Gespräche

Unter Gespräche stehen die Gespräche Ihrer Assistenten aus dem Widget, aus Testgesprächen und aus der Schnittstelle. Sie filtern und durchsuchen die Liste, lesen einen Verlauf mit Belegen, Nachprüfung und Werkzeugaufrufen, übernehmen ein laufendes Widget-Gespräch selbst, übergeben an einen Menschen, markieren und verschlagworten, sperren Besucher und legen fest, wie lange Gespräche aufbewahrt werden. Diese Seite beschreibt die Felder, Grenzen, Rollen und Meldungen dazu.

Wo Sie die Gespräche finden

Gespräche steht in der Bereichsspalte in der Gruppe Arbeit; die Adresse ist https://app.xicbot.de/gespraeche. Oben steht: „Jedes Gespräch ist mit der Fassung verknüpft, die zum Zeitpunkt der Antwort galt. Hier prüfen Sie einen Assistenten, bevor ihn ein Besucher sieht.“

Zwei Reiter teilen die Liste: Alle Gespräche und Postfach. Das Postfach zeigt nur „Gespräche, die an einen Menschen übergeben wurden und noch offen sind.“ Ist keine Übergabe offen, steht dort „Keine offene Übergabe. Sobald ein Gespräch an einen Menschen übergeben wird, steht es hier.“ Wie Übergaben zugeordnet und abgearbeitet werden, beschreibt die Seite Postfach.

Ein Verweis aus der Vorgangsliste öffnet das zugehörige Gespräch direkt; die Adresse trägt dann ?g= mit der Kennung des Gesprächs (siehe Termine und Vorgänge). Gibt es noch kein Gespräch, steht dort: „Gespräche entstehen, sobald Besucher mit einem eingebundenen Assistenten schreiben. Ein eigenes Gespräch starten Sie im Abschnitt „Testgespräch“.“

Wer was darf

Die Rollen bauen aufeinander auf: Lesen, Bearbeiten, Verwaltung, Inhaber. Wer eine Rolle hat, darf alles, was die darunterliegenden dürfen. Mit der Rolle Lesen steht in den Arbeitsfeldern „Mit der Rolle Lesen lässt sich hier nur ansehen. Ändern kann, wer mindestens die Rolle Bearbeiten hat.“ Rollen vergeben Sie unter Team und Rollen.

Liste filtern und durchsuchen

Über der Liste steht der Bereich Filter. Filter wendet die Auswahl an, Filter zurücksetzen leert alle Felder und stellt die Sortierung zurück auf den Beginn, neueste zuerst. Daneben steht die Zahl der Treffer, etwa „128 Treffer“.

• Die Suche geht durch Titel und Nachrichten. Der Inhaber sucht im Klartext. Alle anderen Rollen finden nur, was sie auch sehen, also den maskierten Text: nach einer E-Mail-Adresse zu suchen, die in der Liste als [E-Mail] erscheint, ergibt für sie keinen Treffer.
• Findet eine Suche im maskierten Text mehr als 20000 Gespräche, wird sie abgelehnt statt gekürzt. Grenzen Sie dann Zeitraum, Assistent oder Kanal ein.
• Die Zeichen % und _ im Suchbegriff gelten als gewöhnliche Zeichen.
• Ein Filterwert im falschen Format wird abgelehnt, nicht übergangen.

Die Liste

Die Liste zeigt 25 Gespräche je Seite. Mit Zurück und Weiter blättern Sie, dazwischen steht etwa „Seite 2 / 7“. Offene Übergaben tragen das Zeichen „Postfach · Frustsignale: 3“, markierte Gespräche „Markiert“ mit ihren Schlagworten dahinter.

• Sortierung: Zeit (Beginn), Nachrichten, Frustsignale, Status oder Übergeben am. Ein Klick auf das gewählte Feld wechselt zwischen absteigend und aufsteigend, ein neues Feld beginnt absteigend. Vorgegeben ist der Beginn, neueste zuerst; bei Gleichstand entscheidet die Kennung.
• Angaben je Zeile: Assistent, Titel, Zustand, Kanal, Sprache, Nachrichten und Zeit lassen sich einzeln abwählen. „Abgewählte Angaben verschwinden aus der Liste. Die Wahl gilt für diesen Browser und bleibt nach dem Neuladen erhalten.“
• In der Liste suchen in der Spalte Liste im Bereich grenzt die geladene Seite nach Titel, Assistent, Ursprung und Kanal ein, ohne neu abzufragen.
• Liste aktualisieren: Alle 30 Sekunden fragt die Seite im Hintergrund nach, ob sich die Liste geändert hat, solange das Fenster sichtbar ist. Die Zeilen bleiben dabei stehen. Stehen Sie auf der ersten Seite, sind Gespräche dazugekommen und steht oben ein anderes Gespräch als vorher, erscheint über der Liste „Es gibt neue Gespräche.“, im Reiter Postfach „Es gibt neue Übergaben.“; bei anderen Änderungen, auch auf späteren Seiten, „Die Liste hat sich inzwischen geändert.“ Daneben steht der Knopf Liste aktualisieren; er lädt die Seite neu, auf der Sie stehen. Gilt eine Suche unter Suche in Titel und Nachrichten, fragt die Seite nicht nach.

Liste als CSV laden

Gefilterte Gespräche als CSV lädt die Gespräche, die Ihre Filter treffen, als Datei conversations.csv. Währenddessen steht „Export läuft …“, danach „128 Zeilen exportiert“. Daneben steht: „Der Export enthält nur maskierte Texte.“ Die CSV-Ausfuhr ist eine Grenze Ihres Pakets; unter Abrechnung heißt sie Gespräche exportieren. Enthält Ihr Paket sie nicht, steht dort: „Der gebuchte Tarif deckt das nicht ab. Die Übersicht steht unter Abrechnung.“ Mehr dazu unter Pakete und Kontingente.

• Spalten: id, created_at, assistant, channel, language, status, messages, title, escalation (Grund der Übergabe). Trenner ist das Semikolon, das Zeilenende CRLF, der Zeichensatz UTF-8; jedes Feld steht in Anführungszeichen.
• Die Reihenfolge entspricht der Sortierung der Liste. Titel und Grund der Übergabe sind maskiert.
• Höchstens 5000 Gespräche je Datei. Treffen die Filter mehr, entsteht keine Datei, und es erscheint „Zu viele Gespräche für einen Export. Bitte den Zeitraum eingrenzen.“
• Beginnt ein Feld mit =, +, -, @ oder einem Tabulator, steht ein Apostroph davor, damit eine Tabellenkalkulation den Inhalt nicht als Formel liest. Zeilenumbrüche innerhalb eines Feldes werden zu Leerzeichen.
• Der Export wird vor der Ausgabe im Aktivitätsprotokoll verzeichnet, mit Zeilenzahl und Filtern. Von einem Suchbegriff steht dort nur, dass gesucht wurde. Kommt der Eintrag nicht zustande, entsteht die maskierte Datei trotzdem; eine Datei im Klartext entsteht dann nicht.

Testgespräch

Im Abschnitt Testgespräch wählen Sie einen Assistent und starten mit Gespräch starten ein Gespräch im Kanal Test; währenddessen steht „Wird gestartet …“. Das setzt die Rolle Bearbeiten voraus und eine aktive Fassung des Assistenten, sonst kommt kein Gespräch zustande. Gibt es noch keinen Assistenten, steht dort „Legen Sie zuerst einen Assistenten an.“ Das Gespräch ist an die aktive Fassung gebunden und beginnt mit deren Begrüßung. Wie Sie einen Assistenten vor der Freigabe prüfen, beschreibt Probieren und abnehmen.

Ein Gespräch im Detail

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Gespräch. Der Kopf nennt Assistent, Status und Sprache, darunter den Kanal und, sofern einer gespeichert ist, den Ursprung mit höchstens 120 Zeichen. Bei Widget-Gesprächen ist das die Website, auf der das Widget lief. Bei Test- und Schnittstellengesprächen ist es der Rechnername aus der Herkunftsangabe des Aufrufs (Origin, sonst Referer); ein Testgespräch, das Sie in der Anwendung starten, trägt darum deren Adresse. Der Titel eines Gesprächs entsteht aus der ersten Frage und hat höchstens 120 Zeichen. Darunter folgen die Zeile Kanal, eine Zeile zur Maskierung, der Verlauf und am unteren Rand Ihre Nachricht; das Eingabefeld bleibt dort stehen, auch wenn der Verlauf lang ist. Beim Öffnen steht die neueste Nachricht direkt über dem Eingabefeld. Unter dem Eingabefeld folgen die Kästen Übergabe, Markierung und Notiz, Anhänge und Klartextzugriffe und Besucher sperren; sie stehen offen und lassen sich über ihre Überschrift einklappen. Ein Kasten, in dem eine Fehlermeldung erscheint, öffnet sich von selbst.

Verlauf als CSV

Dieses Gespräch als CSV lädt den Verlauf als Datei gespraech-<Kennung>.csv; währenddessen steht „Datei wird erstellt …“, danach die Zahl der „Zeilen in der Datei“. Die Spalten sind time, role, text, state, rating, tool_key und tool_state; Nachrichten und Werkzeugaufrufe stehen je in einer eigenen Zeile. Der Dateiname trägt nur die Kennung, nicht den Titel, weil der Titel vom Besucher stammt. Ist die Datei gekürzt, steht dort: „Die Datei zeigt einen Ausschnitt: sehr lange Verläufe werden bei 500 Nachrichten und 500 Werkzeugaufrufen abgeschnitten.“ Auch diese Datei gehört zur CSV-Ausfuhr Ihres Pakets, siehe Liste als CSV laden.

Gespräch übernehmen

Die Zeile Kanal direkt unter dem Kopf nennt den Kanal und die „letzte Aktualisierung“ und sagt, wer gerade antwortet: ohne Übernahme im Widget „Der Assistent antwortet.“ Bei Widget-Gesprächen steht hier Gespräch übernehmen, denn nur dort sitzt am anderen Ende ein Besucher. Solange niemand übernommen hat, steht daneben: „Ohne Übernahme geht Ihre Nachricht nicht an den Besucher: im Widget antwortet der Assistent.“ Derselbe Satz und derselbe Knopf Gespräch übernehmen stehen auch unter dem gesperrten Feld Ihre Nachricht.

• Nach der Übernahme steht bei Ihnen „Sie führen dieses Gespräch. Der Assistent antwortet nicht.“, bei allen anderen „Dieses Gespräch führt …“ mit dem Namen der Person und dem Zeitpunkt hinter übernommen.
• Wer übernimmt, wird zugleich als zuständig eingetragen. Ein zweiter Klick setzt den Zeitpunkt nicht neu.
• Hat eine andere Person übernommen, können Sie weder übernehmen noch beenden noch schreiben. Zeigt Ihre Ansicht noch einen älteren Stand, erscheint „Dieses Gespräch hat bereits … übernommen. Schreiben und freigeben kann nur, wer es übernommen hat.“ mit dem Namen der Person, ohne Namen mit ihrer E-Mail-Adresse, und die Seite holt den aktuellen Stand des Gesprächs nach.
• Hat der Besucher seine Einwilligung widerrufen, lässt sich das Gespräch nicht übernehmen.
• Solange ein Mensch das Gespräch führt, fragt eine neue Nachricht des Besuchers keinen Assistenten; es entsteht keine Antwort des Assistenten.
• Gehört die Person, die übernommen hat, nicht mehr zum Team, oder ist an der Übernahme niemand mehr zuständig, gilt sie als frei: Sie können sie beenden, selbst übernehmen oder das Gespräch als erledigt markieren.
• Übernahme beenden gibt das Gespräch an den Assistenten zurück. Die Zuständigkeit bleibt stehen; sie ändern Sie im Postfach.

Im Widget erscheint nach der Übernahme „Ein Mitarbeiter hat übernommen und antwortet persönlich.“, Ihre Nachrichten stehen dort unter Mitarbeiter. Das Widget sieht alle 6 Sekunden nach neuen Nachrichten, solange sein Fenster sichtbar ist, und hört nach einer halben Stunde von selbst damit auf. Nach dem Beenden steht im Widget „Der Assistent antwortet wieder.“ Mehr zur Sicht des Besuchers unter Gespräch im Widget.

Ist ein Widget-Gespräch geöffnet, holt die Seite alle 5 Sekunden neue Nachrichten nach, solange das Fenster sichtbar ist; unter dem Verlauf steht dazu „Neue Nachrichten erscheinen hier von selbst, solange dieses Fenster sichtbar ist.“ Liegt das Fenster im Hintergrund, ruht das Nachholen und setzt beim Zurückkehren gleich wieder ein. Mit den Nachrichten kommen Status, Zuständigkeit und Übernahme nach, bei einer Übergabe auch Zeitpunkt, Frustsignale und Grund der Übergabe. Was Sie in Felder getippt haben, auch Schlagworte und Notiz, bleibt dabei unberührt, und stehen Sie bei der neuesten Nachricht, rückt die Ansicht mit; haben Sie im Verlauf nach oben gerollt, bleibt sie dort. Neue Nachrichten des Besuchers sagt die Seite einer Vorlesehilfe an. Kommt eine halbe Stunde lang keine neue Nachricht, ruht das Nachholen: „Seit einer halben Stunde keine neue Nachricht – das Nachladen ruht.“ Wieder nachsehen setzt es fort. Lässt sich der Verlauf nicht abrufen, steht dort „Neue Nachrichten ließen sich zuletzt nicht abrufen. Die Seite versucht es weiter.“; solche Versuche zählen nicht zur halben Stunde. Wurde das Gespräch inzwischen gelöscht, endet das Nachholen, und das Panel zeigt nur noch „Dieses Gespräch gibt es nicht mehr. Es wurde gelöscht oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entfernt.“, siehe Meldungen. Auch ein erledigtes Widget-Gespräch holt die Seite nach: schreibt der Besucher darin weiter, öffnet seine Nachricht es wieder, und der neue Status kommt mit ihr. Gespräche aus Test und Schnittstelle holt die Seite nicht nach.

An einen Menschen übergeben

• Warum wird übergeben? nimmt einen Grund bis 200 Zeichen auf. Ohne Eingabe gilt „Von Hand übergeben“. An einen Menschen übergeben setzt den Status auf übergeben und bringt das Gespräch ins Postfach.
• War schon ein Grund gespeichert, wird der neue mit Semikolon angehängt; zusammen höchstens 300 Zeichen.
• Ist das Gespräch bereits übergeben und offen, stehen Feld und Knopf nicht da, sondern „Das Gespräch liegt im Postfach. Nachträge zum Grund gehören in die interne Notiz.“ Hat der Assistent das Gespräch inzwischen übergeben und Ihre Ansicht zeigte noch den alten Stand, bleibt es unverändert, und es erscheint „Das Gespräch lag schon im Postfach. Ihr Grund „…“ wurde nicht gespeichert; tragen Sie ihn bei Bedarf in die interne Notiz ein.“, ohne Grund „Das Gespräch lag schon im Postfach. Der Klick hat nichts geändert.“
• Auch die Übergabe von Hand läuft durch die Regeln der Weiterleitung, siehe Postfach.
• Der Kasten zeigt Frustsignale mit Punktzahl, Grund der Übergabe und den Zeitpunkt der Übergabe.
• Als erledigt markieren erscheint, solange die Übergabe offen ist. Es setzt den Status auf geschlossen und vermerkt „erledigt“ beim Zeitpunkt; der Grund bleibt stehen. Führen Sie das Gespräch selbst, endet Ihre Übernahme damit, und der Assistent antwortet wieder. Führt es eine andere Person aus dem Team, wird es nicht erledigt, und es erscheint „Dieses Gespräch hat bereits … übernommen. Schreiben und freigeben kann nur, wer es übernommen hat.“ Angeschlossene Systeme erhalten das Ereignis conversation.ended einmal je Abschluss; ein schon geschlossenes Gespräch bleibt unverändert. Solange Übergeben oder Erledigen läuft, ist der Knopf gesperrt. Schreibt der Besucher danach im Chatfenster weiter oder fragt Ihr System über die Schnittstelle nach, öffnet die Nachricht das Gespräch wieder, und es liegt erneut im Postfach, siehe Postfach.

Markieren, Schlagworte, interne Notiz

• Markieren setzt eine Markierung mit Zeitpunkt („markiert seit …“), Markierung aufheben nimmt sie zurück. Markierte Gespräche tragen in der Liste „Markiert“.
• Schlagworte: „Mit Komma getrennt, höchstens zehn, je höchstens 40 Zeichen.“ Leerzeichen am Rand, leere und doppelte Einträge fallen weg.
• Interne Notiz bis 2000 Zeichen: „Nur für Ihr Team. Weder das Widget noch die Datenauskunft geben diese Notiz an den Besucher aus.“
• Schlagworte und Notiz speichern sichert beides; danach steht „Vermerk gespeichert.“ Geändert wird nur, was mitgeschickt wurde. Eine leere Notiz entfernt die Notiz.
• Markierung, Schlagworte und Notiz stammen von Ihrem Team und werden nicht maskiert.

Nachrichten

Der Verlauf beginnt mit der Begrüßung des Assistent. Fragen stehen im Testgespräch unter Sie, in Widget- und Schnittstellengesprächen unter Besucher, Nachrichten Ihres Teams unter Mitarbeiter mit dem Namen der Person, Antworten unter Assistent. Ohne Nachricht steht „Noch keine Nachricht.“ Hinter einer Antwort, die nicht vollständig ist, steht ihr Zustand:

• Belege: Unter einer Antwort stehen die ersten drei Quellen, auf die sie sich stützt; gibt es mehr, blendet etwa „+ 2 weitere anzeigen“ den Rest ein. Belegstellen werden nicht maskiert.
• Nachprüfung: Nicht gemessen, Keine prüfbare Angabe, Alle Angaben gedeckt, Ungedeckte Angaben oder Ohne Quellgut geantwortet. Bei ungedeckten Angaben steht „Ungedeckte Angaben: 2“ mit der Art (Preis, Prozentwert, Frist, Menge, Zusage, E-Mail-Adresse, Adresse, Rufnummer) und der Stelle („Zeichen 12 bis 30“). Wie die Nachprüfung arbeitet, steht unter Wissensaufbau und Antworten.
• Bewertung der Antwort: Hilfreich oder Nicht hilfreich; ohne Bewertung steht „Noch nicht bewertet“. Bewerten lassen sich nur Antworten des Assistenten, ab der Rolle Bearbeiten. Ein erneuter Klick auf die gewählte Bewertung nimmt sie zurück.
• Note des Besuchers: die Rückmeldung aus dem Widget, sonst „Keine Rückmeldung“.
• Verbrauch: eingehende und ausgehende Token, Dauer in Millisekunden und „erstes Zeichen nach“ mit der Wartezeit bis zum ersten Zeichen.

Werkzeugaufrufe

Ein Werkzeugaufruf steht als eigene Karte Werkzeug im Verlauf, mit Zustand und Dauer in Millisekunden, darunter Eingabe, Ergebnis oder Fehler. Die Zustände sind vorgeschlagen, bestätigt, ausgeführt, abgelehnt, abgelaufen, fehlgeschlagen und Zeitgrenze überschritten. Wartet ein Aufruf auf Bestätigung („Wartet auf Bestätigung.“), entscheiden Sie ab der Rolle Bearbeiten mit Bestätigen oder Ablehnen. In Widget-Gesprächen entscheidet der Besucher im Chatfenster; die Karte zeigt dann „Wartet auf die Bestätigung durch den Besucher im Chatfenster.“ und keine Knöpfe. Freie Angaben in Werkzeugdaten werden wie Nachrichten maskiert. Einrichtung und Ablauf der Werkzeuge beschreibt Werkzeuge.

Selbst schreiben

Ihre Nachricht nimmt bis 4000 Zeichen auf, Senden schickt sie ab. Ist für Ihr Konto eine kürzere Höchstlänge hinterlegt, gilt diese. In einem Test- oder Schnittstellengespräch antwortet darauf der Assistent; währenddessen steht „Antwortet …“, und Abbrechen beendet das Warten. Ein erledigtes Test- oder Schnittstellengespräch bleibt dabei erledigt, solange Ihre Nachricht keine Übergabe auslöst; wieder geöffnet wird ein Schnittstellengespräch durch die nächste Frage Ihres Systems über die Schnittstelle. Ist die Antwort danach nicht vollständig, nennt die Zeile über Ihre Nachricht ihren Zustand, etwa „Notfallantwort“, „Kontingent aufgebraucht“ oder, wenn das Gespräch die Höchstzahl an Fragen erreicht hat, „Nachrichtengrenze des Gesprächs erreicht“. Läuft bereits eine Antwort, erscheint „Es läuft bereits eine Antwort auf diese Frage.“ In einem Widget-Gespräch geht eine Nachricht nur nach der Übernahme hinaus: Sie steht dann unter Mitarbeiter im Verlauf, und kein Assistent wird gefragt. Ohne Übernahme ist das Feld gesperrt, und unter dem Feld steht „Ohne Übernahme geht Ihre Nachricht nicht an den Besucher: im Widget antwortet der Assistent.“ mit dem Knopf Gespräch übernehmen; danach ist das Feld frei. Nach dem Senden kommen Verlauf und Kopf neu; was Sie in andere Felder getippt haben, etwa Gründe, Schlagworte und Notiz, bleibt stehen, ebenso ein angeforderter Klartext. Hat eine andere Person aus dem Team das Gespräch übernommen, sind Ihre Nachricht und Senden für Sie gesperrt, gleich ob Widget-, Test- oder Schnittstellengespräch; unter dem Feld steht dann „Dieses Gespräch führt …“ mit dem Namen der Person.

Maskierung und Klartext

Liste, Einzelansicht und CSV-Dateien zeigen personenbezogene Angaben maskiert; die Einzelansicht sagt dazu: „Personenbezogenes ist maskiert: E-Mail, Telefon, IBAN und Anschrift.“ Gespeichert bleibt der Verlauf, wie er geschrieben wurde. Maskiert wird erst bei der Ausgabe, damit sich eine Beschwerde später noch nachvollziehen lässt.

• Maskiert werden Nachrichtentext, Titel, Grund der Übergabe, die Werte in Werkzeugaufrufen und der Wortlaut nicht belegter Angaben. Belegstellen aus Ihrer Wissensbasis, Schlagworte, Notiz, Stelle und der Ursprung bleiben unverändert.
• Im Zweifel wird maskiert. Scheitert die Maskierung selbst, steht statt des Textes [nicht maskierbar].
• Nicht maskiert ist die E-Mail einer Übergabe: Geht eine Übergabe an die dafür hinterlegte Adresse, trägt die Mail die letzten bis zu 200 Nachrichten und mitgegebene Kontaktangaben so, wie sie geschrieben wurden. Die Adresse dafür ändert darum nur der Inhaber des Kontos, siehe Assistenten.
• Haben Sie den Klartext angefordert, bleibt er stehen, während neue Nachrichten nachkommen. Die neuen erscheinen maskiert mit dem Vermerk maskiert, und im Kasten steht „Neue Nachrichten sind maskiert.“ Das gilt auch für Ihre eigenen Nachrichten nach dem Senden. Den Klartext dafür fordert die Seite nicht von selbst an: jeder Abruf steht im Protokoll. Klartext erneut anfordern fragt wie beim ersten Mal nach dem Grund. Ein schon angezeigter Grund der Übergabe bleibt ebenfalls im Klartext stehen.

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   Schritt 1

   Klartext anfordern

   Nur der Inhaber sieht Klartext anfordern. Die anderen Rollen lesen: „Den Klartext kann nur der Inhaber des Kontos anfordern – mit Grund, und jeder Zugriff wird protokolliert.“

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   Schritt 2

   Grund angeben

   Grund für den Zugriff ist Pflicht, 5 bis 200 Zeichen, ohne Vorgabewert. Ist er kürzer, erscheint „Bitte einen Grund mit mindestens fünf Zeichen angeben.“

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   Schritt 3

   Klartext anzeigen

   Klartext anzeigen schreibt zuerst den Eintrag ins Protokoll und liefert erst dann den Text. Kommt der Eintrag nicht zustande, bleibt der Text maskiert.

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   Schritt 4

   Lesen

   Über dem Verlauf steht „Klartext sichtbar – dieser Zugriff ist protokolliert.“ Die Liste zeigt weiterhin die maskierte Fassung.

Unter Klartextzugriffe stehen die letzten 20 Aufrufe von Klartext anzeigen für dieses Gespräch mit Zeitpunkt, E-Mail-Adresse der Person und Grund; Exporte im Klartext erscheinen dort nicht. Gab es noch keinen Zugriff, steht „Bisher kein Klartextzugriff“. Welche Pflichten dahinterstehen, beschreibt Datenschutz und Recht.

Anhänge

Unter Anhänge des Besuchers stehen die Dateien, die der Besucher dem Gespräch beigefügt hat, mit Name und Größe in MB. Gehört ein Anhang zu einer Anfrage, steht „hängt an der Anfrage“ dahinter. Ein Klick auf den Namen lädt die Datei; das gilt für jede Rolle, zählt zur Grenze von 30 Aufrufen je Minute und angemeldeter Person und wird im Protokoll verzeichnet. Kommt der Eintrag nicht zustande, lädt die App die Datei nicht und meldet „Nicht gespeichert: Der Eintrag ins Protokoll kam nicht zustande. Bitte versuchen Sie es erneut.“ Ohne Anhänge steht „Keine Anhänge“.

Besucher sperren

Der Abschnitt Sperrliste in der Einzelansicht sperrt den Besucher des geöffneten Gesprächs. Setzen und aufheben dürfen Verwaltung und Inhaber; die anderen Rollen sehen die Liste und den Hinweis „Sperren setzen und aufheben kann, wer die Rolle Verwaltung oder Inhaber hat.“

• Besucher sperren setzt die Sperre. Eine Adresssperre trifft den Besucher auch in späteren Gesprächen: Er kann kein neues Gespräch beginnen. Eine Gesprächssperre gilt nur für dieses eine Gespräch. Kommt der Protokolleintrag nicht zustande, wird die Sperre weder gesetzt noch geändert.
• Geprüft wird beim Beginn eines Gesprächs (nur die Adresse) und bei jeder Nachricht im Widget (Adresse und Gespräch). Widerruf, Auskunft und Löschung bleiben einem gesperrten Besucher offen, siehe Einwilligung und Besucherrechte.
• Ein Testgespräch hat keine Besucheradresse. Dort erscheint „Zu diesem Gespräch ist keine Besucheradresse hinterlegt – sperrbar ist nur das Gespräch selbst.“
• Dieselbe Adresse erneut zu sperren ändert die bestehende Sperre: Grund und Frist werden überschrieben, der Zähler der abgewiesenen Versuche bleibt.

Die Liste zeigt bis zu 200 Sperren Ihres Kontos, die neuesten zuerst, jeweils mit Art, Grund, Ablauf („unbefristet“ oder Datum), der Zahl abgewiesener Versuche („3 abgewiesen“) und dem Zustand Gesperrt oder abgelaufen. Abgelaufene Sperren greifen nicht mehr, bleiben aber in der Liste. Ohne Sperren steht „Keine Sperre gesetzt“. Aufheben entfernt eine Sperre; das Protokoll verzeichnet es vorher, und ohne diesen Eintrag bleibt die Sperre bestehen.

Aufbewahrungsfristen

Unter der Liste steht der Abschnitt Aufbewahrungsfristen. Dort legen Sie fest, wie viele Tage Gespräche aufbewahrt werden, je Feld 1 bis 3650:

Ein neues Konto beginnt mit 90 Tagen für alle Gespräche; die Seite sagt dazu: „Ein neues Konto beginnt mit 90 Tagen für alle Gespräche. Bleibt „Alle Gespräche“ leer, ist das eine bewusste Wahl: Gespräche ohne eigene Frist werden dann nicht gelöscht.“ Gezählt wird ab dem Beginn eines Gesprächs. Speichern sichert alle drei Felder und meldet „Gespeichert.“ Die Änderung wird im Protokoll verzeichnet; kommt der Eintrag nicht zustande, bleibt die alte Frist stehen. Ändern dürfen Verwaltung und Inhaber, für alle anderen sind die Felder gesperrt, und es steht „Die Fristen ändern kann, wer die Rolle Verwaltung oder Inhaber hat.“ Lässt sich der Stand nicht laden, erscheint „Der Stand konnte nicht geladen werden.“ Mehr unter Aufbewahrung und Löschung.

Gespräch löschen

Verwaltung und Inhaber sehen in jeder Zeile Löschen. Die Rückfrage „Dieses Gespräch mit allen Nachrichten löschen?“ bestätigen Sie mit Löschen oder verwerfen sie mit Abbrechen; der Fokus steht dabei zuerst auf Abbrechen. Das Löschen ist endgültig. Danach lädt die Liste neu; war es das letzte Gespräch einer Seite, zeigt sie die letzte Seite, die es noch gibt. Es wird im selben Schritt vorher im Protokoll verzeichnet; kommt der Eintrag nicht zustande, bleibt das Gespräch bestehen und die Meldung sagt es. Die anderen Rollen lesen unter der Liste „Gespräche löschen kann, wer die Rolle Verwaltung oder Inhaber hat.“

Meldungen

Scheitert eine Aktion, steht die Meldung oben auf der Seite unter der Überschrift. Meldungen zum Klartext und zur Sperre erscheinen im jeweiligen Abschnitt, ein Fehler beim Laden des geöffneten Gesprächs im Gespräch selbst. Welche Meldung erscheint, hängt vom Anlass ab:

Haben Sie inzwischen ein anderes Gespräch geöffnet, nennt die Meldung das Gespräch, an dem die Aktion scheiterte, mit Assistent, Titel und Beginn, zum Beispiel „Das Gespräch „…“ wurde nicht gelöscht: …“. Entsprechende Meldungen gibt es für Schlagworte und Notiz, Übergabe, Änderung und Als erledigt markieren.

Über die Schnittstelle

Alles auf dieser Seite geht auch über die Schnittstelle. Jeder Aufruf braucht eine Anmeldung, ein aktives Konto und eine bestätigte E-Mail-Adresse; die Rollen gelten wie in der Oberfläche. Grundlagen stehen unter Schnittstelle: Grundlagen, Grenzen unter Schnittstelle: Grenzen und Beispiele unter Schnittstelle: Gespräche und Verwaltung.

Häufige Fragen