokolliert, ebenso eine Antwort ohne benutzten Auszug. Kontaktdaten, Aktenzeichen und Termine zu erfinden oder sich als Mensch auszugeben, verbieten ihm seine Regeln. Ganz ausschließen lässt sich ein Irrtum bei keinem Sprachmodell; deshalb die Quellenbindung, die sichtbare Fundstelle und die Übergabe an einen Menschen.

Je Antwort holt der Gesprächslauf fünf Treffer aus Ihrer Wissensbasis und baut daraus die Auszüge, auf die sich der Assistent stützen darf. Trägt keiner der Treffer die Frage, ist er angewiesen, nicht zu raten, sondern zu sagen, dass dazu nichts in der hinterlegten Wissensbasis steht. Parallel wird die Frage als Wissenslücke vermerkt; ab dem Paket Pro zeigt die Liste der Wissenslücken bis zu 50 Fälle und ist der Arbeitsvorrat für die nächste Pflegerunde. Auf Wunsch übergibt der Assistent an einen Menschen: Zustandswechsel, Eintrag im Postfach und Benachrichtigung entstehen in einem Zug, der Verlauf hängt an. So bleibt eine offene Frage sichtbar, statt im Gespräch zu verschwinden. Mehr beim Support-Assistenten.

Dringlichkeit erkennt der Assistent an zwei Stellen: an der Stimmung im Gespräch und am Thema. Dafür laufen acht Wortlisten — darunter Notfall, Gesundheit, Allergien und Beschwerde — bewusst ohne Sprachmodell, damit die Übergabe auch dann greift, wenn das Modell gerade nicht antwortet. Drei Punkte lösen sie aus; die Bitte um einen Menschen erreicht die Schwelle allein. Deutet etwas auf eine Gefahr für Leben oder Gesundheit hin, ist der Assistent angewiesen, vor allem anderen auf den Rettungsdienst zu verweisen, und diese Regel lässt sich nicht abschalten; nennt die Nachricht ein Notfallwort wie Notarzt oder bewusstlos, hängt der Dienst den Hinweis auf den Rettungsdienst unter 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117 fest an die Antwort an. Eine eigene Einschätzung des Falls soll der Assistent nicht vornehmen: Das Gespräch wandert mit Verlauf und zuständiger Stelle in Ihr Postfach.

Ja. Wir schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Sie bleiben Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, wir verarbeiten die Daten ausschließlich weisungsgebunden für den vereinbarten Zweck. Darin sind Zweckbindung, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Löschung und Datensparsamkeit geregelt, sodass Sie den Assistenten sauber in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen können. Die Maßnahmen sind dabei keine Absichtserklärung: Die Mandantentrennung wird in jeder Datenbankabfrage erzwungen, nicht im einzelnen Controller, der Gesprächsverlauf wird maskiert angezeigt, und ein Klartextabruf verlangt die passende Rolle, einen angegebenen Grund und hinterlässt eine Protokollzeile.