Assistenten anlegen und pflegen

Ein Assistent hat zwei Schichten. Die Grunddaten mit Name, Status und Notfallantwort gelten, sobald Sie speichern. Die Bausteine der Antwort liegen in nummerierten Fassungen: jedes Veröffentlichen legt eine neue Fassung an, die vorherige bleibt erhalten, und ein laufendes Gespräch behält die Fassung, mit der es begonnen hat.

Wo Sie die Assistenten finden

Die Seite Assistenten liegt unter https://app.xicbot.de/assistenten. Oben stehen das Formular Neuer Assistent und die Karte Kontingent in diesem Monat, darunter die Liste aller Assistenten, nach Namen sortiert und bis zu 200 Einträge lang. Wie die App insgesamt aufgebaut ist, beschreibt Aufbau der App.

Der Einrichtungsweg führt durch vier Schritte: Anlegen, Wissen verbinden, Probieren und Einbinden. Auf größeren Bildschirmen steht er oben auf der Seite, auf dem Handy unter dem Formular. Solange es keinen Assistenten gibt, ist Einbinden gesperrt und trägt den Zusatz „nach Schritt 1“. Einen Assistenten können Sie auch aus einem Vorschlag zu Ihrer Website anlegen; das beschreibt Einrichtung. Auch er beginnt als Entwurf mit Fassung 1.

Die Kontextspalte der App führt dieselbe Liste noch einmal, mit dem Suchfeld In der Liste suchen. Es vergleicht Name und Kurzname; ein Klick auf einen Treffer öffnet die Karte des Assistenten und springt dorthin. Hängen Sie ?a= mit der Kennung eines Assistenten an die Adresse, öffnet die Seite genau diese Karte. Passt kein Eintrag, steht dort „Kein Eintrag passt zu diesem Suchwort.“

Wer was darf

Die Rechte folgen der Rolle im Team. Ansehen kann jede Rolle, jede weitere Handlung verlangt mindestens die genannte Rolle.

Mit der Rolle Lesen zeigt die Seite: „Mit der Rolle Lesen lässt sich hier nur ansehen. Ändern kann, wer mindestens die Rolle Bearbeiten hat.“ Rollen unterhalb der Verwaltung lesen unter der Liste: „Assistenten löschen kann, wer die Rolle Verwaltung oder Inhaber hat.“ In der geöffneten Karte steht unter Öffentlicher Schlüssel für diese Rollen statt des Knopfs: „Einen neuen Schlüssel erzeugt, wer die Rolle Verwaltung oder Inhaber hat.“ Mit der Rolle Verwaltung oder Inhaber fragt Neuen Schlüssel erzeugen zuerst nach: „Neuen Schlüssel erzeugen? Der bisherige Einbaucode hört sofort auf zu arbeiten.“ Was danach auf Ihrer Website zu tun ist, steht unter Öffentlicher Schlüssel. Wie Sie Rollen vergeben, steht unter Team und Rollen.

Einen Assistenten anlegen

Das Formular Neuer Assistent hat drei Felder. Assistent anlegen legt den Assistenten an; während der Anfrage steht auf dem Knopf „Wird angelegt …“. Danach erscheint er, nach Namen einsortiert, in der Liste. Konnte die Liste zuvor nicht geladen werden, meldet die Seite stattdessen „Der Assistent ist angelegt.“ und lädt die Liste neu.

Eine Vorlage füllt Rolle, Ton, Themengrenze, Übergaberegel, Begrüßung und Notfallantwort vor; einige bringen zusätzlich Einträge für die Tabuliste und weitere Übergabethemen mit. Sie ist eine Kopie: alles bleibt danach änderbar, und eine spätere Änderung der Vorlage erreicht Ihren Assistenten nicht.

Was beim Anlegen entsteht

• Der Assistent steht auf Entwurf und hat Fassung 1.
• Nur aus der Wissensbasis antworten ist eingeschaltet.
• Gepflegte Angaben, Strukturierte Stammfelder und Adresse für die Übergabe sind leer.
• Ohne Vorlage ist der Ton sachlich, die Begrüßung lautet auf Deutsch „Guten Tag. Was kann ich für Sie tun?“ und auf Englisch „Hello. How can I help?“, und eine Standardfassung der Notfallantwort ist eingetragen.
• Chatfenster freigeben ist aus. Der Assistent antwortet damit noch auf keiner Website.
• Der Kurzname entsteht aus dem Namen: klein geschrieben, mit Bindestrichen, der Grundteil höchstens 50 Zeichen. Ist er vergeben, hängt die App -2, -3 und so weiter an. Ergibt der Name keinen Kurznamen, lautet er assistant. Er bleibt, wenn Sie den Namen später ändern.

Die Liste der Assistenten

Jede Zeile zeigt den Namen und darunter Status, Fassung, Vorlage und Kurznamen, etwa aktiv · Fassung 4 · Handwerk · kundendienst. Die Vorlage steht nur da, wenn eine gewählt wurde. Bearbeiten öffnet die Karte des Assistenten, mit der Rolle Lesen heißt der Knopf Ansehen, bei geöffneter Karte Schließen. Für die Rollen Verwaltung und Inhaber steht daneben Löschen.

Ohne Assistenten steht dort „Noch kein Assistent angelegt.“ mit dem Verweis Zum Formular „Neuer Assistent“. Lässt sich die Liste nicht laden, meldet die Seite „Die Liste konnte nicht geladen werden.“ und bietet Erneut laden an.

Die geöffnete Karte hat fünf Teile: Bausteine der Antwort, Grunddaten, Fassungen, Feste Regeln und Chatfenster auf Ihrer Website. Wie Sie das Chatfenster einbauen und gestalten, steht unter Widget einbauen und Widget-Einstellungen, die Regeln zum Ansprechen von Besuchern unter Ansprache.

Grunddaten

Die Grunddaten gelten ab dem Speichern, auch für Gespräche, die schon laufen. Speichern zeigt währenddessen „Wird gespeichert …“ und danach „Gespeichert.“ Eine gespeicherte Änderung steht als Assistent geändert im Protokoll; kommt dieser Eintrag nicht zustande, bleibt die Änderung aus, und die Seite meldet „Nicht gespeichert: Der Eintrag ins Protokoll kam nicht zustande. Bitte versuchen Sie es erneut.“

Wann das Chatfenster antwortet

Das Chatfenster antwortet nur, wenn zwei Schalter stimmen: Status steht auf aktiv, und unter Chatfenster auf Ihrer Website ist Chatfenster freigeben eingeschaltet. Nach dem Anlegen trifft beides nicht zu. Fehlt eines davon, verschwindet der Auslöser des Chatfensters beim nächsten Laden der Seite.

Bausteine der Antwort

Die Bausteine bestimmen, wie der Assistent antwortet. Ein freies Anweisungsfeld gibt es nicht: jede Vorgabe hat ihr eigenes Feld mit eigener Grenze. Neue Fassung veröffentlichen legt alle Felder dieses Teils als neue Fassung ab.

Die Felder zur Übergabe, die zwischen Übergaberegel und Begrüßung stehen, beschreibt der Abschnitt „Übergabe an einen Menschen“ weiter unten.

Nur aus der Wissensbasis antworten

Eingeschaltet ist der Assistent angewiesen, ausschließlich aus den mitgelieferten Auszügen der Wissensbasis und den gepflegten Angaben zu antworten. Trägt kein Auszug die Antwort, soll er genau das sagen. Die App nennt das die sichere Einstellung: „Ohne Belegstelle gibt es dann keine Aussage.“

Ausgeschaltet haben die Auszüge weiterhin Vorrang vor allem, was das Modell sonst weiß. Preise, Fristen, Zusagen und Rechtsauskünfte, die in keinem Auszug stehen, soll es auch dann nicht nennen. Wie Auszüge entstehen und ausgewählt werden, beschreibt Wissensaufbau und Antworten.

Tabuliste und Gepflegte Angaben

• Eine Zeile je Eintrag; leere Zeilen zählen nicht.
• Mehr als 8 Tabuzeilen oder 12 Angaben: unter dem Feld steht „Zu viele Zeilen. Bitte kürzen.“, und Neue Fassung veröffentlichen bleibt gesperrt.
• Ein Tabueintrag greift, wenn er in der Frage des Besuchers vorkommt, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung und ab vier Zeichen Länge. Dann geht das Gespräch an einen Menschen, und die Antwort bekommt den Pflichthinweis.
• Gepflegte Angaben zählen wie ein Auszug aus der Wissensbasis und brauchen keine Belegstelle. Sie passen für kurze, feste Aussagen, etwa eine Rückrufzeit.

Strukturierte Stammfelder

Die Stammfelder gehen bei jedem Abruf mit, auch wenn kein Auszug sie nennt. Jede Gruppe hat Zeile hinzufügen, jede Zeile Entfernen.

Ganz leere Zeilen schickt die App nicht mit. Eine Öffnungszeit mit nur Beginn oder nur Ende und eine Preiszeile ohne Leistung, ohne Preis ab oder mit einem Betrag, den die App nicht lesen kann, fallen nicht weg: Die App nennt den Fehler an der Zeile und sperrt das Veröffentlichen, bis er korrigiert ist. Standorte ohne Bezeichnung und Ansprechpartner ohne Funktion oder weitere Angabe werden nicht gespeichert, wie in der Tabelle beschrieben. Mehr Zeilen als erlaubt melden „Zu viele Einträge. Bitte kürzen.“ und sperren das Veröffentlichen. Nach dem Veröffentlichen zeigt das Formular den gespeicherten Stand.

Übergabe an einen Menschen

Bei einer Übergabe wechselt das Gespräch auf den Status übergeben und steht im Postfach. Übergibt der Assistent und ist eine Adresse für die Übergabe hinterlegt, geht zusätzlich eine E-Mail dorthin; ohne Adresse geht keine E-Mail hinaus. Eine Übergabe von Hand mit An einen Menschen übergeben auf der Seite Gespräche verschickt keine E-Mail. Ein übergebenes Gespräch fällt nicht von selbst auf offen zurück.

Die acht Themen sind Medizin, Rechtliches, Finanzen, Allergie, Notfall, Beschwerde, Datenschutz und Zahlungsdaten. Nennt eine Anfrage ein Thema, das es nicht gibt, lautet die Meldung „Dieses Thema gibt es nicht: … Wörter lassen sich nur zu den aufgeführten Themen hinterlegen.“

Wann übergeben wird

Ein Gespräch geht auf drei Wegen an einen Menschen: der Assistent übergibt selbst nach der Übergaberegel, die Punktzahl des Gesprächs erreicht die Schwelle, oder die Frage berührt eine feste Sperre, ein angekreuztes Thema oder einen Tabueintrag. Punkte gibt es je Nachricht des Besuchers:

• Die Punkte sammeln sich über das Gespräch. Mit der Vorgabe 3 reicht die Bitte um einen Menschen allein.
• Deutet eine Nachricht auf eine Gefahr für Leben oder Gesundheit hin, erreicht das Gespräch die Schwelle in derselben Nachricht.
• Solange ein Gespräch übergeben ist, löst es auf diesen drei Wegen keine weitere Übergabe und keine weitere E-Mail aus.
• Schwelle und Adresse kommen aus der Fassung, mit der das Gespräch begonnen hat.

Wie Sie übergebene Gespräche weiterführen, beschreiben Postfach und Gespräche. Was Werkzeuge bei einer Übergabe zusätzlich tun, steht unter Werkzeuge.

Feste Regeln

Die Karte Feste Regeln zeigt die Schicht, die hinter Ihren Bausteinen liegt und auch nach der Antwort des Modells greift. Sie lässt sich nicht abschalten und umfasst vier Sperren:

• Keine Rechtsberatung
• Keine medizinische Auskunft
• Keine Bewertung von Allergien
• Kein verbindliches Finanzierungsangebot

Berührt die Frage eine dieser Sperren, geht das Gespräch an einen Menschen, und die Antwort bekommt den Pflichthinweis in der Antwort. Er beginnt mit „Hinweis: Dieser Assistent ist ein Programm, er kann sich irren und ersetzt …“ und nennt danach die berührte Grenze. Taucht ein Thema nur in der Antwort auf, kommt allein der Hinweis dazu.

Unter Notfallpfad steht in der Sprache der Fassung der Satz, den eine Antwort trägt, wenn die Frage einen medizinischen Notfall schildert; die Antwort selbst trägt ihn in ihrer eigenen Sprache. Auf Deutsch lautet er: „Wenn es sich um einen Notfall handelt, rufen Sie bitte sofort den Rettungsdienst unter 112 oder den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117 an.“ Unter Übergabe ab Punktzahl steht die Schwelle, die für diesen Assistenten gilt.

Fassungen veröffentlichen und zurückholen

Neue Fassung veröffentlichen legt die Bausteine als Fassung mit der nächsten Nummer ab und macht sie sofort aktiv. Während der Anfrage steht auf dem Knopf „Wird veröffentlicht …“, danach meldet die Seite „Neue Fassung ist aktiv.“ Neue Gespräche beginnen mit dieser Fassung; Gespräche, die schon laufen, bleiben bei ihrer.

Die Liste Fassungen zeigt die letzten 50, die neueste zuerst. Jeder Eintrag nennt Nummer, Ton und Sprache als Kürzel (de oder en), dazu Nur aus der Wissensbasis antworten oder Themengrenze, bei zurückgeholten Fassungen „zurückgeholt aus Fassung …“ und darunter den Text der Rolle. Bei der aktiven Fassung steht „Diese Fassung ist aktiv.“

1. 1

   Schritt 1

   Fassung wählen

   Suchen Sie unter Fassungen den Stand, zu dem Sie zurückwollen.

2. 2

   Schritt 2

   Zurückholen

   Klicken Sie Zurückholen. Währenddessen steht dort „Wird zurückgeholt …“. Der Knopf verlangt die Rolle Bearbeiten.

3. 3

   Schritt 3

   Ergebnis ansehen

   Die Seite meldet etwa „Fassung 3 ist als Fassung 7 wieder aktiv.“ Der alte Stand ist als neue Fassung veröffentlicht; keine Fassung geht dabei verloren.

Über die Schnittstelle übernimmt eine neue Fassung Tabuliste, gepflegte Angaben, Stammfelder, Übergabethemen, Schwelle, Signalwörter und Übergabeadresse aus der aktiven Fassung, wenn die Anfrage sie nicht nennt. Das Zurückholen der aktiven Fassung lehnt die Schnittstelle mit dem Statuscode 422 ab, eine unbekannte Nummer mit 404. Einzelheiten stehen unter Wissen und Assistenten per Schnittstelle.

Einen Assistenten löschen

1. 1

   Schritt 1

   Löschen wählen

   Klicken Sie in der Zeile des Assistenten Löschen. Der Knopf steht für die Rollen Verwaltung und Inhaber bereit.

2. 2

   Schritt 2

   Namen bestätigen

   Der Dialog „Löschen: …“ mit dem Namen des Assistenten erklärt: „Das entfernt den Assistenten mit allen Fassungen und Gesprächen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.“ Tippen Sie unter „Zum Bestätigen den Namen eintippen:“ den Namen ein; Leerzeichen am Anfang und Ende zählen nicht.

3. 3

   Schritt 3

   Endgültig löschen

   Endgültig löschen wird erst frei, wenn der Name stimmt; die Eingabetaste wirkt ebenso. Abbrechen schließt den Dialog ohne Änderung. Danach meldet die Seite „Der Assistent ist gelöscht.“

Mit dem Assistenten gehen seine Fassungen und alle seine Gespräche. Vorher entsteht ein Eintrag im Protokoll; kommt er nicht zustande, bleibt alles erhalten, und die Seite meldet „Nicht gespeichert: Der Eintrag ins Protokoll kam nicht zustande. Bitte versuchen Sie es erneut.“ Ein eingebautes Chatfenster verschwindet beim nächsten Laden der Seite. Was sonst wann gelöscht wird, beschreibt Aufbewahrung und Löschung.

Kontingent in diesem Monat

Die Karte Kontingent in diesem Monat zeigt den Monat, wie viel verbraucht und wie viel übrig ist, die Zahl der Nachrichten und einen Balken. Das Kontingent gilt für das ganze Konto; alle Assistenten zehren davon.

Ist es aufgebraucht, steht in der Karte „Das Kontingent ist aufgebraucht. Der Assistent gibt bis zum Monatswechsel nur noch die Notfallantwort.“ Im Chatfenster und im Testgespräch erscheint dann die Notfallantwort; über die Schnittstelle kommt der Statuscode 429 mit der Wartezeit bis zum Monatswechsel. Lässt sich der Stand nicht laden, steht dort „Der Stand konnte nicht geladen werden.“ Größe und Warnstufen des Kontingents beschreibt Pakete und Kontingente, die Tarife stehen unter Preise.

Meldungen

Fehler zu einem einzelnen Feld stehen am Feld. Alles andere meldet die Seite mit diesen Sätzen:

Per Schnittstelle

Die Handlungen dieser Seite gibt es auch über die Schnittstelle, mit denselben Grenzen. Anlegen, Ändern, neue Fassung und Zurückholen schreiben ihren Protokolleintrag im selben Schritt wie die Änderung. Kommt er nicht zustande, antwortet die Schnittstelle mit 500 und dem Kennzeichen not_logged, und die Änderung bleibt aus: es entsteht weder Assistent noch Fassung, die bisher aktive Fassung bleibt aktiv, und geänderte Felder behalten ihren bisherigen Wert. Eine Änderung über PUT steht als Assistent geändert im Protokoll. Die Tabelle dort zeigt Zeit, Aktion, Gegenstand, Wer und Angaben. Unter Angaben steht, was der Eintrag im Feld data festhält, das auch GET /api/v1/activity mitliefert: unter changed die Feldnamen, bei status, widget_enabled (Chatfenster freigeben) und widget_consent (Einwilligung vor dem ersten Gespräch) zusätzlich alter und neuer Wert, in der Tabelle mit einem Pfeil dazwischen, über die Schnittstelle unter from und to. Ein PUT ohne tatsächliche Änderung schreibt keinen Eintrag. Anfragen, Antworten und Beispiele stehen unter Wissen und Assistenten per Schnittstelle.

Häufige Fragen