Team, Rollen und Protokoll

Unter Team auf app.xicbot.de/team legen Sie fest, wer im Konto mitarbeitet und mit welcher Rolle. Das Protokoll auf app.xicbot.de/protokoll zeigt, wer wann welche Aktion im Konto ausgelöst hat. Diese Seite beschreibt Felder, Meldungen und Grenzen beider Bereiche.

Wo Team und Protokoll liegen

Team steht in der Seitenleiste in der Gruppe Verwaltung, zusammen mit Abrechnung und Konto. Die Seite ist für jede Rolle erreichbar: Mitglieder, Sitzplätze und offene Einladungen sieht jeder, ändern kann dort nur, wer Verwaltung oder Inhaber ist. Protokoll steht in der Gruppe Nachweis und erscheint erst ab der Rolle Verwaltung. Wer die Adresse mit einer niedrigeren Rolle direkt aufruft, liest „Das darf, wer mindestens die Rolle Verwaltung hat.“

Der Knopf Hilfe in der Kopfzeile öffnet auf beiden Seiten diese Beschreibung in einem neuen Tab. Wie Seitenleiste und Kopfzeile aufgebaut sind, steht unter Aufbau der Anwendung.

Rollen

Jede Person hat in einem Konto eine Rolle. Die vier Stufen bauen aufeinander auf: jede darf alles, was die Stufe darunter darf. Die Tabelle folgt dem Kasten Was die Rollen dürfen auf der Teamseite.

• Vergeben werden Lesen, Bearbeiten und Verwaltung. Wer Verwaltung ist, kann jede dieser drei Rollen vergeben, auch Verwaltung selbst.
• Inhaber ist, wer das Konto angelegt hat. Diese Rolle lässt sich auf der Teamseite weder vergeben noch ändern, und der Inhaber lässt sich dort nicht entfernen.
• Die eigene Rolle lässt sich nicht ändern. Das übernimmt eine andere Person mit Verwaltung oder der Inhaber.
• Die Rolle gilt je Konto. Wer zu mehreren Konten gehört, kann in jedem eine andere Rolle haben; siehe Mitarbeit in mehreren Konten.

Meldungen bei fehlender Rolle

Versucht jemand etwas, das seine Rolle nicht erlaubt, nennt die Meldung die Stufe, die fehlt:

Sitzplätze

Die Karte Sitzplätze zeigt, wie viele Plätze belegt sind und wie viele das Paket hat, etwa „3 von 10 belegt“. Einen Platz belegt jede Person unter Mitglieder und jede offene Einladung, auch bevor sie angenommen wird. Entfernte Personen sowie abgelaufene und zurückgenommene Einladungen zählen nicht.

Was die Pakete sonst umfassen, steht unter Pakete, Kontingente und Abrechnung, die Preise stehen unter Preise.

Ist die Grenze in dem Moment erreicht, in dem Sie Einladung senden drücken, etwa weil jemand anderes gerade eingeladen hat, lehnt der Dienst ab und nennt Tarif und Zahlen, zum Beispiel „Die Grenze des Tarifs Start ist erreicht: 3 von 3. Die Übersicht steht unter Abrechnung.“ Einen Platz geben Sie frei, indem Sie eine offene Einladung zurücknehmen oder eine Person entfernen.

Person einladen

Die Karte Person einladen sehen nur Verwaltung und Inhaber. Sie hat zwei Felder:

1. 1

   Schritt 1

   Adresse und Rolle eintragen

   Tragen Sie unter E-Mail-Adresse die Adresse ein und wählen Sie unter Rolle die Stufe.

2. 2

   Schritt 2

   Einladung senden

   Drücken Sie Einladung senden. Solange der Dienst arbeitet, steht auf dem Knopf „Wird gesendet …“.

3. 3

   Schritt 3

   Bestätigung lesen

   Danach steht „Die Einladung ist unterwegs.“, das Adressfeld ist wieder leer, und die Einladung erscheint unter Offene Einladungen. Im Protokoll entsteht der Eintrag Person eingeladen. Ging die Nachricht nicht hinaus, steht stattdessen „Die Einladung ist angelegt, die Nachricht ging aber nicht hinaus. Nehmen Sie die Einladung zurück und laden Sie erneut ein.“ Die Einladung steht dann trotzdem in der Liste und belegt ihren Sitzplatz.

Meldungen beim Einladen

Meldungen zu einem Feld erscheinen in der Karte Person einladen unter dem Knopf, alle übrigen oben auf der Seite unter der Einleitung. Die Grenze von 5 Versuchen je Minute gilt für jede angemeldete Person einzeln.

Die Einladungsmail

Die Einladung geht als E-Mail an die eingetragene Adresse, in der Sprache, die zum Konto der einladenden Person gespeichert ist, Deutsch oder Englisch; fehlt die Angabe, auf Deutsch. Der Link öffnet die Annahmeseite in derselben Sprache. Die E-Mail enthält:

• den Betreff „Einladung in das Team von …“ mit dem Namen Ihres Kontos
• den Namen der einladenden Person, sofern sie einen Namen hinterlegt hat
• eine Zeile Rolle mit der vergebenen Rolle
• den Satz „Haben Sie noch kein Konto, legen Sie es beim Annehmen an; ein vorhandenes Konto wird mit dem Team verbunden.“
• den Knopf Einladung annehmen
• den Hinweis, dass die Einladung 7 Tage gültig und persönlich auf die eingeladene Adresse ausgestellt ist
• den Satz „Sie erwarten diese Einladung nicht? Dann ignorieren Sie diese E-Mail – ohne den Link geschieht nichts.“

Einladung annehmen

Der Link in der E-Mail führt auf die Seite Einladung annehmen. Sie nennt oben Konto, eingeladene Adresse und Rolle. Was die Seite dann anbietet, hängt davon ab, ob Sie angemeldet sind und ob es zu der Adresse schon ein Konto gibt. Nach der Annahme mit neuem Konto führt sie auf die Teamseite, nach der Annahme im angemeldeten Konto wechselt sie in das einladende Konto. Gelingt danach nur der Wechsel oder das Laden der Seite nicht, bleibt „Sie gehören jetzt zum Team.“ stehen, und der Knopf Übersicht führt weiter; die Einladung ist dann schon angenommen und lässt sich kein zweites Mal annehmen. Im Protokoll des einladenden Kontos steht dann Einladung angenommen. Alle Meldungen der Annahmeseite beschreibt Anmelden und Zugang.

• Noch kein Konto: Sie legen es auf der Seite an, mit Ihr Name (optional), Passwort und Passwort wiederholen, und drücken Einladung annehmen. Das Passwort braucht mindestens 12 Zeichen, darunter Buchstaben und Ziffern. Die Adresse steht fest und gilt damit als bestätigt. Das neue Konto arbeitet sofort im einladenden Konto und steht dort unter Mitglieder.
• Konto vorhanden, nicht angemeldet: Die Seite zeigt „Zu dieser Adresse gibt es schon ein Konto. Melden Sie sich an, danach kommen Sie hierher zurück und nehmen die Einladung an.“ und den Knopf Anmelden. Nach der Anmeldung führt die Anwendung zurück auf diese Seite; dort drücken Sie Einladung annehmen.
• Bereits angemeldet: Die Seite zeigt den Knopf Einladung annehmen. Danach erscheint „Sie gehören jetzt zum Team.“, die Anwendung wechselt in das einladende Konto und baut sich auf der Übersicht neu auf; dort stehen Sie ab dann unter Mitglieder. Ihr bisheriges Konto erreichen Sie über Konto wechseln. Ist das einladende Konto bereits Ihr aktives Konto, öffnet sich stattdessen die Teamseite.
• Angemeldet mit einer anderen Adresse als der eingeladenen: Die Seite zeigt „Diese Einladung gehört zu einer anderen Adresse. Melden Sie sich mit dem eingeladenen Konto an.“ Ein Zusatz hinter „+“ in der Adresse Ihres Kontos zählt dabei nicht als andere Adresse.

Offene Einladungen

Unter Offene Einladungen steht jede Einladung, die weder angenommen noch zurückgenommen noch abgelaufen ist, die älteste zuerst. Jede Zeile zeigt Adresse, Rolle und Gültig bis mit dem Ablaufdatum. Ist keine offen, steht dort „Es ist keine Einladung offen.“ Lässt sich das Team beim Öffnen der Seite nicht laden, stehen statt Sitzplätzen, Einladen, Mitgliedern und Einladungen „Die Liste konnte nicht geladen werden.“ mit dem Grund und der Knopf Erneut laden; die Übersicht der Rollen bleibt stehen. Scheitert nur das Nachladen nach einer Handlung, bleibt der letzte Stand stehen, und dieselbe Meldung steht darüber.

• Zurücknehmen sehen nur Verwaltung und Inhaber. Die Einladung verliert sofort ihre Gültigkeit, ihr Sitzplatz wird frei, und es erscheint „Die Einladung wurde zurückgenommen.“ Im Protokoll steht Einladung zurückgezogen.
• Wer danach den Link aus der E-Mail öffnet, liest „Diese Einladung ist abgelaufen oder wurde zurückgenommen. Bitten Sie um eine neue.“
• Nach 7 Tagen läuft eine Einladung von selbst ab, fällt aus der Liste und gibt ihren Sitzplatz frei.
• Ist die Einladung inzwischen angenommen, abgelaufen oder in einem anderen Fenster zurückgenommen, lädt die Seite die Liste neu und meldet „Diesen Eintrag gibt es nicht mehr. Die Liste wurde neu geladen.“ Scheitert auch das Neuladen, steht stattdessen „Diesen Eintrag gibt es nicht mehr. Laden Sie die Seite neu, um den aktuellen Stand zu sehen.“; den Grund, aus dem das Laden scheiterte, nennt die Liste selbst mit „Die Liste konnte nicht geladen werden.“ und dem Knopf Erneut laden.

Mitglieder

Die Liste Mitglieder ist nach E-Mail-Adresse sortiert. Jede Zeile zeigt den Namen, sofern einer hinterlegt ist, sonst die Adresse, und darunter die Adresse. In Ihrer eigenen Zeile steht hinter dem Namen der Rolle der Zusatz „(Sie)“. Hat das Konto mehr als 200 Personen, zeigt die Liste die ersten 200, und darüber steht „Es werden die ersten 200 Personen gezeigt.“

Wer Verwaltung oder Inhaber ist, sieht in jeder Zeile außer der eigenen und der des Inhabers eine Auswahl für die Rolle und den Knopf Entfernen. Alle anderen sehen nur den Namen der Rolle.

• Eine neue Rolle gilt, sobald Sie sie auswählen; einen Knopf zum Speichern gibt es nicht.
• Danach steht „Die Rolle wurde geändert.“, und im Protokoll entsteht Rolle geändert.
• Lehnt der Dienst ab, erscheint die Meldung, und die Auswahl springt auf die bisherige Rolle zurück.
• Solange eine Änderung läuft, sind Auswahl und Knöpfe gesperrt.

Person entfernen

Nach Entfernen fragt ein Dialog „Diese Person aus dem Team entfernen? Laufende Sitzungen enden sofort.“ und zeigt die Adresse. Abbrechen schließt ihn ohne Änderung, Entfernen führt die Aktion aus; danach steht „Die Person gehört nicht mehr zu diesem Konto.“ Gehört die Person schon nicht mehr zum Konto, etwa weil sie in einem anderen Fenster entfernt wurde, lädt die Seite die Liste neu und meldet „Diesen Eintrag gibt es nicht mehr. Die Liste wurde neu geladen.“ Scheitert auch das Neuladen, steht stattdessen „Diesen Eintrag gibt es nicht mehr. Laden Sie die Seite neu, um den aktuellen Stand zu sehen.“; den Grund, aus dem das Laden scheiterte, nennt die Liste selbst mit „Die Liste konnte nicht geladen werden.“ und dem Knopf Erneut laden. Beim Entfernen geschieht Folgendes:

• Die Person verliert den Zugang zu diesem Konto, und ihr Sitzplatz wird frei.
• Arbeitet sie gerade in diesem Konto, enden ihre Sitzungen sofort, auf jedem Gerät. Gehört sie noch zu einem anderen Konto, arbeitet sie nach der Anmeldung dort mit ihrer dortigen Rolle weiter.
• Arbeitet sie gerade in einem anderen Konto, bleiben ihre Sitzung und ihre Arbeit dort unberührt. In dieses Konto wechseln kann sie danach nicht mehr.
• Gehört sie danach zu keinem Konto mehr, wird ihr Zugang geschlossen. Eine neue Einladung an ihre Adresse nimmt sie wie mit einem neuen Konto an: mit neuem Passwort, ohne die bisherige Zwei-Faktor-Anmeldung und ohne hinterlegte Sicherheitsschlüssel.
• Im Protokoll steht Mitglied entfernt.

Mitarbeit in mehreren Konten

Eine Person kann zu mehreren Konten gehören, in jedem mit eigener Rolle. Sobald das der Fall ist, erscheint der Umschalter Konto wechseln. Nach dem Wechsel gelten Rolle, Team und Protokoll des gewählten Kontos, und im Protokoll dieses Kontos steht in der Regel Konto gewechselt. Der Wechsel gilt auch dann, wenn dieser Eintrag nicht zustande kommt. Einzelheiten stehen unter Anmelden und Zugang.

Protokoll

Das Protokoll listet Aktionen im Konto mit Zeitpunkt und Person, etwa Anmeldungen, Änderungen am Team, veröffentlichte Assistenten oder eingesehene Gesprächsinhalte. Das Ansehen von Listen und maskierten Gesprächen sowie Abrufe über einen API-Schlüssel verzeichnet es nicht. Legt jemand über einen API-Schlüssel eine Wissensquelle an, steht sie dagegen in der Regel als Wissensquelle angelegt im Protokoll. Einträge lassen sich dort weder ändern noch löschen; ältere Einträge entfernt die Aufbewahrungsfrist, die Sie selbst festlegen. Sehen können es Verwaltung und Inhaber.

• Die neuesten Einträge stehen oben, 25 je Seite. Über der Tabelle steht die Gesamtzahl, etwa „120 Einträge“.
• Bei mehr als einer Seite blättern Zurück und Weiter; dazwischen steht die Stelle, etwa „Seite 2 / 5“.
• Die Karte Filter erscheint, sobald im Konto mehr als eine Art von Eintrag vorkommt. Unter Aktion stehen nur Aktionen, die in Ihrem Konto schon vorkommen; alle hebt den Filter auf. Jeder neue Filter beginnt auf Seite 1.
• Ohne Einträge steht dort „Noch keine Einträge.“ mit einem Knopf zu Recht und Daten.

Einträge aus dem Team

Weitere Einträge

Auch andere Bereiche schreiben ins Protokoll. Eine Auswahl, jeweils mit der Seite, die den Bereich beschreibt:

Zugriffe auf Gespräche und Exporte

Auch wer Gesprächsinhalte im Klartext ansieht, Daten herunterlädt oder ein Gespräch löscht, erscheint im Protokoll. Diese Einträge zeigen, wer wann auf Inhalte Ihrer Besucher zugegriffen hat:

• Beim Ansehen im Klartext, beim Export im Klartext und beim Löschen wird der Eintrag vor dem Vorgang geschrieben. Kommt er nicht zustande, gibt der Dienst keinen Klartext heraus und das Gespräch bleibt bestehen; die Schnittstelle antwortet dann mit 500 und not_logged.
• Ein maskierter Export wird auch dann geliefert, wenn sein Eintrag nicht zustande kommt.
• Ob ein Export im Klartext lief, welche Begründung angegeben wurde und wie viele Zeilen er enthielt, zeigt im Protokoll die Spalte Angaben als reveal, reason und rows. Dieselben Werte liefert GET /api/v1/activity im Feld data.
• Wie Klartext, Export und Löschen im Einzelnen ablaufen, steht unter Gespräche; den Datenexport des ganzen Kontos beschreibt Datenschutz und Recht.

Wie weit das Protokoll zurückreicht

Die Frist legen Sie unter Recht und Daten im Abschnitt Aufbewahrungsfristen im Feld Protokolle fest: eine Zahl von 1 bis 3650 Tagen. Bleibt das Feld leer, steht dort „Es wird nichts gelöscht“, und die Einträge bleiben erhalten. Null Tage ist kein zulässiger Wert.

• Dieselbe Frist gilt für die Anmeldeereignisse; sie lassen sich nicht getrennt einstellen. Auch die Zustellnachweise von Webhooks und E-Mails folgen ihr.
• Ältere Einträge entfernt ein Lauf, der einmal pro Stunde startet. Vor dem Löschen schreibt er Aufbewahrungsfrist angewendet, ohne Person; unter Angaben stehen die Art der Daten als object und die Zahl der gelöschten Zeilen als rows. Kommt dieser Eintrag nicht zustande, löscht der Lauf diesen Teil nicht, und er folgt in der Regel mit dem nächsten Lauf. Ist ein größerer Rückstand fällig, löscht er ihn in Teilen und schreibt je Teil einen eigenen Eintrag.
• Jede Änderung der Fristen steht als Aufbewahrungsfristen geändert im Protokoll.
• Die Fristen ändern kann, wer Verwaltung oder Inhaber ist.

Alle übrigen Fristen und was beim Löschen geschieht, beschreibt Aufbewahrung und Löschung.

Schnittstelle

Team und Protokoll lassen sich auch über die Schnittstelle unter https://app.xicbot.de/api/v1/ ansprechen. Alle Wege hier verlangen eine Anmeldung, wie sie Schnittstelle: Anmeldung und Rechte beschreibt, und eine bestätigte Adresse. Ohne Bestätigung antwortet der Dienst mit 403 und email_unverified, bei zu niedriger Rolle mit 403, role_too_low und der verlangten Rolle in required.

Die Annahme einer Einladung über team/invitations/accept und die öffentlichen Einladungswege beschreibt Anmelden und Zugang. Fehlerformat und Drosseln stehen unter Schnittstelle: Grundlagen und Schnittstelle: Paketsperren und Drosseln, die Wege im Zusammenhang unter Schnittstelle: Gespräche und Verwaltung.

Häufige Fragen