Termine und Vorgänge

Ein Assistent kann im Gespräch Anfragen aufnehmen, Termine anfragen lassen und an einen Menschen übergeben. Was dabei entsteht, landet unter Vorgänge. Welche Terminarten und Zeitfenster der Assistent anbieten darf, legen Sie am Werkzeug Termin vereinbaren unter Werkzeuge fest. Diese Seite beschreibt beide Bereiche mit allen Feldern, Grenzen, Zuständen und Meldungen.

Wo Sie was finden

Beide Bereiche liegen in der App in der Gruppe Auslöser: Werkzeuge unter app.xicbot.de/werkzeuge und Vorgänge unter app.xicbot.de/vorgaenge. Unter Werkzeuge legen Sie fest, was der Assistent tun darf. Unter Vorgänge steht, was er ausgelöst hat; die Seite beginnt mit dem Satz „Was der Assistent ausgelöst hat: Anfragen, Termine und übergebene Warenkörbe.“ Wie Werkzeuge allgemein angelegt, freigegeben und einem Assistenten zugeordnet werden, beschreibt Werkzeuge.

Terminarten und Zeitfenster

Im Formular eines Werkzeugs der Art Termin vereinbaren steht der Abschnitt Terminarten mit dem Hinweis „Was der Assistent anbieten darf. Ohne Eintrag gilt eine feste Dauer, und es gibt weder Vorlauf noch Sperrzeiten.“ Solange keine Art angelegt ist, steht darunter „Es ist noch keine Terminart angelegt.“ Mit Terminart hinzufügen kommt eine Art dazu, mit Terminart entfernen fällt sie weg. Bis zu 12 Arten sind möglich; bei 12 Arten ist Terminart hinzufügen gesperrt, und darunter steht „Höchstens 12 Terminarten.“ Eine neue Art beginnt mit 30 Minuten Dauer, ohne Vorlauf, ohne Puffer und ohne Zeitfenster.

Zeitfenster hinzufügen legt ein Fenster an, Zeitfenster entfernen nimmt es heraus. Bei 14 Fenstern einer Art ist Zeitfenster hinzufügen gesperrt, und darunter steht „Höchstens 14 Zeitfenster je Terminart.“ Für einen Tag mit Mittagspause legen Sie zwei Fenster am selben Wochentag an. Ein Termin passt, wenn er ganz in einem Fenster liegt: Beginn nicht vor Von, Ende samt Dauer nicht nach Bis. Puffer zählen bei dieser Prüfung nicht mit, sie wirken nur auf die Belegung.

Prüfung beim Speichern

Die Terminarten werden beim Speichern des Werkzeugs geprüft, nicht erst im Gespräch. Stimmt etwas nicht, wird nichts gespeichert, und das Formular zeigt eine dieser Meldungen:

Freie Zeiten und Belegung

Im Gespräch kennt das Werkzeug vier Aktionen: einen Termin anfragen, verlegen, absagen und freie Zeiten nennen. Freie Zeiten nennt der Assistent sofort und ohne Vorschlag an den Besucher, weil dabei nichts angelegt wird; Name und E-Mail-Adresse braucht er dafür nicht. Die drei anderen Aktionen erscheinen dem Besucher als Vorschlag, den er bestätigt oder ablehnt, siehe Werkzeugkarten.

• Genannt werden höchstens 6 Anfangszeiten, höchstens 3 je Tag.
• Gesucht wird ab dem Tag, den der Besucher nennt, sonst ab jetzt, frühestens aber ab jetzt plus Vorlauf der Art, und zwar über 14 Tage. Ist der genannte Tag nicht lesbar, meldet das Werkzeug „Der Tag, ab dem gesucht werden soll, war nicht lesbar. Bitte ein Datum nennen, Form 2026-09-08.“
• Anfangszeiten liegen im Raster von 15 Minuten ab Beginn des Fensters, und der ganze Termin muss ins Fenster passen.
• Zwei genannte Zeiten desselben Tages liegen mindestens die Dauer der Art auseinander, wenigstens aber 60 Minuten.
• Belegte Zeiten fallen heraus.
• Eine Art ohne Zeitfenster hat keine Liste: sie ist zu jeder Uhrzeit anfragbar, und der Assistent fragt den Besucher nach seinem Wunschtermin.
• Eine Warteliste gibt es nicht. Ist in den 14 Tagen nichts frei, sagt der Assistent das.

Was vor jeder Anfrage geprüft wird

Bevor ein Termin angefragt oder verlegt wird, prüft das Werkzeug vier Bedingungen: Art, Vorlauf, Zeitfenster und Belegung. Ist am Werkzeug keine Art angelegt, prüft es nur die Belegung. Scheitert eine Bedingung, legt es nichts an. Der Assistent bekommt eine Meldung und gibt sie an den Besucher weiter:

Die Belegung gilt für Ihr ganzes Konto: es zählen die angefragten und bestätigten Termine aller Terminwerkzeuge, gleich über welchen Kanal sie entstanden sind. Verglichen werden die Spannen beider Termine samt Puffern, bei einem Termin vor Ort samt Fahrzeitpuffer. Abgesagte Termine geben ihre Zeit frei. Die Puffer eines bestehenden Termins richten sich nach seiner Art, gesucht unter den Arten aller Terminwerkzeuge Ihres Kontos, auch abgeschalteter. Führen zwei Werkzeuge eine Art mit derselben Bezeichnung, gelten die Puffer aus dem Werkzeug, über das der Termin gebucht oder zuletzt verlegt wurde; bei älteren Terminen, die noch kein Werkzeug vermerkt haben, die aus dem zuerst angelegten. Gibt es die Art oder das Werkzeug nicht mehr oder hat der Termin keine Art, zählt er ohne Puffer. Anfragen, Verlegen, freie Zeiten und das Wiederaufnehmen unter Vorgänge rechnen so mit denselben Puffern. Damit zwei Besucher nicht gleichzeitig denselben Zeitpunkt bekommen, trägt das Werkzeug die Termine eines Kontos nacheinander ein.

Ohne Terminarten

Ist am Werkzeug keine Art angelegt, gilt eine Pauschalart: 30 Minuten Dauer, kein Vorlauf, kein Puffer, kein Zeitfenster. Als Bezeichnung übernimmt sie die Art, die der Besucher genannt hat, sonst „Beratung“. Das Werkzeug speichert diese Bezeichnung als Art des Termins; sie steht unter Vorgänge im Reiter Termine in der Spalte Art und beim Abruf der Termine über die Schnittstelle im Feld type. Für die Pauschaldauer gibt es im Formular kein eigenes Feld.

Ablauf einer Terminanfrage

1. 1

   Schritt 1

   Wunsch aufnehmen

   Der Assistent fragt nach Art und Zeitpunkt und kann dazu freie Zeiten nennen. Pflicht ist der Beginn; welche Angaben darüber hinaus nötig sind, legen Sie am Werkzeug unter Pflichtangaben fest, siehe Werkzeuge. Name, E-Mail-Adresse, Telefon und Anliegen nimmt er auf, wenn der Besucher sie nennt.

2. 2

   Schritt 2

   Vorschlag bestätigen

   Der Besucher sieht einen Vorschlag „Termin anfragen:“ mit Beginn, Art, Dauer, Name und E-Mail-Adresse, soweit bekannt, und bestätigt oder lehnt ab. Der Vorschlag steht in der Sprache der Antwort darüber, nach einer englischen Antwort also auf Englisch („Request appointment:“); ist diese weder Deutsch noch Englisch, richtet er sich nach der Sprache des Gesprächs und danach nach der des Assistenten. Ein Vorschlag, der 60 Minuten offen bleibt, verfällt.

3. 3

   Schritt 3

   Prüfung beim Klick

   Mit der Bestätigung prüft das Werkzeug erneut Berechtigung, Pflichtfelder und Paket, danach Art, Vorlauf, Zeitfenster und Belegung. Erst dann legt es den Termin im Zustand angefragt an. Ist das Werkzeug inzwischen gelöscht, meldet es „Das Werkzeug wurde inzwischen entfernt.“

4. 4

   Schritt 4

   Rückmeldung an den Besucher

   Der Assistent erhält die Terminkennung und den Hinweis, dass die Anfrage eingegangen ist und erst mit Ihrer Bestätigung als Termin gilt, und gibt das an den Besucher weiter. Dieselbe Anfrage mit denselben Angaben im selben Gespräch ergibt keinen zweiten Eintrag.

5. 5

   Schritt 5

   Bestätigen unter Vorgänge

   Sie setzen den Termin unter Vorgänge auf bestätigt. Dann geht die Bestätigungsmail an den Besucher.

Verlegen und absagen

Verlegen und absagen lässt sich ein Termin im Gespräch, in dem er angefragt wurde, und nur mit seiner Terminkennung. Beides ist wieder ein Vorschlag, den der Besucher bestätigt. Ein verlegter Termin durchläuft dieselben vier Prüfungen wie eine neue Anfrage; sein bisheriger Zeitpunkt zählt dabei nicht als belegt. Nennt der Besucher keine neue Art, bleibt die bisherige. Danach steht der Termin wieder auf angefragt, bis Sie ihn erneut bestätigen. Eine Absage setzt den Termin auf abgesagt und braucht keinen Zeitpunkt; die Zeit ist danach wieder frei, und die Zeile bleibt unter Vorgänge stehen.

• „Dazu fehlt die Kennung des Termins. Sie steht in der Bestätigung der Buchung.“
• „Zu dieser Kennung gibt es in diesem Gespräch keinen Termin. Ändern lässt sich ein Termin nur dort, wo er gebucht wurde.“
• „Dieser Termin ist bereits abgesagt.“
• „Für das Verlegen fehlt der neue Zeitpunkt. Bitte Datum und Uhrzeit nennen.“

Anfragen und Übergaben

Das Werkzeug Anfrage aufnehmen legt unter Anfragen einen Eintrag an. Pflicht ist das Anliegen; weitere Pflichtangaben legen Sie am Werkzeug unter Pflichtangaben fest. Name (bis 120 Zeichen), E-Mail-Adresse (bis 190), Telefon (bis 60) und Anliegen (bis 1000) übernimmt es, wenn der Besucher sie nennt. Was der Assistent darüber hinaus erfragt hat, steht in der Spalte Anliegen unter dem Anliegen, je Angabe mit Feldname und Wert. Hat der Besucher im selben Gespräch Dateien hochgeladen, die noch keiner Anfrage zugeordnet sind, ordnet das Werkzeug sie dieser Anfrage zu. Die Spalte Quelle nennt den Schlüssel des Werkzeugs, das den Eintrag angelegt hat.

Auch An einen Menschen übergeben legt unter Anfragen einen Eintrag an: der Grund der Übergabe (Pflicht, bis 300 Zeichen) steht als Anliegen darin, dazu Name, E-Mail-Adresse und Rufnummer (bis 60 Zeichen), falls bekannt. Die Rufnummer steht in der Spalte E-Mail-Adresse / Telefon. Das Gespräch selbst geht als eskaliert ins Postfach, und der Assistent sagt dem Besucher, dass sich ein Mensch meldet.

Die Liste unter Vorgänge

Oben stehen die Reiter Anfragen, Termine und Warenkörbe. Jeder Reiter zeigt als Zahl, wie viele Einträge offen sind: neue Anfragen, angefragte Termine und offene Warenkörbe. Die Liste ist nach Eingang sortiert, neueste zuerst, und zeigt 25 Einträge je Seite. Bei mehr als einer Seite blättern Sie mit Zurück und Weiter; dazwischen steht Seite mit aktueller und letzter Seitenzahl.

Über Status filtern Sie auf einen Zustand; alle zeigt jeden Eintrag. Daneben steht die Zahl der Treffer. Findet der Filter nichts, erscheint „Kein Eintrag in diesem Status.“ mit dem Hinweis „Der Statusfilter blendet die übrigen Einträge aus.“ und dem Knopf Filter zurücksetzen. Ein Wechsel des Reiters setzt Filter und Seite zurück. Ist ein Reiter ganz leer, steht dort „Noch keine Anfrage eingegangen.“, „Noch kein Termin eingegangen.“ oder „Noch kein Warenkorb eingegangen.“ mit dem Hinweis „Anfragen, Termine und Warenkörbe entstehen im Gespräch über die Werkzeuge eines Assistenten. Welche Werkzeuge ein Assistent nutzt, legen Sie unter Werkzeuge fest.“ und einem Knopf Werkzeuge. Während des Ladens steht „Wird geladen …“, bei einem Fehler „Die Liste konnte nicht geladen werden.“ mit Erneut laden.

Zeit ist der Eingang des Vorgangs, Beginn der Beginn des Termins; beide zeigt die Liste in der Ortszeit Ihres Browsers und im Datumsformat der eingestellten Sprache. Das Anliegen eines Termins zeigt die Liste nicht; es steht in der Bestätigungsmail. Zum Gespräch öffnet das Gespräch, aus dem der Vorgang stammt; gibt es das Gespräch nicht mehr, fehlt der Verweis. Die Abholmarke eines Warenkorbs selbst zeigt die Liste nicht. Wie ein Warenkorb in den Shop gelangt, steht unter Katalog und Shop.

Status ändern und Rollen

In der Spalte Status wählen Sie im Auswahlfeld einen neuen Zustand; Bildschirmleser nennen das Feld Status ändern. Die Spalte Aktion enthält den Verweis Zum Gespräch. Die Änderung gilt sofort; die Zeile zeigt danach den Zustand, den der Server gespeichert hat. Scheitert die Änderung, erscheint eine Fehlermeldung, und die Liste lädt neu. Auf angefragt oder bestätigt setzt Vorgänge einen Termin nur, wenn die Terminsperre Ihres Kontos frei ist, unter der auch das Werkzeug Termine nacheinander einträgt. Wird sie binnen 5 Sekunden nicht frei, bleibt der Termin unverändert, und es erscheint „Gerade wird ein Termin dieses Kontos eingetragen oder geändert. Ihre Änderung wurde nicht übernommen – bitte versuchen Sie es gleich noch einmal.“ Jeder Zustand der Art lässt sich in jeden anderen setzen, auch zurück; einen abgesagten Termin nimmt Vorgänge aber nur wieder auf, wenn sein Zeitpunkt noch frei ist. Nur der Wechsel eines Termins auf bestätigt löst etwas aus: die Bestätigungsmail und das Webhook-Ereignis appointment.confirmed. Setzen Sie einen schon bestätigten Termin erneut auf bestätigt, geht keines von beiden ein zweites Mal hinaus. Alle anderen Wechsel benachrichtigen niemanden, auch eine Absage unter Vorgänge nicht.

Den Status ändern kann, wer mindestens die Rolle Bearbeiten hat. Mit der Rolle Lesen sehen Sie die ganze Liste, das Auswahlfeld ist aber gesperrt, und oben steht „Mit der Rolle Lesen lässt sich hier nur ansehen. Ändern kann, wer mindestens die Rolle Bearbeiten hat.“ Rollen vergeben Sie unter Team und Rollen.

Die Bestätigungsmail

Über der Terminliste steht: „Wird ein Termin auf „bestätigt“ gesetzt, bekommt der Besucher eine Bestätigung per E-Mail, sofern eine Adresse hinterlegt ist und der Termin noch bevorsteht. Ein verlegter Termin gilt wieder als Anfrage; erst seine erneute Bestätigung schickt eine neue Mail.“ Nach dem Wechsel auf bestätigt zeigt Vorgänge eine dieser Meldungen:

Der Betreff lautet „Ihr Termin bei … am … ist bestätigt“. Die Mail nennt Betrieb, Beginn, Art, Dauer und Anliegen, die Terminkennung nur bei einem Termin, der zu einem Gespräch gehört; leere Angaben fallen weg. Als Betrieb steht der Name Ihres Kontos. Der Beginn steht in der Form „08.10.2026 um 10:30 Uhr (Europe/Berlin)“, gerechnet in der Zeitzone Ihrer Terminwerkzeuge; weichen deren Zeitzonen voneinander ab, gilt Europe/Berlin. Groß- und Kleinschreibung zählt dabei nicht als Abweichung, und die Mail nennt die Zone in der Schreibweise der Zeitzonendatenbank, etwa Europe/Vienna statt europe/vienna. Die Mail erklärt, dass sich der Termin im selben Chat-Gespräch absagen oder verschieben lässt, in dem er angefragt wurde, verweist dafür auf die Terminkennung und sagt, dass ein verschobener Termin wieder als Anfrage gilt, bis Sie ihn erneut bestätigen. Lief das Gespräch im Chat auf Ihrer Website, ergänzt sie, dass sich auf demselben Gerät und im selben Browser dort in der Regel das bisherige Gespräch öffnet. Ist das Gespräch nicht mehr verfügbar oder gehört der Termin zu keinem Gespräch, bittet sie, sich direkt an den Betrieb zu wenden. Auf die Mail soll niemand antworten. Lief das Gespräch auf Englisch, geht die Mail auf Englisch hinaus, mit dem Betreff „Your appointment with … on … is confirmed“ und dem Beginn in der Form „08.10.2026, 10:30 (Europe/Berlin)“; sonst, auch ohne Gespräch, auf Deutsch.

E-Mails zu Vorgängen

Nicht jeder Vorgang verschickt eine E-Mail. Die Übersicht zeigt, welche Anlässe auf dieser Seite eine Mail auslösen und wer sie bekommt.

Die Übergabe-Mail wird mit Priorität 3 eingereiht, die Bestätigungsmail mit der üblichen Priorität 5; Reihenfolge und Wiederholung beschreibt Hintergrundaufträge. Antwortet Ihr Team auf eine Übergabe-Mail, geht die Antwort an die E-Mail-Adresse des Besuchers, sofern er eine gültige genannt hat; Inhalt und Aufbau beschreibt Postfach. Als Absendername steht bei diesen Mails XICBOT, und jede ist als automatisch erzeugt gekennzeichnet (Auto-Submitted: auto-generated). Bevor eine Mail eingereiht wird, entsteht eine Zeile im Zustellprotokoll; ist die Empfängeradresse ungültig, geht die Mail nicht in die Warteschlange und wird dort als fehlgeschlagen vermerkt.

Mails, die nicht zu einem Vorgang gehören, beschreiben die Seiten ihres Anlasses: die Nachricht nach einer Passwortänderung Konto und Sicherheit, die Einladung ins Team Team und Rollen und den Wochenbericht Auswertung.

Paket und Freischaltung

Anfragen und Übergaben stehen in jedem Paket zur Verfügung. Termine und Warenkörbe setzen ein Paket voraus, das dieses Merkmal enthält; welche Pakete das sind, steht unter Preise und Pakete und Kontingente. Fehlt das Merkmal, gilt:

• Die Reiter Termine und Warenkörbe zeigen weiter Zahl und Liste, damit sich Vorgänge aus der Zeit vor einem Paketwechsel finden und löschen lassen. Das Auswahlfeld für den Status ist gesperrt, und über der Liste steht „Diese Vorgänge gehören nicht zum gebuchten Tarif. Ansehen und löschen lässt sich jeder; den Stand ändern Sie ab dem Tarif …“; ein Kasten über den Reitern führt mit Zur Abrechnung zur Übersicht der Pakete.
• Ein Werkzeug der Art Termin vereinbaren lässt sich weder anlegen noch ändern, nur entfernen.
• Ein vorhandenes Terminwerkzeug läuft im Gespräch nicht; der Assistent erfährt „Dieses Werkzeug steht in diesem Konto derzeit nicht zur Verfügung.“ Das gilt auch für einen Vorschlag von vor dem Paketwechsel, den der Besucher erst danach bestätigt.
• Beim Ändern des Status antwortet die Schnittstelle für diese Arten mit dem Status 402 und dem Fehler plan_feature_missing; Liste, Zählung und Löschen antworten wie in jedem Paket.

Aufbewahrung

Anfragen haben eine eigene Aufbewahrungsfrist, getrennt von der für Gespräche; eine Anfrage fällt unter sie, auch wenn ihr Gespräch noch läuft. Einstellen können sie Verwaltung und Inhaber. Termine und Warenkörbe folgen der Aufbewahrungsfrist für Anfragen: Termine zählen ab ihrem Beginn, Warenkörbe ab ihrem Eingang. Ist für Anfragen keine Frist gesetzt, gilt auch für Termine und Warenkörbe keine. Löscht ein Besucher sein Gespräch, bleiben Anfrage, Termin und Warenkorb bei Ihnen; nur der Verweis Zum Gespräch entfällt. Einen einzelnen Vorgang löschen Verwaltung und Inhaber mit Löschen in seiner Zeile, etwa wenn ein Besucher die Löschung seiner Angaben verlangt; in der Rückfrage lässt sich wählen, dass das Gespräch mit allen Nachrichten und Anhängen mitgeht. Vorher steht Vorgang gelöscht im Protokoll, und noch nicht versandte Erinnerungen und Bestätigungen zu einem Termin gehen nicht mehr hinaus. Die Zahlen der Auswertung zu Anfragen und Terminen sinken danach auch für vergangene Zeiträume. Fristen stellen Sie unter Aufbewahrung und Löschung ein.

Webhook-Ereignisse

Ein wiederholter Aufruf mit denselben Angaben löst kein zweites Ereignis aus, ebenso wenig ein schon bestätigter Termin, den Sie erneut auf bestätigt setzen. Verlegen und Absagen im Gespräch lösen kein Ereignis aus. Empfänger richten Sie unter API-Schlüssel und Webhooks ein.

Schnittstelle

Die App liest und ändert Vorgänge über drei Endpunkte der Verwaltungsschnittstelle. {type} ist leads, appointments oder carts; eine andere Art ergibt 404 mit unknown_kind. Für Anbindungen mit API-Schlüssel gibt es eigene Endpunkte für Anfragen und Termine, beschrieben unter API-Integration.

Häufige Fragen