Eventlocation: Anfragen zu Termin, Kapazität und Ablauf im Chat

Wer eine Hochzeit, eine Firmenfeier oder eine Tagung plant, schreibt der Location oft dann, wenn dort niemand ans Telefon geht: abends, am Wochenende und ausgerechnet an den Tagen, an denen das Team selbst eine Veranstaltung betreut. Die Fragen ähneln sich: Ist unser Wunschtermin noch frei, wie viele Gäste passen in den Saal, gibt es Hauscatering, wo parken die Gäste, wo übernachten sie? Vieles davon steht in Unterlagen, die eine Eventlocation ohnehin hat. Dieser Beitrag zeigt, welche Fragen ein Chat-Assistent aus diesen Unterlagen mit Quelle beantworten kann, wie er eine Anfrage mit Datum, Anlass, Personenzahl und Wünschen aufnimmt und warum eine Terminanfrage im Chat keine Reservierung ist. Gerade im Herbst, wenn Paare und Firmen das kommende Jahr planen, kommen viele dieser Anfragen in kurzer Zeit.

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Beschriftungen der Abbildung

• Chat
• Assistent
• Betrieb
• Team
• Auskunft geben
• aus den Unterlagen,
• meist mit Quelle
• Quellen pflegen
• Räume, Preise,
• Technik, Hausordnung
• Anfrage erfassen
• Datum, Anlass,
• Personen, Wünsche
• Belegungsplan
• liegt im Betrieb,
• nicht im Chat
• Vorschau zeigen
• Besucher bestätigt,
• dann Übergabe
• Termin prüfen
• Datum, Raum,
• Kapazität, Option
• Keine Zusage
• kein Schätzpreis,
• keine Reservierung
• Angebot senden
• Annahme durch den
• Gast: Vertrag
• Im Chat entsteht eine Anfrage
• keine Reservierung, kein Preis ohne Grundlage
• Verbindlich: Angebot und Annahme
• nach §§ 145 ff. BGB, zwischen Team und Gast

Von der Frage im Chat bis zum Vertrag

Was Interessenten eine Eventlocation fragen

Die Fragen an eine Eventlocation folgen dem Ablauf der Planung. Am Anfang steht meist der Termin, oft mit einem Wunschdatum und der Frage, ob es Alternativen gibt. Danach geht es um die Größe: Wie viele Gäste passen, in welcher Bestuhlung, gibt es einen zweiten Raum für den Empfang? Dann folgen Catering, Technik und der Ablauf des Tages, zuletzt die praktischen Fragen nach Anreise, Parken, Barrierefreiheit und Übernachtung. Ein Hochzeitspaar fragt anders als eine Assistenz, die eine Tagung organisiert, aber die Themen überschneiden sich weitgehend. Wie ein Assistent in der Gastronomie Reservierungen und Allergenfragen trennt, beschreibt der Beitrag zum KI-Chat im Restaurant.

Die Tabelle trennt nicht nach Schwierigkeit, sondern danach, wer die Antwort verantwortet. In der mittleren Spalte steht, was für alle Anfragen gleich gilt und in einer Unterlage nachzulesen ist. Rechts steht, was vom einzelnen Termin, vom einzelnen Raumaufbau oder von einer Abstimmung abhängt, die nur das Team treffen kann. Ein Assistent, der diese Grenze kennt, beantwortet die mittlere Spalte vollständig und nimmt die rechte als Anfrage auf, statt zu raten. Kommen mehrere dieser Fragen in einer Nachricht, hilft es, sie getrennt zu beantworten und getrennt zu übergeben; wie das geht, zeigt der Beitrag über mehrere Anliegen in einem Gespräch.

Freie Termine: Auskunft ist keine Zusage

„Ist unser Wunschtermin noch frei?“ ist die Frage, mit der viele Gespräche beginnen. Die verlässliche Antwort darauf kennt nur das Team. Der Belegungskalender einer Eventlocation ändert sich laufend: Optionen laufen aus, Termine werden getauscht, ein Firmenkunde verlängert. Bei XICBOT gleicht der Assistent keinen externen Kalender ab, und selbst eine Liste belegter Tage in der Wissensbasis wäre nur ein Stand von gestern. Der Assistent sollte deshalb nicht sagen, ob ein Tag frei ist, sondern erklären, wie die Location Termine vergibt, und den Wunsch als Anfrage aufnehmen. Für Besichtigungen gibt es mit dem Termin-Assistenten einen eigenen Weg, dazu weiter unten mehr.

• Wunschtermin und Ausweichtermine aufnehmen, damit das Team nicht für jede Alternative neu nachfragen muss.
• Die Regel der Location wiedergeben, wenn sie hinterlegt ist: ob es Optionen gibt, wie lange sie gelten und wie aus einer Option eine Buchung wird.
• Den Weg nennen, auf dem sich das Team meldet, ohne eine Frist zuzusagen, die niemand geprüft hat.
• Klar sagen, dass die Anfrage keine Reservierung ist und für den Gast nichts blockiert, bis das Team sich gemeldet hat.

Rechtlich kommt ein Vertrag über eine Veranstaltung wie andere Verträge auch durch Antrag und Annahme zustande. Wer einem anderen einen Vertragsschluss anträgt, ist nach § 145 BGB an diesen Antrag gebunden, sofern er die Bindung nicht ausgeschlossen hat. Nimmt der Gast ein Angebot nur mit Änderungen an, etwa mit mehr Gästen oder einem anderen Raum, gilt das nach § 150 Absatz 2 BGB als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag. Für den Chat folgt daraus eine einfache Arbeitsteilung: Der Assistent sammelt, was das Team für ein Angebot braucht; Angebot und Annahme laufen zwischen der Location und dem Gast. Ob eine einzelne Äußerung im Chat schon als Antrag zu werten wäre, ist eine Frage des Einzelfalls, die eine fachliche Beratung klären kann. Einfacher ist es, solche Äußerungen gar nicht erst entstehen zu lassen.

Personenzahl, Räume und Bestuhlung

„Wie viele Personen passen rein?“ lässt sich nicht mit einer einzigen Zahl beantworten. Derselbe Saal fasst im Stehempfang deutlich mehr Gäste als beim gesetzten Essen an runden Tischen, und eine Tanzfläche oder Bühne nimmt Platz weg. Hinzu kommt, dass die zulässige Personenzahl nicht allein eine Frage des Platzes ist: Für größere Versammlungsräume gelten bauordnungsrechtliche Vorgaben der Länder, und Rettungswege und genehmigte Bestuhlungspläne begrenzen, wie viele Menschen sich in einem Raum aufhalten dürfen. Ein Assistent sollte deshalb nur Werte nennen, die in der Raumliste der Location stehen, und zwar je Raum und je Bestuhlungsform. Fragt jemand nach einer Zahl darüber hinaus, nimmt er die Frage als Anfrage auf, statt hochzurechnen.

• Raumname und Lage, etwa Saal, Gewölbekeller oder Terrasse, mit dem Hinweis, welche Räume sich kombinieren lassen.
• Höchstwerte je Bestuhlungsform: Reihe, parlamentarisch, Bankett an runden oder langen Tafeln, Stehempfang.
• Abzüge für Aufbauten wie Tanzfläche, Bühne, Buffet oder DJ-Pult, wenn sie die Zahl verändern.
• Fest installierte Technik je Raum: Beschallung, Mikrofone, Projektion, Licht.
• Einschränkungen, etwa für offenes Feuer, Konfetti, Lautstärke oder das Ende der Veranstaltung laut Hausordnung.

Catering, Technik und Ablauf des Tages

Nach Termin und Größe kommen die Fragen, an denen sich eine Location von der nächsten unterscheidet. Gibt es Hauscatering, oder darf ein eigener Caterer kommen? Wie sind Getränke geregelt? Bis wann darf Musik laufen, ist eine Band erlaubt, wann kann die Dekoration aufgebaut werden, wann muss abgebaut sein? Diese Antworten stehen meist schon irgendwo: im Cateringkonzept, in der Technikliste, in der Hausordnung oder in einem Merkblatt für Brautpaare. Bei XICBOT entstehen Antworten aus den Unterlagen in der Wissensbasis, nicht aus dem allgemeinen Wissen des Sprachmodells, und eine Antwort trägt in der Regel eine Quellenangabe, die auf die Fundstelle zeigt. Für den Gast heißt das: Er sieht, ob eine Antwort aus der Hausordnung oder aus dem Cateringkonzept stammt, und kann dort nachlesen.

• Aufbau: ab wann Dekoration, Floristik und Technik in den Raum dürfen und wie die Übergabe des Raums geregelt ist.
• Trauung oder Programm: ob eine freie Trauung im Garten möglich ist, wo ein Rednerpult steht, wie der Raum für Vorträge umgebaut wird.
• Empfang und Essen: welcher Raum für den Empfang vorgesehen ist, ob Buffet oder Menü, wie Kinderessen und Sonderessen geregelt sind.
• Musik und Ende: ob Band oder DJ erlaubt ist, bis wann Musik laufen darf und was die Hausordnung zur Lautstärke sagt.
• Abbau: bis wann der Raum geräumt sein muss und was am Folgetag abgeholt werden kann.

Barrierefreiheit, Anreise, Parken und Übernachtung

Die praktischen Fragen kommen oft erst, wenn die Entscheidung fast gefallen ist, und sie kommen von den Gästen ebenso wie von den Gastgebern. Gibt es einen stufenlosen Zugang, einen Aufzug, ein rollstuhlgerechtes WC? Wie viele Parkplätze gibt es, wie kommt man mit Bus und Bahn hin, fährt ein Shuttle? Wo können auswärtige Gäste übernachten? Hier zählt Genauigkeit mehr als Werbung. Ein Assistent sollte nennen, was die Location konkret bietet, und bei Übernachtungen klar trennen: Ein eigenes Gästehaus kann die Location selbst vergeben, Zimmer in einem Partnerhotel vergibt das Hotel. Wie ein Hotel diese Fragen im eigenen Chat beantwortet, steht im Beitrag zum KI-Chat für Hotels.

Preise nur aus der Preisliste

„Was kostet eine Hochzeit bei Ihnen?“ gehört zu den ersten Fragen und lässt sich im Chat selten vollständig beantworten. Der Preis einer Veranstaltung hängt vom Wochentag, von der Saison, von der Personenzahl, vom Cateringpaket und von der Technik ab. Viele Locations nennen deshalb nur Raummieten oder Pauschalen je Person und rechnen den Rest im Angebot. Ein Assistent sollte genau das wiedergeben, was veröffentlicht ist, und keine Summe schätzen. Bei XICBOT nennt der Assistent ohne hinterlegte Grundlage keinen Preis, und eine Nachprüfung gleicht Preisangaben in der Antwort gegen die Quelle ab. Was bei Preisangaben im Chat allgemein zu beachten ist, beschreibt der Beitrag zu Preisen im Chat.

Die Anfrage: Datum, Anlass, Personenzahl, Wünsche

Hat der Gast seine Fragen geklärt, sollte er die Anfrage im selben Gespräch stellen können, ohne ein zweites Formular zu suchen. Der Assistent erfragt dabei die Angaben, die das Team für ein Angebot braucht. Welche Angaben Pflicht sind, legt die Location fest; fehlt eine davon, fragt der Assistent nach, statt eine halbe Anfrage weiterzugeben. Bevor etwas übergeben wird, zeigt er die Angaben im Klartext, und erst wenn der Gast bestätigt, geht die Anfrage mit dem Gesprächsverlauf an das Postfach der Location. Mehr zur Erfassung von Anfragen im Gespräch steht beim Lead-Assistenten.

• Anlass: Hochzeit, Geburtstag, Firmenfeier, Tagung oder Weihnachtsfeier, mit dem gewünschten Programm, etwa Trauung, Empfang, Dinner und Feier.
• Wunschtermin und Ausweichtermine, bei Tagungen mit Uhrzeiten und der Frage, ob ein Vorabend dazugehört.
• Ungefähre Personenzahl, getrennt nach Erwachsenen und Kindern, wenn das für Bestuhlung oder Catering zählt.
• Wünsche zu Bestuhlung, Catering, Technik und Übernachtung, so wie der Gast sie nennt.
• Kontaktweg mit Name und E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, so wie die Location es als Pflicht festgelegt hat.

Fragt ein Paar oder eine Privatperson selbst an, ist die Anfrage datenschutzrechtlich in der Regel eine vorvertragliche Maßnahme: Nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO ist eine Verarbeitung rechtmäßig, wenn sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen. Das deckt, was für ein Angebot gebraucht wird, nicht mehr. Fragt dagegen eine Assistenz für ihr Unternehmen an, ist sie selbst nicht Vertragspartei; welche Rechtsgrundlage dann für ihre Kontaktdaten gilt, hängt vom Einzelfall ab. Der Grundsatz der Datenminimierung in Art. 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO verlangt, dass Daten auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sind. Gesundheitsdaten sind nach Art. 4 Nummer 15 DSGVO Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer Person beziehen und Informationen über ihren Gesundheitszustand erkennen lassen; eine Allergie gehört typischerweise dazu. Wie Kontaktdaten im Chat sauber erhoben werden, beschreibt der Beitrag zur Einwilligung im Chat; die Einordnung im Einzelfall gehört in eine fachliche Beratung.

Besichtigung, Rückruf und Übergabe an das Team

Kaum jemand bucht eine Location, ohne sie gesehen zu haben. Die Besichtigung ist deshalb oft der nächste Schritt nach dem Chat, und sie lässt sich als Termin abbilden: Legt die Location eine Terminart Besichtigung mit Dauer und Zeitfenstern an, nennt der Termin-Assistent auf Nachfrage freie Zeiten daraus und nimmt den gewählten Zeitpunkt als Terminanfrage auf. Verbindlich wird sie erst, wenn das Team sie bestätigt; einen externen Kalender gleicht der Assistent dabei nicht ab. Für Fälle, die ein Gespräch brauchen, etwa eine Firmenveranstaltung über mehrere Räume und Tage oder eine Hochzeit mit vielen Sonderwünschen, bietet der Assistent eine Rückrufbitte an: mit Wunschzeit und Anliegen, nicht nur mit der Rufnummer. Auch sie geht erst nach Bestätigung hinaus, und beim Rückruf hat das Team den Gesprächsverlauf vor sich. Eine feste Rückrufzeit sagt der Assistent nicht zu. Was eine gute Rückrufbitte enthält, beschreibt der Beitrag zur Rückrufbitte im Chat.

Was in die Wissensbasis einer Eventlocation gehört

Ein Assistent ist so gut wie die Unterlagen, aus denen er antwortet. Was nicht in der Wissensbasis steht, beantwortet er in der Regel nicht, und das ist gewollt: Statt eine plausible Antwort zu erfinden, sagt er, dass er dazu nichts findet, und bietet die Anfrage oder einen Rückruf an. Für eine Eventlocation lohnt es sich, die Unterlagen vor der Planungssaison im Herbst durchzusehen, wenn Preise und Pakete für das kommende Jahr feststehen. Jede Unterlage sollte das Datum tragen, ab dem sie gilt, und eine überholte Fassung gehört aus der Wissensbasis, damit der Assistent nicht aus der Preisliste des Vorjahres antwortet. Schreibt ein Paar aus dem Ausland in einer anderen Sprache, antwortet der Assistent in dieser Sprache aus derselben Wissensbasis.

• Raumliste mit Höchstwerten je Bestuhlungsform, Kombinationen und fest installierter Technik.
• Termin- und Optionsregeln: welche Tage angeboten werden, wie Optionen funktionieren und wie aus einer Anfrage ein Angebot wird.
• Cateringkonzept und Getränkeregelung, mit Hinweisen zu Sonderessen und zur Zusammenarbeit mit externen Caterern.
• Hausordnung mit Regeln zu Musik, Ende der Veranstaltung, Dekoration, Aufbau und Abbau.
• Anreise, Parken, Barrierefreiheit und Übernachtung, jeweils konkret und mit dem Datum des Stands.
• Preisliste, sofern Preise veröffentlicht werden, mit dem Datum, ab dem sie gilt.

Wie zuverlässig ein Assistent an seine Quellen gebunden bleibt, lässt sich messen statt behaupten. In unserer eigenen Messreihe trugen 42 von 48 Antworten eine Angabe der Quelle; gezählt wurden Fragen, deren Antwort in der Wissensbasis steht, sechs blieben ohne Quellenangabe. Warum diese Angabe für Gäste und Gastgeber zählt, beschreibt der Beitrag über Quellenangaben in der Chatantwort. Wenn Sie sehen möchten, wie das mit Ihrer Raumliste und Ihrer Hausordnung aussieht, sprechen Sie uns an.

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