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Mandantenfragen in der Steuerkanzlei vorsortieren

Welche Mandantenfragen ein KI-Assistent in der Steuerkanzlei vorsortiert, wo das Steuerberatungsgesetz die Grenze zieht und was nicht ins Protokoll gehört.

In einfacher Sprache

Der Assistent übernimmt die Arbeit rund um die Organisation. Er sagt, welche Unterlagen für ein Anliegen nötig sind und wie Belege in die Kanzlei kommen. Er nennt, wer zuständig ist und wann die Kanzlei erreichbar ist. Er nimmt Anfragen für ein neues Mandat auf. Sobald ein Fall rechtlich geprüft werden muss, hört er auf, so will es das Gesetz. Fristen erklärt er nur im Allgemeinen. Das Datum für Ihren Fall nennt die Kanzlei. Die Pflicht zur Verschwiegenheit gilt auch für das, was im Chat gespeichert wird.

13 Min. Lesezeit Von XICBOT

Mehr zum Assistenten für Kanzleien

In einer Steuerkanzlei klingelt das Telefon selten wegen einer schwierigen Rechtsfrage. Es klingelt, weil jemand wissen möchte, welche Unterlagen für die Einkommensteuererklärung gebraucht werden, bis wann etwas eingereicht sein muss, wie ein Beleg zu Ihnen gelangt und ob Sie überhaupt noch neue Mandate annehmen. Keine dieser Fragen verlangt eine steuerliche Würdigung. Sie binden trotzdem genau die Menschen, die gerade an einem Jahresabschluss sitzen, und sie häufen sich ausgerechnet in den Wochen vor einer Abgabefrist. Ein KI-Assistent auf der Kanzleiseite kann diese Schicht abnehmen: vorsortieren, aufnehmen, weiterreichen. Beraten kann und darf er nicht. Dieser Beitrag zeigt, wo die Linie verläuft, was auf ihrer sicheren Seite tatsächlich übrig bleibt und warum die Verschwiegenheitspflicht bestimmt, was gar nicht erst in ein Gesprächsprotokoll gehört.

Mandantenfragen vorsortieren statt beantworten
Mandantenfragen vorsortieren statt beantwortenDrei Wege für eine Frage an die Steuerkanzlei: Auskunft, Aufnahme, ÜbergabeWas im Chat ankommtWelche Unterlagen brauchen Sie?Bis wann muss ich abgeben?Wie kommen die Belege zu Ihnen?Nehmen Sie neue Mandate an?Ist meine Erklärung schon raus?Kann ich das absetzen?43 von 48Fragen blieben ohne Übergabeeigene Messreihe, eigene WissensbasisAuskunft aus der WissensbasisUnterlagenliste, Belegweg, Zuständigkeit, allgemeine FristensystematikAntwort im Chat, mit Verweis auf die hinterlegte QuelleAufnahme und ÜbergabeMandatsanfrage, Rückrufwunsch, Terminwunsch, nachgereichte UnterlagenStrukturierter Vorgang an die Kanzlei, ohne Zusage im ChatSofort an die KanzleiSteuerliche Würdigung, Bescheid, Einspruch, Frist im laufenden MandatDer Assistent antwortet nicht, er reicht die Frage weiterWo die Auskunft aufhört§ 2 Absatz 2 Steuerberatungsgesetz: Hilfeleistung in Steuersachen ist jede Tätigkeit in fremdenAngelegenheiten im Anwendungsbereich dieses Gesetzes, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert.
Drei Wege für eine Frage an die Steuerkanzlei: Auskunft, Aufnahme, Übergabe
Beschriftungen der Abbildung
  • Was im Chat ankommt
  • Welche Unterlagen brauchen Sie?
  • Bis wann muss ich abgeben?
  • Wie kommen die Belege zu Ihnen?
  • Nehmen Sie neue Mandate an?
  • Ist meine Erklärung schon raus?
  • Kann ich das absetzen?
  • 43 von 48
  • Fragen blieben ohne Übergabe
  • eigene Messreihe, eigene Wissensbasis
  • Auskunft aus der Wissensbasis
  • Unterlagenliste, Belegweg, Zuständigkeit, allgemeine Fristensystematik
  • Antwort im Chat, mit Verweis auf die hinterlegte Quelle
  • Aufnahme und Übergabe
  • Mandatsanfrage, Rückrufwunsch, Terminwunsch, nachgereichte Unterlagen
  • Strukturierter Vorgang an die Kanzlei, ohne Zusage im Chat
  • Sofort an die Kanzlei
  • Steuerliche Würdigung, Bescheid, Einspruch, Frist im laufenden Mandat
  • Der Assistent antwortet nicht, er reicht die Frage weiter
  • Wo die Auskunft aufhört
  • § 2 Absatz 2 Steuerberatungsgesetz: Hilfeleistung in Steuersachen ist jede Tätigkeit in fremden
  • Angelegenheiten im Anwendungsbereich dieses Gesetzes, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert.

Mandantenfragen vorsortieren statt beantworten

Woran die Telefonzeit in der Kanzlei hängt

Wer in einer Kanzlei eine Woche lang mitschreibt, wer warum anruft, bekommt eine kurze Liste mit sehr vielen Strichen dahinter. Welche Unterlagen fehlen noch. Ob die Belege angekommen sind. Wie der Stand ist. Ob der Termin verschoben werden kann. Wie man die Zugangsdaten für das Portal zurücksetzt. Das sind Auskünfte, keine Beratung, und sie wandern trotzdem über dieselben Menschen, die gleichzeitig an fristgebundenen Vorgängen arbeiten. Der Preis ist nicht die einzelne Minute, sondern der Wechsel: Ein unterbrochener Jahresabschluss ist teurer als das Gespräch, das ihn unterbrochen hat.

Dazu kommt der Zeitpunkt. Mandanten denken abends an ihre Unterlagen, am Wochenende und in den Tagen vor einer Abgabefrist, also dann, wenn im Sekretariat niemand sitzt. Das Telefon ist ein serieller Kanal mit Öffnungszeiten, das Postfach beantwortet nichts von selbst. Ein Assistent auf der Website ist ein paralleler Weg, der die Frage aufnimmt, wenn sie entsteht, und der in der Spitze nicht knapper wird. Wie ein Assistent die Last in genau diesen Zeiten aufnimmt, beschreibt der Beitrag zur Entlastung im Support.

Was der Assistent tatsächlich vorsortiert

Vorsortieren heißt: Jede eingehende Frage bekommt einen von drei Wegen. Entweder sie ist allgemein beantwortbar, dann antwortet der Assistent aus der hinterlegten Wissensbasis. Oder sie ist eine Anfrage, die aufgenommen werden muss, dann entsteht ein strukturierter Vorgang für die Kanzlei. Oder sie berührt einen konkreten Sachverhalt, dann antwortet er nicht, sondern reicht weiter. Diese drei Wege sind keine Stimmungsfrage im Einzelfall, sondern eine Regel, die vor dem Livegang festgelegt und geprüft wird.

  • Unterlagen je Anliegen

    Welche Nachweise die Kanzlei für eine Einkommensteuererklärung, eine Gründung oder einen Jahresabschluss erwartet, steht als Liste in der Wissensbasis. Der Assistent gibt sie aus und nennt die Stelle, aus der sie stammt.

  • Fristen als System

    Er erklärt, wie sich die gesetzliche Abgabefrist berechnet und was sich ändert, wenn eine Kanzlei beauftragt ist. Ein Datum für ein bestimmtes Mandat nennt er nicht, weil dafür der Stand des Mandats bekannt sein müsste.

  • Weg für Belege

    Wie Belege eingereicht werden, in welchem Format, in welcher Ordnung und über welchen geschützten Kanal, ist eine reine Verfahrensauskunft. Der Chat erklärt den Weg und ist selbst nicht der Kanal dafür.

  • Mandatsanfrage aufnehmen

    Rechtsform, Branche, Umfang, gewünschter Leistungsbereich und Erreichbarkeit werden strukturiert erfasst und an die Kanzlei übergeben. Die Entscheidung über das Mandat trifft ausschließlich die Kanzlei.

Wie weit diese Schicht trägt, hängt an der Wissensbasis und nicht am Sprachmodell. In unserer eigenen Messreihe blieben 43 von 48 Fragen ohne Übergabe an einen Menschen. Der Wert ist an einem einzigen Assistenten auf der eigenen Wissensbasis gemessen, nicht an Kundenprojekten, und ein Wert aus dem laufenden Betrieb einer Kanzlei liegt uns nicht vor; das Verfahren dahinter steht auf der Seite zu den Messreihen. Was diese Quote in Ihrem Haus wert ist, entscheidet sich daran, wie vollständig die Wissensbasis die wiederkehrenden Fragen abbildet.

Die harte Grenze: keine Hilfeleistung in Steuersachen

Für Steuerkanzleien ist die Grenze schärfer gezogen als in vielen anderen Branchen, und sie ist nachlesbar. § 2 Absatz 1 Satz 1 Steuerberatungsgesetz bestimmt, dass die Hilfeleistung in Steuersachen geschäftsmäßig nur von Personen und Vereinigungen ausgeübt werden darf, die hierzu befugt sind. Was darunter fällt, definiert Absatz 2 weit: jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten im Anwendungsbereich des Gesetzes, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. Entscheidend ist also nicht, ob eine Antwort kompliziert klingt, sondern ob sie einen konkreten Sachverhalt prüft. Genau an diesem Merkmal wird der Assistent ausgerichtet.

Hilfeleistung in Steuersachen ist jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten im Anwendungsbereich dieses Gesetzes, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert.
§ 2 Absatz 2 Steuerberatungsgesetz
  • Keine Aussage darüber, ob eine bestimmte Ausgabe bei diesem Mandanten abziehbar ist
  • Keine Bewertung eines Steuerbescheids und kein Rat zu Einspruch, Frist oder Aussetzung
  • Keine Auskunft zur Höhe einer Nachzahlung, Erstattung oder Vorauszahlung im Einzelfall
  • Keine Einordnung von Rechtsform, Gestaltung oder Umsatzsteuerpflicht für ein konkretes Vorhaben
  • Keine Aussage zum Stand eines laufenden Mandats, die aus einem Chat heraus beantwortet wird
  • Allgemeine, veröffentlichte Erläuterungen bleiben möglich, die Prüfung des Einzelfalls nicht

Auskunft ist nicht Beratung, und der Unterschied ist prüfbar

Eine Auskunft gilt für alle, die dieselbe Frage stellen. Eine Beratung gilt für einen Sachverhalt. Wer diesen Satz in Testfälle übersetzt, kann vor dem Livegang messen, ob der Assistent die Linie hält, statt sie hinterher zu erklären. Wie sich solche Fälle formulieren lassen, zeigt der Beitrag zu Abnahme und Testfällen.

Fristen erklären, ohne einen Termin zuzusagen

Fristen sind der häufigste Anlass für einen Anruf und zugleich der gefährlichste Punkt für eine automatisierte Antwort. Die gesetzliche Lage lässt sich allgemein beschreiben: Nach § 149 Absatz 2 Satz 1 der Abgabenordnung sind Steuererklärungen, die sich auf ein Kalenderjahr beziehen, spätestens sieben Monate nach dessen Ablauf abzugeben. Ist eine Kanzlei im Sinne der §§ 3 bis 4d Steuerberatungsgesetz beauftragt, verlängert § 149 Absatz 3 diese Frist auf den letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres, vorbehaltlich einer Vorabanforderung nach Absatz 4. Das ist die Systematik, die ein Assistent erklären darf.

Neben den Abgabefristen gibt es eine zweite Gruppe von Fragen, die sich allgemein beantworten lässt, weil die Antwort im Gesetz steht: die Aufbewahrung. § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung staffelt sie nach Unterlagenart. Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und die weiteren in Absatz 1 Nummer 1 und 4a genannten Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre und die sonstigen Unterlagen sechs Jahre, soweit nicht andere Steuergesetze kürzere Fristen zulassen. Solche Angaben sind in der Wissensbasis gut aufgehoben, weil sie sich selten ändern und oft gefragt werden.

Frage im ChatWer antwortetWarum
Welche Unterlagen brauchen Sie für die Einkommensteuererklärung?AssistentAllgemeine Liste aus der Wissensbasis, kein Sachverhalt
Wie berechnet sich die Abgabefrist, wenn eine Kanzlei beauftragt ist?AssistentSystematik nach § 149 Absatz 3 Abgabenordnung, ohne Datum
Wie lange muss ich Buchungsbelege aufbewahren?AssistentFrist steht in § 147 Absatz 3 Abgabenordnung
Ist meine Erklärung schon beim Finanzamt?KanzleiAuskunft zum laufenden Mandat, nicht über einen offenen Chat
Kann ich mein Arbeitszimmer absetzen?KanzleiRechtliche Prüfung des Einzelfalls, § 2 Absatz 2 Steuerberatungsgesetz
Ist der Bescheid richtig, soll ich Einspruch einlegen?KanzleiWürdigung mit Frist, gehört nicht in eine automatische Antwort
Nehmen Sie neue Mandate an, wie läuft der Einstieg?Assistent nimmt aufAufnahme des Anliegens, die Entscheidung trifft die Kanzlei

Unterlagenlisten und der Weg für Belege

Die Unterlagenliste ist der dankbarste Inhalt einer Kanzlei-Wissensbasis, weil sie ohnehin existiert, meist als Merkblatt im Sekretariat. Im Chat wird daraus eine Antwort, die zur Frage passt: Wer nach der Einkommensteuererklärung fragt, bekommt nicht die Liste für den Jahresabschluss. Wichtig ist die Zuordnung nach Anliegen und Personengruppe, nicht nach Dokumententyp, denn Mandanten fragen nach ihrer Lage und nicht nach Ihrer Ablage.

  • Je Anliegen eine eigene Liste: Einkommensteuererklärung, Gründung, Jahresabschluss, Lohnabrechnung, Übergabe einer bisherigen Buchhaltung
  • Je Liste die Form nennen: was als Foto reicht, was als Datei gebraucht wird und was im Original bleibt
  • Angeben, was fehlen darf und was den Vorgang aufhält, damit niemand auf eine Rückfrage wartet
  • Den Stichtag der Liste pflegen, weil jede Änderung im Gesetz oder im Verfahren sie veraltet aussehen lässt
  • Eine Kurzfassung für Erstkontakte und eine ausführliche Fassung für bestehende Mandate hinterlegen

Beim Belegupload endet die Bequemlichkeit und beginnt die Sorgfalt. Ein Chatfenster ist ein guter Ort, um den Weg zu erklären, und ein schlechter Ort, um eine Lohnabrechnung entgegenzunehmen. Der Assistent führt deshalb in das geschützte Mandantenportal oder den vereinbarten Kanal, statt selbst zum Belegkanal zu werden. Technisch ist beides möglich, auch eine Bildaufnahme im Chat; in einer Steuerkanzlei spricht die Verschwiegenheit dagegen, sie zum Regelweg zu machen. Welche Aktionen ein Assistent überhaupt ausführen darf, wird über die Tool-Steuerung festgelegt und begrenzt.

Mandatsanfrage: aufnehmen, nicht annehmen

Eine Mandatsanfrage ist der Punkt, an dem ein Assistent den größten Nutzen stiftet und den größten Schaden anrichten kann. Nutzen, weil die Angaben, die eine Kanzlei für die Entscheidung braucht, immer dieselben sind und sich strukturiert erfassen lassen. Schaden, weil aus einer freundlichen Antwort schnell eine Zusage wird. Über die Annahme entscheidet die Kanzlei, und zwar erst, wenn Kapazität, fachliche Passung und mögliche Interessenkollisionen geprüft sind. Der Assistent sagt deshalb nicht, dass ein Mandat übernommen wird, und nennt auch keine Bearbeitungsdauer.

  • Rechtsform, Branche und ungefähre Größe erfassen, weil daran die Zuständigkeit in der Kanzlei hängt
  • Gewünschten Leistungsbereich klären: laufende Buchhaltung, Lohn, Jahresabschluss, Erklärungen oder mehreres davon
  • Bisherige Betreuung festhalten, damit die Übergabe von Unterlagen und Zugängen vorbereitet werden kann
  • Zeitlichen Anlass notieren, etwa Gründung, Wechsel oder eine anstehende Abgabe, ohne daraus eine Fristzusage zu machen
  • Erreichbarkeit und bevorzugten Kanal aufnehmen und den Hinweis auf die KI-Herkunft der Antwort sichtbar halten
  • Den Vorgang mit dem bisherigen Verlauf an die zuständige Person übergeben, statt eine Zusammenfassung zu erfinden

Der Übergang zum Menschen ist kein Ausnahmefall, sondern der Normalfall am Ende eines guten Gesprächs. Er gelingt, wenn der Verlauf mitgeht, die Zuständigkeit vorher festgelegt wurde und der Mandant nicht zweimal dasselbe schildern muss. Wie das im Einzelnen aussieht, beschreibt der Beitrag zur Übergabe an Mitarbeiter; wie sich eine Anfrage vor der Übergabe sauber qualifizieren lässt, zeigt der Lead-Assistent. Soll am Ende ein Termin stehen, lässt sich der Termin-Assistent anbinden, damit aus dem Wunsch eine Terminanfrage wird, die die Kanzlei bestätigt.

Verschwiegenheit: was nicht ins Protokoll darf

Die Verschwiegenheitspflicht ist in einer Steuerkanzlei keine Hausregel, sondern Berufsrecht. § 57 Absatz 1 Satz 1 Steuerberatungsgesetz verlangt eine unabhängige, eigenverantwortliche, gewissenhafte und verschwiegene Berufsausübung; sie wirkt bereits, bevor ein Mandat zustande kommt. Für einen Assistenten folgt daraus eine unbequeme Einsicht: Schon die Tatsache, dass sich eine bestimmte Person mit einem bestimmten Anliegen meldet, ist schutzwürdig. Ein Protokoll, das Namen, Beträge und Sachverhalte sammelt, weil es technisch geht, vergrößert das Risiko, ohne die Antwort zu verbessern.

Steuerberater und Steuerbevollmächtigte haben ihren Beruf unabhängig, eigenverantwortlich, gewissenhaft, verschwiegen und unter Verzicht auf berufswidrige Werbung auszuüben.
§ 57 Absatz 1 Satz 1 Steuerberatungsgesetz

Weil ein Assistent von einem Dienstleister betrieben wird, greift zusätzlich § 62a Steuerberatungsgesetz. Danach darf der Zugang zu geschützten Tatsachen nur eröffnet werden, soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich ist; der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen, der Vertrag bedarf der Textform, und der Dienstleister ist unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Datenschutzrechtlich kommt die Datenminimierung nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c der Datenschutz-Grundverordnung hinzu, die Daten auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt. Beides zeigt in dieselbe Richtung: weniger erheben, kürzer aufbewahren. Die vertragliche und technische Seite fasst die Seite zu Datenschutz und Hosting zusammen, die rechtliche Einordnung vertieft der Beitrag zum Datenschutz bei KI-Chatbots.

  • Keine Steuernummer, Identifikationsnummer oder Bankverbindung im Chat erfragen
  • Keine Beträge, Bescheiddaten oder Sachverhalte aufnehmen, die nur der Beratung dienen können
  • Keine Angaben zu Gesundheit, Familienstand oder Beschäftigungsverhältnis abfragen, auch wenn sie steuerlich relevant wären
  • Aufbewahrungsdauer der Gesprächsverläufe festlegen und technisch erzwingen, nicht als Vorsatz notieren
  • Zugriff auf Verläufe auf die Personen begrenzen, die den Vorgang tatsächlich bearbeiten
  • Auswertungen für die Verbesserung der Wissensbasis ohne Personenbezug fahren

Kennzeichnung und der Weg zum Menschen

Wer mit einem Assistenten schreibt, muss erkennen können, dass die Antwort von einem KI-System stammt. Artikel 50 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) verlangt für Systeme, die unmittelbar mit Menschen interagieren, eine entsprechende Information; die Vorschriften dieses Kapitels sind seit dem 2. August 2026 anwendbar. In einer Kanzlei ist die Kennzeichnung mehr als eine Pflichtübung: Sie stellt klar, dass die Antwort keine Beratung ist. Was das für die Gestaltung eines Chatfensters bedeutet, beschreibt der Beitrag zur Kennzeichnungspflicht nach dem EU AI Act.

In wenigen Schritten zum Kanzlei-Assistenten

Der Aufwand liegt selten in der Technik, sondern in der Ordnung der eigenen Auskünfte. Merkblätter, Unterlagenlisten und Verfahrenshinweise existieren in fast jeder Kanzlei, nur verteilt auf Ordner, Postfächer und Köpfe. Wer sie einmal zusammenträgt und mit einem Stichtag versieht, hat den Rohstoff beisammen und gleichzeitig etwas, das auch ohne Assistenten trägt. Welche Unterlagen in eine solche Sammlung gehören und welche besser draußen bleiben, beschreibt der Beitrag zum Aufbau der Wissensbasis; einen Überblick über den fachlichen Zuschnitt gibt die Seite zum Assistenten für Kanzleien.

  • Die letzten hundert Anrufe und E-Mails sichten und nach Auskunft, Aufnahme und Einzelfall sortieren
  • Für die Auskunftsgruppe je Anliegen eine Liste mit Stichtag anlegen, kurz und in der Sprache der Mandanten
  • Die Sperrliste der Themen schriftlich fixieren, bei denen ohne Rückfrage übergeben wird
  • Festlegen, welche Angaben der Assistent gar nicht erst erfragt, und die Aufbewahrungsdauer technisch erzwingen
  • Den Vertrag mit dem Dienstleister nach § 62a Steuerberatungsgesetz in Textform schließen und die Verschwiegenheit dort verankern
  • Die Kennzeichnung als KI-System und den Weg zur Kanzlei im Fenster sichtbar machen
  • Nach vier Wochen die Gespräche auswerten und die Lücken schließen, die sich zeigen

Häufige Fragen

Darf ein KI-Assistent für Steuerberater steuerliche Fragen beantworten?

Allgemeine, veröffentlichte Fragen ja, den Einzelfall nein. Die Trennlinie zieht § 2 Absatz 2 Steuerberatungsgesetz: Hilfeleistung in Steuersachen ist jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. Welche Unterlagen für eine Erklärung gebraucht werden oder wie lange Belege aufzubewahren sind, lässt sich allgemein beantworten. Ob eine bestimmte Ausgabe bei diesem Mandanten abziehbar ist, nicht. Der Assistent ist deshalb so gebaut, dass er in solchen Fällen nicht antwortet, sondern an die Kanzlei übergibt.

Kann der Assistent einem Mandanten sagen, bis wann er abgeben muss?

Er kann die Regel nennen, nicht den Termin. Nach § 149 Absatz 2 Satz 1 der Abgabenordnung sind Erklärungen für ein Kalenderjahr spätestens sieben Monate nach dessen Ablauf abzugeben; ist eine Kanzlei beauftragt, verlängert § 149 Absatz 3 die Frist auf den letzten Tag des Monats Februar des zweiten folgenden Kalenderjahres, vorbehaltlich einer Vorabanforderung nach Absatz 4. Ob diese Regel für ein bestimmtes Mandat gilt, hängt am Auftrag, an Übergangsregelungen und an Anforderungen des Finanzamts. Der Assistent nennt darum Regel und Bedingung und verweist für den eigenen Fall an die Kanzlei.

Wie verträgt sich ein externer Assistent mit der Verschwiegenheitspflicht?

§ 62a Steuerberatungsgesetz beschreibt den Weg. Der Zugang zu geschützten Tatsachen darf nur eröffnet werden, soweit er für die Dienstleistung erforderlich ist, der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen, der Vertrag bedarf der Textform, und der Dienstleister ist unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Praktisch heißt das zweierlei: Der Vertrag muss vor dem Livegang stehen, und der Assistent sollte so wenig erheben, dass ein Zugriff im Ernstfall wenig zu sehen bekommt.

Soll der Chat Belege entgegennehmen?

Technisch ginge es, in einer Steuerkanzlei spricht die Sorgfalt dagegen. Belege gehören in das Mandantenportal oder den vereinbarten geschützten Kanal, weil dort Zuordnung, Zugriff und Aufbewahrung geregelt sind. Der Assistent erklärt den Weg, nennt Format und Ordnung und weist auf den häufigsten Fehler hin, etwa die fehlende Zuordnung zum Zeitraum. Damit sinkt die Zahl der Rückfragen, ohne dass ein zweiter Belegkanal entsteht, den niemand pflegt.

Kann der Assistent ein Mandat annehmen?

Nein. Er nimmt die Anfrage auf und übergibt sie, die Entscheidung trifft die Kanzlei. Das ist keine technische Grenze, sondern eine fachliche: Vor der Annahme stehen die Prüfung der Kapazität, der fachlichen Passung und möglicher Interessenkollisionen. Ein Assistent, der im Chat eine Übernahme in Aussicht stellt oder eine Bearbeitungsdauer nennt, erzeugt eine Erwartung, die niemand geprüft hat. Deshalb gehört in die Systemregeln der ausdrückliche Satz, dass über die Annahme eines Mandats ausschließlich die Kanzlei entscheidet.

Woran erkennt ein Mandant, dass er mit einem KI-System schreibt?

An einer Kennzeichnung, die vor der ersten Antwort sichtbar ist und nicht in einer Fußzeile versteckt wird. Artikel 50 der KI-Verordnung verlangt für Systeme, die unmittelbar mit Menschen interagieren, eine solche Information; die Vorschriften dieses Kapitels sind seit dem 2. August 2026 anwendbar. In einer Kanzlei hat die Kennzeichnung einen zweiten Zweck: Sie macht deutlich, dass die Antwort eine Auskunft ist und keine Beratung. Daneben gehört ein sichtbarer Weg zur Kanzlei in das Fenster, damit niemand im Chat festsitzt.

Wie ordnet ein Assistent Erstanfragen in der Kanzlei?

Die Seite für Kanzleien zeigt, wie der Assistent Erstanfragen ordnet, Terminanfragen aufnimmt und benötigte Unterlagen nennt, ohne zu beraten.

Anfrage in drei Schritten

  1. 1. Anliegen
  2. 2. Ihr Fall
  3. 3. Kontakt

Worum geht es?

Ein Klick genügt, alles Weitere ist freiwillig.

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Alle Angaben in diesem Schritt sind freiwillig. Sie helfen uns, gleich mit etwas Konkretem zu antworten statt mit Rückfragen.

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