Aufbewahrung und Löschung

Wie lange Gespräche, Anfragen, Dateien und Protokolle aufbewahrt werden, legen Sie unter Recht und Daten im Abschnitt Aufbewahrungsfristen fest (https://app.xicbot.de/recht). Die drei Fristen für Gespräche stehen zusätzlich unter Gespräche (https://app.xicbot.de/gespraeche). Diese Seite beschreibt die Felder und ihre Grenzen, was die wiederkehrenden Läufe löschen und was dabei stehen bleibt, das Löschen einzelner Gespräche und das Löschen des ganzen Kontos.

Fristen einstellen

Unter Recht und Daten steht je Objektart ein Feld für die Frist in Tagen. Erlaubt sind ganze Zahlen von 1 bis 3650. Ein leeres Feld heißt: es wird nichts gelöscht. Null Tage ist kein zulässiger Wert, weil „keine Frist“ und „sofort löschen“ zweierlei wären. Unter jedem Feld steht, was gerade gilt: Wird nach {n} Tagen gelöscht mit der wirksamen Zahl oder Es wird nichts gelöscht. Folgt ein leeres Feld einer anderen Objektart, steht zusätzlich Ohne eigene Zahl gilt die Frist von „Alle Gespräche“. darunter.

Termine und Übergebene Warenkörbe zeigen statt eines Felds ihre Frist als Zahl mit Tage, bei einem Tag mit Tag, oder als ohne Frist und darunter Folgt der Frist für „Anfragen“ und ist hier nicht einzeln zu setzen. Bei Anmeldeereignisse steht dort „Protokolle“. Eine Anfrage fällt unter ihre eigene Frist, auch wenn ihr Gespräch noch läuft: sie ist ein Vorgang und nicht Teil des Verlaufs. Mehr dazu unter Termine und Vorgänge.

Die Fristen ändern kann, wer die Rolle Verwaltung oder Inhaber hat. Für Lesen und Bearbeiten sind Felder und Speichern gesperrt, und es erscheint Die Fristen ändern kann, wer die Rolle Verwaltung oder Inhaber hat. Speichern schickt nur die einstellbaren Felder; währenddessen steht Wird gespeichert … auf der Schaltfläche. Die Felder nehmen ganze Zahlen von 1 bis 3650 an; eine Zahl außerhalb davon weist schon der Browser vor dem Senden zurück. Die Seite prüft jeden Wert zusätzlich selbst; ist er keine ganze Zahl von 1 bis 3650, sendet sie nichts und meldet Erlaubt sind 1 bis 3650 Tage. Für „es wird nichts gelöscht“ das Feld leer lassen. Nach dem Speichern steht Gespeichert. da, und im Protokoll erscheint Aufbewahrungsfristen geändert (retention.updated). Der Eintrag ins Protokoll entsteht vor der Änderung; kommt er nicht zustande, bleiben die alten Fristen stehen, und es erscheint Nicht gespeichert: Der Eintrag ins Protokoll kam nicht zustande. Bitte versuchen Sie es erneut. Mehr als fünf Anfragen je Minute und Nutzer weist der Server ab; dann erscheint Zu viele Versuche. Bitte warten Sie einen Moment. Die Rollen erklärt Team und Rollen.

Die Gesprächsfristen unter Gespräche

Unter Gespräche steht der Abschnitt Aufbewahrungsfristen mit den Feldern Alle Gespräche, Testgespräche und Über die Schnittstelle, je 1 bis 3650. Darüber steht Ein neues Konto beginnt mit 90 Tagen für alle Gespräche. Bleibt "Alle Gespräche" leer, ist das eine bewusste Wahl: Gespräche ohne eigene Frist werden dann nicht gelöscht. Darunter: Test- und Schnittstellengespräche ohne eigene Zahl folgen der Frist für alle Gespräche. Beim Speichern gehen alle drei Werte zugleich an den Server. Für Lesen und Bearbeiten sind die drei Felder und Speichern gesperrt; über den Feldern steht dann Die Fristen ändern kann, wer die Rolle Verwaltung oder Inhaber hat. Der Eintrag ins Protokoll entsteht vor der Änderung; kommt er nicht zustande, bleibt die alte Frist stehen, und es erscheint Nicht gespeichert: Der Eintrag ins Protokoll kam nicht zustande. Bitte versuchen Sie es erneut. Mehr zur Liste unter Gespräche.

Wann gelöscht wird

Gelöscht wird nicht im Augenblick, in dem eine Frist abläuft, sondern in zwei wiederkehrenden Läufen. Gespräche nimmt ein nächtlicher Lauf, eingeplant für 03:17 Uhr UTC, in Deutschland also 04:17 Uhr und während der Sommerzeit 05:17 Uhr: je Kanal die Gespräche, deren Beginn länger zurückliegt als die Frist. Alle anderen Objektarten räumt ein stündlicher Lauf ab, eingeplant neun Minuten nach jeder vollen Stunde. Er arbeitet in getrennten Abschnitten; scheitert einer, laufen die übrigen weiter.

Was ein Lauf gelöscht hat, steht in der Regel im Protokoll (https://app.xicbot.de/protokoll) als Aufbewahrungsfrist angewendet: ein Sammeleintrag je Lauf und Objektart, kein Eintrag je gelöschtem Datensatz. Hat ein Lauf nichts gelöscht, entsteht kein Eintrag. Ist sehr viel auf einmal abgelaufen, löschen die Läufe in Teilen und schreiben je Teil einen Eintrag: der nächtliche Lauf je Teil höchstens 200 Gespräche, der stündliche höchstens 1000 Datensätze je Tabelle samt dem, was an ihnen hängt, etwa den Dokumenten und Abschnitten einer Wissensquelle. Der Eintrag wird vor der Löschung und gemeinsam mit ihr geschrieben. Lässt er sich nicht schreiben, löscht der Lauf diesen Teil nicht und hört für Ihr Konto auf: der nächtliche mit den übrigen Gesprächen, der stündliche mit den übrigen Datensätzen derselben Objektart. Mit anderen Konten, beim stündlichen Lauf auch mit anderen Objektarten, macht er weiter. Was stehen bleibt, nimmt ein späterer Lauf erneut auf. Die Tabelle im Protokoll zeigt Zeit, Aktion, Gegenstand und Wer. Die Zahl der gelöschten Zeilen, ohne das, was an ihnen hängt, steht im Feld data des Eintrags, das GET /api/v1/activity liefert; beim nächtlichen Lauf stehen dort zusätzlich die Zahl je Kanal unter channels und die Zahl der Dateien von Besuchern unter attachments.

Was mit einem Gespräch geht und was bleibt

• Ein Gespräch verschwindet auf vier Wegen: nach Ablauf seiner Frist, durch Löschen in der App, durch den Besucher im Widget und mit dem Löschen seines Assistenten.
• Läuft die Frist ab, gehen mit dem Gespräch seine Nachrichten, Werkzeugaufrufe, Wissenslücken und die Dateien von Besuchern.
• Aufträge, die das Gespräch tragen, entfallen. Eine noch nicht versandte Übergabe-Mail geht nicht mehr hinaus; ihr Eintrag im Mailversand steht danach auf gescheitert mit dem Grund Gespräch vor dem Versand gelöscht.
• Anfragen, Termine und übergebene Warenkörbe bleiben stehen. Sie verlieren nur den Bezug auf das Gespräch und laufen nach der Frist Anfragen ab. Bevor der Bezug wegfällt, vermerkt der Dienst an ihnen den Kanal des Gesprächs, damit die Auswertung Ergebnisse aus Probierdialogen und Abnahmeläufen auch danach nicht zählt. Noch nicht zugestellte Meldungen lead.created und appointment.requested gehören zum Vorgang und werden nicht verworfen, siehe Schlüssel und Webhooks.

Dateien

Besucher hängen je Gespräch höchstens fünf Dateien an, jede bis 5 MB. Die Frist Dateien von Besuchern löscht die Einträge der Dateien. Die Datei selbst hat danach keinen Bezug mehr und wird im selben stündlichen Lauf entfernt; dabei nimmt er nur Dateien ohne Eintrag, die älter als eine Stunde sind. Ebenso entfernt er Dateiordner, die zu keinem bestehenden Konto gehören. Die Frist Hochgeladene Dateien zählt ab der Anlage der Wissensquelle.

Protokolle

Die Frist Protokolle gilt für das Protokoll, die Anmeldeereignisse, die Meldungszustellungen und den Mailversand, gezählt ab dem Eintrag. Ohne Zahl wird dort nichts gelöscht.

Feste Aufräumarbeiten

Ohne Einstellung räumt der stündliche Lauf außerdem Folgendes ab. Die Hintergrundaufträge beschreibt Hintergrundaufträge.

Ein Gespräch von Hand löschen

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   Schritt 1

   Gespräch wählen

   Öffnen Sie Gespräche (https://app.xicbot.de/gespraeche) und wählen Sie beim Gespräch in der Liste Löschen. Die Schaltfläche sehen nur die Rollen Verwaltung und Inhaber; bei allen anderen steht unter der Liste Gespräche löschen kann, wer die Rolle Verwaltung oder Inhaber hat.

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   Schritt 2

   Bestätigen

   Es erscheint Dieses Gespräch mit allen Nachrichten löschen? Mit Löschen bestätigen Sie, mit Abbrechen bleibt das Gespräch stehen.

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   Schritt 3

   Ergebnis

   Das Gespräch verschwindet aus der Liste, eine offene Einzelansicht schließt sich. Im Protokoll steht Gespräch gelöscht.

Der Protokolleintrag entsteht vor dem Löschen und in derselben Transaktion. Kommt er nicht zustande, bleibt das Gespräch stehen, und es erscheint Das Gespräch „…“ wurde nicht gelöscht: mit der Bezeichnung des Gesprächs und dem Grund Nicht gespeichert: Der Eintrag ins Protokoll kam nicht zustande. Bitte versuchen Sie es erneut.

Wer einen Assistenten löscht, löscht alle seine Gespräche mit. Besucher können ihr eigenes Gespräch im Widget löschen; auch dann bleiben Anfragen und Termine stehen, und das Protokoll vermerkt, dass der Besucher gelöscht hat. Die Auskunft, die ein Besucher im Widget abruft, nennt die Frist für Alle Gespräche. Eine einzelne Anfrage, einen Termin oder einen Warenkorb löschen Verwaltung und Inhaber unter Vorgänge, auf Wunsch samt Gespräch, siehe Termine und Vorgänge. Mehr dazu unter Einwilligung und Besucherrechte.

Konto löschen

Das ganze Konto löscht nur der Inhaber, im Abschnitt Konto löschen unten unter Recht und Daten und nach Eingabe des Worts LOESCHEN. Gelöscht wird, was der Datenkatalog zum Löschen führt, darunter alle Assistenten, Wissensquellen, Gespräche mit ihren Nachrichten, Anfragen, Termine, Einladungen und Zugehörigkeiten. Nutzer, die zu keinem anderen Konto gehören, bleiben anonymisiert stehen, das Konto selbst unter dem Namen Gelöscht. Wer noch zu einem anderen Konto gehört, behält seinen Zugang und arbeitet dort weiter. Den Ablauf Schritt für Schritt, die Meldungen und die Schnittstelle beschreibt Datenschutz und Recht; wer Daten behalten will, erstellt vorher einen Datenexport.

Über die Schnittstelle

Die App nutzt diese Endpunkte mit ihrer Sitzung. Die ganze Beschreibung steht unter Gespräche und Verwaltung über die Schnittstelle. Die Übersicht der Seite Recht und Daten und die Kontolöschung über die Schnittstelle beschreibt Datenschutz und Recht.

Häufige Fragen