Kann der Assistent Termine buchen und Leads erfassen?

Er nimmt Terminanfragen auf und erfasst Leads. Ohne angebundenen Kalender nennt der Termin-Assistent auf Nachfrage freie Zeiten aus Ihren hinterlegten Terminarten, abzüglich der Termine, die in XICBOT schon angefragt oder bestätigt sind, prüft Terminart, Vorlauf und Belegung und hält die gewählte Zeit frei; zum Termin wird die Anfrage, sobald Ihr Betrieb sie bestätigt, und hat der Besucher eine E-Mail-Adresse angegeben, bekommt er dann eine Bestätigungsmail. Mit einer eingerichteten Kalenderanbindung im Paket Individuell zeigt er freie Zeiten aus Ihrem Kalender und trägt den Termin dort direkt ein, sobald der Besucher im Chat zugestimmt hat. Das entlastet Telefon und Empfang, weil Interessenten selbstständig einen passenden Zeitpunkt anfragen.

Bei Anfragen ohne festen Termin qualifiziert der Lead-Assistent mit gezielten Rückfragen, erfasst die Kontaktdaten und übergibt einen strukturierten Lead an Ihr Postfach oder System, statt Besucher vor einem langen Formular allein zu lassen.

Beide Vorgänge sind schreibende Werkzeuge und laufen deshalb nicht von selbst: Der Assistent zeigt den Vorschlag mit den erfassten Angaben, und erst eine Bestätigung im Fenster löst ihn aus. Als Zustände kommen vorgeschlagen, bestätigt, ausgeführt, abgelehnt, abgelaufen, fehlgeschlagen und Frist überschritten vor. Jeder Aufruf bekommt eine Protokollzeile, die vor der Ausführung geschrieben und danach mit dem Ergebnis fortgeschrieben wird.

Im Konto stehen Termine und Anfragen als eigene Listen, und die Gesprächsanalyse zählt sie als Ergebnis je Zeitraum. Scheitert die Übergabe an Ihr System, bleibt das nicht stumm: Der Aufruf steht als fehlgeschlagen im Protokoll, und die zugehörige Kennzahl weist ihn aus, statt ihn als Null zu verbuchen. Welche Felder ein Lead mitbringen soll, stimmen wir vorab ab; den Ablauf zeigt die Seite Lead-Assistent.