E-Rechnung 2027: Mandantenfragen im Kanzlei-Chat

Im Oktober beginnt in Steuerkanzleien eine Welle, die sich in jedem Jahresplan vorhersagen lässt. Mandanten haben im Rundschreiben gelesen, dass sich bei Rechnungen etwas ändert, und greifen zum Telefon. Die Inhaberin eines Malerbetriebs will wissen, ob sie ihre Papierrechnungen ab Januar noch verschicken darf. Der Onlinehändler fragt, ob ihn das betrifft, obwohl er fast nur an Privatkunden verkauft. Die Physiotherapiepraxis ist unsicher, ob sie überhaupt Rechnungen im neuen Format braucht. Hinter all diesen Anrufen steht ein fester Stichtag: Am 31. Dezember 2026 endet die allgemeine Übergangsfrist, in der Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen noch auf Papier oder als sonstige elektronische Datei übermittelt werden dürfen (§ 27 Abs. 38 UStG). Die Fragen ähneln sich, die Antworten stehen zum größten Teil schon im Merkblatt der Kanzlei, und trotzdem landen viele davon bei einer Fachkraft, die gerade Abschlüsse vorbereitet. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Kanzlei-Assistent auf der Website die allgemeinen Fragen aus den eigenen Mandanteninformationen beantwortet, die Eckdaten jedes Falls vorsortiert und für die Prüfung im Einzelfall einen Termin mit der Beraterin oder dem Berater bucht - und warum genau diese Trennung nicht verhandelbar ist.

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Beschriftungen der Abbildung

• Kanzlei-Chat · Fragen der Mandanten
• Betrifft mich das überhaupt?
• Ab Januar noch Papierrechnungen?
• Ist eine PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
• Was muss ich im Januar ändern?
• Allgemein gilt: Frist bis 31.12.2026,
• bis 800.000 € Vorjahresumsatz bis 31.12.2027.
• Ihren Fall prüft die Beratung im Termin.
• Kanzlei-Assistent
• Merkblatt der Kanzlei
• Übergabekriterien
• Kalender der Beratung
• antwortet nur aus freigegebenen Inhalten
• Allgemeine Auskunft
• Fristen, Umsatzgrenze, Definition, Empfang
• aus dem Merkblatt, mit Fundstelle im Gesetz
• Antwort im Chat, auch am Abend
• Eckdaten erfasst
• Kundenkreis: Unternehmen oder Verbraucher
• Umsatzklasse grob, Art der Rechnungssoftware
• bewertet wird nichts, nur notiert
• Termin mit der Beratung
• Prüfung des Einzelfalls bleibt beim
• Berufsträger (§ 2 Abs. 2 StBerG)
• Zusammenfassung hängt am Termin
• Fristen nach § 27 Abs. 38 UStG
• Stand: Gesetzestext, geprüft am 23.09.2026
• seit 2025
• E-Rechnung als Regelfall
• zwischen inländischen Unternehmen
• 31.12.2026
• allgemeine Übergangsfrist endet:
• Papier und sonstige Rechnungen
• 31.12.2027
• Ende für bis 800.000 €
• Vorjahresumsatz sowie EDI-Verfahren

E-Rechnung 2027: Mandantenfragen im Kanzlei-Chat

Warum die Fragen zur E-Rechnung im Herbst gebündelt kommen

Die Umstellung auf die elektronische Rechnung läuft in Stufen. Für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen schreibt § 14 Abs. 2 UStG die elektronische Rechnung als Regelfall vor; die Übergangsvorschrift in § 27 Abs. 38 UStG erlaubt für Umsätze aus 2025 und 2026 aber noch Papier und andere elektronische Formate. Diese allgemeine Erleichterung läuft am 31. Dezember 2026 aus (§ 27 Abs. 38 UStG). Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, gilt sie für Umsätze aus 2027 weiter, und zwar bis zum 31. Dezember 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Ein dritter Fall betrifft Rechnungen, die über ein elektronisches Datenaustauschverfahren, kurz EDI, übermittelt werden; auch dafür gilt bis Ende 2027 eine Sonderregel, sofern der Empfänger zustimmt.

Für eine Kanzlei heißt das: Jeder Mandant, der Rechnungen schreibt, sollte bis zum Jahreswechsel wissen, in welche Gruppe er fällt. Die meisten erfahren davon aus dem Mandantenrundschreiben, aus der Fachpresse oder vom Anbieter ihres Rechnungsprogramms - und viele greifen dann zum Telefon, weil sie eine kurze Bestätigung wollen. Die Anfragewelle hat damit dieselbe Form wie jede Saisonspitze: Sie ist vorhersehbar, sie ist groß, und sie besteht zum größten Teil aus Fragen, die sich mit einem guten Merkblatt beantworten lassen. Wie man solche Spitzen im Chat abfängt, haben wir allgemein im Beitrag über Anfragespitzen im Weihnachtsgeschäft beschrieben; dasselbe Muster zeigt sich in diesem Herbst auch in der Reifenwechsel-Saison der Werkstätten.

Der Unterschied zur Werkstatt oder zum Onlineshop liegt in der Grenze, die eine Steuerkanzlei ziehen muss. Ein Assistent darf erklären, was im Gesetz steht und was die Kanzlei in ihren Mandanteninformationen dazu schreibt. Er darf nicht entscheiden, ob eine Regel auf einen bestimmten Mandanten zutrifft. Genau an dieser Stelle trennt sich die Anfrage, die der Assistent vollständig beantwortet, von der Anfrage, die er vorbereitet und an einen Menschen übergibt.

Die Fragen, die Mandanten zum Jahreswechsel wirklich stellen

Wer in einer Kanzlei die Telefonnotizen eines Herbstes durchsieht, findet eine überschaubare Zahl von Grundfragen. Sie kommen in unterschiedlichen Worten, aber mit demselben Kern. Für die Einrichtung eines Assistenten ist diese Liste der wichtigste Arbeitsschritt, denn sie bestimmt, welche Antworten im Merkblatt stehen müssen und an welcher Stelle der Assistent aufhört zu erklären.

• Betrifft mich das überhaupt? Die häufigste Frage. Sie hängt davon ab, an wen der Mandant Rechnungen schreibt und ob seine Umsätze steuerpflichtig sind. Der Assistent erklärt die Kriterien und fragt nach; die Einordnung übernimmt die Kanzlei.
• Darf ich ab Januar noch Papierrechnungen verschicken? Dahinter steht die Umsatzgrenze von 800.000 Euro (§ 27 Abs. 38 UStG). Der Assistent nennt Grenze und Fristen aus dem Merkblatt, bestätigt aber nicht, dass ein bestimmter Mandant darunter liegt. Die Vorlage für Kanzleien schließt Aussagen zu Fristen ab Werk aus; die Kanzlei kann diese Sperre in den Einstellungen des Assistenten aufheben.
• Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung? Nicht, wenn sie nur ein Bild der Rechnung enthält. Diese Frage lässt sich allgemein beantworten, weil die Definition im Gesetz steht.
• Welches Format brauche ich? Das Gesetz verweist auf die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Welche Formate die Kanzlei ihren Mandanten empfiehlt, steht im Merkblatt; der Assistent gibt genau das wieder.
• Muss ich E-Rechnungen auch empfangen können? Wer Leistungen von inländischen Unternehmen bezieht, sollte dafür eingerichtet sein: Soweit die Pflicht zur E-Rechnung besteht, braucht der Absender keine Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG). Für viele Mandanten ist das die eigentliche Überraschung.
• Was ist mit Kleinbeträgen und Kleinunternehmern? Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 UStDV), und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) dürfen abweichend von der Pflicht als sonstige Rechnung übermittelt werden. Der Assistent gibt das aus dem Merkblatt wieder; ob ein Mandant Kleinunternehmer ist, klärt die Kanzlei.
• Was muss ich im Januar konkret ändern? Die Frage, an der jede allgemeine Auskunft endet. Die Antwort hängt von Software, Kundenkreis und Umsatz ab - und damit vom Einzelfall.

Von diesen sieben Fragen lassen sich die meisten allgemein beantworten, und nur ein kleiner Teil mündet zwangsläufig in eine Prüfung. Dieses Verhältnis ist der Kern der Überlegung: Beantwortet der Assistent die allgemeinen Fragen vollständig und gibt er die übrigen mit den richtigen Eckdaten an die Kanzlei, dann können die Anrufe abnehmen, die nur eine Bestätigung suchen, und jede verbleibende Anfrage kommt vorbereitet an.

Wo die Grenze verläuft: Information ja, Einzelfall nein

Das Steuerberatungsgesetz zieht die Linie genauer, als sie im Kanzleialltag oft wahrgenommen wird. Hilfeleistung in Steuersachen ist nach § 2 Abs. 2 StBerG jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. Geschäftsmäßig ausüben dürfen sie nur Personen und Vereinigungen, die hierzu befugt sind (§ 2 Abs. 1 StBerG). Für einen Assistenten auf der Kanzleiwebsite folgt daraus eine klare Rollenverteilung: Er gibt wieder, was allgemein gilt, und er sammelt, was die Beraterin für die Prüfung braucht. Die Prüfung selbst übernimmt er nicht - auch dann nicht, wenn der Mandant alle Angaben schon geliefert hat und die Antwort scheinbar auf der Hand liegt.

In der Praxis ist die Grenze an Formulierungen erkennbar. Die Frage, bis wann Papierrechnungen allgemein zulässig sind, lässt sich aus dem Gesetz beantworten. Die Frage, ob die Tischlerei eines bestimmten Mandanten im Jahr 2026 unter oder über der Umsatzgrenze liegt, verlangt Zahlen aus der Buchhaltung, die Kenntnis von Sonderfällen und eine Würdigung. Ähnlich ist es bei steuerfreien Leistungen: Die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG greift nur, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Welche Umsätze eines Mandanten darunterfallen, ist eine Frage für die Beratung, nicht für den Chat.

Diese drei Rollen gelten für Kanzleien, die einen Assistenten einsetzen, unabhängig vom Thema. Im Grundsatz sind es dieselben, die wir im Beitrag über den KI-Assistenten für Kanzleien für Mandatsanfragen beschrieben haben; dort ging es darum, ob eine Anfrage ins Arbeits-, Miet- oder Familienrecht gehört. Bei der E-Rechnung ist der Stoff enger und der Stichtag fest, was die Einrichtung einfacher macht: Die Liste der allgemeinen Antworten ist kurz, und die Kriterien für eine Übergabe lassen sich vorab festlegen.

Welche Eckdaten der Assistent vor dem Termin erfragt

Die Vorsortierung ist der Teil, der der Kanzlei die meiste Zeit spart, und zugleich der Teil, bei dem am meisten falsch gemacht werden kann. Der Assistent soll so viel wissen, dass die Beraterin sich vorbereiten kann, und so wenig erfragen, dass niemand im Chat seine Buchhaltung offenlegt. Sinnvoll sind wenige, grobe Angaben, die der Mandant ohne Unterlagen beantworten kann.

• Kundenkreis: Schreibt der Mandant Rechnungen überwiegend an andere Unternehmen, überwiegend an Verbraucher oder an beide? Nur für Leistungen an Unternehmen greift die Pflicht nach § 14 Abs. 2 UStG.
• Umsatzklasse: Lag der Gesamtumsatz des Vorjahres grob unter oder über 800.000 Euro (§ 27 Abs. 38 UStG), oder ist das unklar? Eine Klasse genügt, eine genaue Zahl ist nicht nötig.
• Steuerfreie Umsätze: Gibt es Leistungen, die der Mandant für steuerfrei hält, etwa als Heilberuf oder bei einer Vermietung? Die Angabe wird notiert, nicht bestätigt.
• Rechnungssoftware: Wie entstehen Rechnungen heute: mit einem Rechnungsprogramm, aus der Warenwirtschaft, mit einer Textvorlage oder von Hand? Die Art des Werkzeugs reicht für die Vorbereitung.
• Empfang: Kann der Betrieb heute schon E-Rechnungen von Lieferanten annehmen und weiterverarbeiten, oder landen sie als unlesbare Datei im Postfach?
• Anliegen und Zeitfenster: Worum soll es im Gespräch gehen, und wann passt ein Termin? Daraus entsteht die Terminanfrage.

Aus diesen Angaben wird keine Empfehlung, sondern eine Zusammenfassung, die im Kanzleisystem oder per E-Mail bei der zuständigen Person landet. Wie eine solche Übergabe aussieht und welche Felder sie tragen sollte, beschreibt der Beitrag zur Übergabe an einen Mitarbeiter; die Logik der Vorqualifizierung ist dieselbe wie beim Qualifizieren von Anfragen im Chat, nur mit anderen Kriterien.

Vom Chat zum Beratungstermin

Der Termin ist das Ende jeder Anfrage, die über die allgemeine Auskunft hinausgeht. Ein Termin-Assistent nennt dafür freie Zeiten aus den hinterlegten Terminarten der Kanzlei, lässt den Mandanten eine wählen und hängt die Zusammenfassung an die Terminanfrage. Das Sekretariat bestätigt sie in seiner Ansicht; einen Eintrag im Kanzleikalender legt der Assistent nur mit angebundenem Kalender an.

Im vierten Quartal lohnt es sich, dafür eigene Termintypen anzulegen: ein kurzes Gespräch zur Einordnung und ein längeres zur Umstellung der Rechnungsstellung. Der Assistent wählt anhand der Eckdaten den passenden Typ vor, und die Kanzlei behält die Hoheit darüber, wie viele Termine sie freigibt. So verteilt sich die Welle auf die Wochen bis zum Jahreswechsel, statt sich in den letzten Tagen des Dezembers zu stauen.

Eine Besonderheit der E-Rechnung ist, dass die Anfragen überwiegend von Bestandsmandanten kommen. Der Assistent muss darum nicht nur Interessenten vorqualifizieren, sondern auch Mandanten erkennen, die bereits betreut werden, und sie an die richtige Person geben. Am einfachsten gelingt das über die Frage nach der zuständigen Beraterin oder dem zuständigen Berater. Eine Mandantennummer kann als freiwillige Zuordnungshilfe dienen; geprüft wird sie im Chat nicht.

Woraus der Assistent antwortet: das Merkblatt der Kanzlei

Die Qualität der allgemeinen Antworten hängt an einer einzigen Quelle: dem Merkblatt, das die Kanzlei ohnehin für ihre Mandanten schreibt. Der Assistent wird nur darauf und auf die freigegebenen Seiten der Kanzleiwebsite trainiert, und seine Antworten sind an genau diese Quellen gebunden. Was dort nicht steht, soll er nicht aus allgemeinem Wissen ergänzen, sondern als Frage an die Kanzlei weitergeben. Wie diese Bindung an eigene Inhalte technisch funktioniert, beschreibt die Seite zur Wissensbasis; warum sie gegen erfundene Antworten hilft, steht im Beitrag über Antworten mit Quellenbindung.

Für die E-Rechnung sollte das Merkblatt mindestens diese Bausteine enthalten:

• Die Definition der elektronischen Rechnung und den Unterschied zur sonstigen Rechnung, mit Fundstelle in § 14 Abs. 1 UStG.
• Die Fristen und Gruppen aus § 27 Abs. 38 UStG: allgemeines Fristende, Umsatzgrenze, EDI-Verfahren.
• Die Formate, die die Kanzlei ihren Mandanten empfiehlt, und die Hinweise zur Weiterverarbeitung in der Buchhaltung.
• Den Hinweis zum Empfang: was Mandanten tun sollten, damit eingehende E-Rechnungen nicht im Postfach liegen bleiben.
• Die Sonderfälle, die die Kanzlei selbst benennen will, etwa Kleinbeträge (§ 33 UStDV) oder Kleinunternehmer (§ 34a UStDV), jeweils mit dem Satz, dass die Einordnung im Gespräch erfolgt.
• Den Weg zum Termin: welche Termintypen es gibt und was Mandanten mitbringen sollten.

Der zweite Vorteil dieser Bindung zeigt sich, wenn sich etwas ändert. Neben dem Gesetz können Hinweise der Finanzverwaltung hinzukommen oder sich ändern. Wird das Merkblatt angepasst, antwortet der Assistent nach der nächsten Aktualisierung auf dem neuen Stand. Wer dafür zuständig ist und in welchem Takt geprüft wird, gehört vor dem Start festgelegt; wie sich das organisieren lässt, beschreibt der Beitrag zum Aktuellhalten der Wissensbasis.

Verschwiegenheit, Datenschutz und Hosting

Eine Steuerkanzlei trägt eine Verschwiegenheitspflicht, die weiter reicht als der Datenschutz. Für den Assistenten folgen daraus zwei Grundsätze. Erstens fragt er nur ab, was für die Terminvorbereitung nötig ist: keine Steuernummer, keine Umsatzzahlen, keine hochgeladenen Rechnungen. Zweitens wird der Dienstleister, der den Assistenten betreibt, vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Das Berufsrecht der Steuerberater regelt das ausdrücklich: Der Vertrag mit dem Dienstleister bedarf der Textform, und darin ist der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten (§ 62a StBerG).

Die Datenverarbeitung läuft über eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, Gesprächsdaten werden nach einer festgelegten Frist gelöscht, und der Betrieb erfolgt mit Hosting in Deutschland. Die Einzelheiten stehen auf der Seite zu Datenschutz und Hosting; die grundsätzlichen Fragen haben wir im Beitrag über DSGVO-konforme KI-Assistenten behandelt. Dass der Mandant mit einem KI-System schreibt, sagt der Assistent zu Beginn des Gesprächs; zu den Transparenzpflichten gibt es einen eigenen Beitrag zur Kennzeichnungspflicht.

Ein Fahrplan bis zum Jahreswechsel

Damit der Assistent die Welle noch in diesem Jahr auffängt, sollte er vor dem Höhepunkt laufen. Ein realistischer Ablauf besteht aus fünf Schritten:

• Fragen sammeln: Telefonnotizen und E-Mails der letzten Wochen durchsehen und die wiederkehrenden Fragen zur E-Rechnung zusammentragen.
• Merkblatt freigeben: Das vorhandene Mandantenmerkblatt um die fehlenden Antworten ergänzen und von einem Berufsträger freigeben lassen.
• Übergabekriterien festlegen: Bestimmen, bei welchen Fragen der Assistent nicht mehr allgemein antwortet, sondern Eckdaten erfasst und einen Termin anbietet.
• Termintypen anlegen: Kurze Einordnung und ausführliche Umstellungsberatung als eigene Typen mit festen Kontingenten freigeben.
• Testen und auswerten: Mit echten Fragen aus dem Kanzleialltag testen, dann live schalten und die Gespräche der ersten Wochen auswerten.

Die Auswertung ist dabei kein Nebenprodukt. Die Gesprächsanalyse zeigt, welche Fragen häufig gestellt wurden und an welcher Stelle Antworten im Merkblatt fehlen. Für eine Kanzlei ist das zugleich ein Bild davon, welche Mandantengruppen noch nicht vorbereitet sind - eine Information, die sich für das nächste Rundschreiben oder für gezielte Anrufe nutzen lässt.

Was nach dem Jahreswechsel bleibt

Mit dem 31. Dezember 2026 ist das Thema nicht erledigt. Für Unternehmen unterhalb der Umsatzgrenze kommt dieselbe Frage zum 31. Dezember 2027 noch einmal (§ 27 Abs. 38 UStG), und mit den ersten eingehenden E-Rechnungen entstehen neue Fragen zur Weiterverarbeitung. Ein Assistent, der für den ersten Stichtag eingerichtet wurde, lässt sich für den zweiten mit wenigen Änderungen am Merkblatt weiterverwenden.

Darüber hinaus bleibt die Struktur: Ein Assistent, der allgemeine Fragen aus freigegebenen Inhalten beantwortet, Eckdaten erfasst und Termine vorbereitet, trägt auch bei anderen wiederkehrenden Themen einer Kanzlei. Welche Aufgaben er dort übernehmen kann, zeigt die Branchenseite zum Kanzlei-Assistenten. Wer die eigenen Mandanteninformationen einmal durchsprechen möchte, erreicht uns über den Kontakt; wir sehen uns das vorhandene Merkblatt an und zeigen in einer kostenlosen Demo, wie Antworten und Übergabe für Ihre Kanzlei aussehen würden.

Für die Mandanten ändert sich dabei vor allem eines: Sie bekommen auf die allgemeine Frage eine Antwort mit Fundstelle, ohne auf einen Rückruf zu warten, und auf die persönliche Frage eine Terminanfrage mit Zusammenfassung, statt zweimal anzurufen. Für die Kanzlei entstehen weniger Unterbrechungen im Tagesgeschäft und Gespräche, die mit Kenntnis des Falls beginnen. Wie ein Kanzlei-Assistent Erstanfragen ordnet und Terminanfragen aufnimmt, zeigt die Seite zum Assistenten für Kanzleien.

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